Biblioteca do Tribunal Regional Federal da 4ª Região

Apresentação

Este trabalho é uma proposta de política de indexação para a Biblioteca do Tribunal Regional Federal da 4ª Região, com a finalidade de servir como um guia para tomada de decisões ao profissional bibliotecário, levando em consideração as individualidades e características da instituição que é voltada para o atendimento do público interno do Tribunal, é uma biblioteca especializada na área do direito.

Informações da Biblioteca

História

A Biblioteca do TRF da 4ª Região é uma Biblioteca que possui um acervo especializado e frequentemente atualizado em direito e seus derivados, com artigos periódicos, revistas e uma biblioteca digital. Estima-se que a data da criação da biblioteca foi junto da criação do próprio tribunal.

Informações institucionais

A Biblioteca do Tribunal Regional Federal da 4ª Região é responsável pela organização e disponibilização da informação doutrinária e legislativa no âmbito do Tribunal. Conta com uma Base de dados que reúne as referências bibliográficas correspondentes aos livros, artigos, multimídia e outros materiais incorporados ao acervo do Tribunal, alguns itens inclusive, contento o texto integral.

Missão, visão e valores

• Visão: Consolidar-se perante a sociedade como uma justiça efetiva e transparente.
• Missão: Atender às necessidades de informação de modo eficiente, preciso e a tempo, colaborando com o Tribunal na prestação jurisdicional.
• Valores: Ética; Respeito à cidadania e ao ser humano; Responsabilidade ambiental; Transparência; Qualidade; Inovação

Organograma

Localização

A Biblioteca do Tribunal Regional Federal da 4° região está localizada na Rua Otávio Francisco Caruso da Rocha, 300, no bairro Praia de Belas em Porto Alegre/RS, consolidada no 5º andar, do prédio administrativo.

Horário de Atendimento

A Biblioteca funciona de segunda à sexta, das 13h às 18h.

Serviços

Dentre os serviços e atividades desenvolvidas no local, estão:

• Consulta local e on-line;
• Espaço para estudos;
• Visita guiada;
• Empréstimos;
• Digitalização de materiais,
• Empréstimo inter bibliotecário.

Equipe

A equipe é composta pela Bibliotecária coordenadora da biblioteca, duas servidoras do tribunal formadas em direito, quatro estagiários sendo dois para catalogação e dois para atendimento ao público.

Espaço

O espaço é dividido em três partes: um espaço onde tem as mesas para servidores e estagiários realizarem catalogação e digitalização, outra parte encontra -se o acervo organizado conforme a CDU, e por fim um espaço para estudos e reuniões com mesas e cadeiras.

Recursos Financeiros

O tribunal disponibiliza todo ano um orçamento que deve ser utilizado para compras de novos livros, assinaturas recorrentes de revistas e periódicos da área do direito.

Usuários

Os usuários em sua maioria advogados, desembargadores, estagiários, servidores públicos, Esses pesquisadores vêm em busca de material para TCCs, mestrados, doutorados, além de livros que serão utilizados para sessões no próprio tribunal.

Política de Indexação

Composição do acervo

A Biblioteca conta com mais de 100 mil itens cadastrados, entre eles estão livros, revistas, atos normativos e outros materiais, a Biblioteca do Tribunal Regional do Federal da 4ª Região (TRF4-RS) possui o maior acervo especializado em Direito do Trabalho no Rio Grande do Sul.

Cobertura temática e de Assuntos

CONCEITOS DA CIÊNCIA E DO CONHECIMENTO; DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVOLOGIA; INTERNET; FILOSOFIA; PESSOA E VOCAÇÃO DO FILÓSOFO; TEMPO. DURAÇÃO TEMPORAL; PSICOLOGIA; MÉTODO CIENTÍFICO; SOCIOLOGIA; MUDANÇA SOCIAL. DESENVOLVIMENTO SOCIAL; CIÊNCIA POLÍTICA; CIÊNCIA POLÍTICA – RIO GRANDE DO SUL; FORMAS NÃO-DEMOCRÁTICAS DE GOVERNO. DITADURA; DEMOCRACIA NÃO USAR, USE 342.34; DESOBEDIÊNCIA CIVIL. RESISTÊNCIA PASSIVA; ESCRAVIDÃO; ABOLIÇÃO DA ESCRAVATURA; RELAÇÕES INTERNACIONAIS. POLÍTICA EXTERNA; CIÊNCIA ECONÔMICA. TEORIA ECONÔMICA. CONCEITOS; MODOS DE PRODUÇÃO; KEINES E KEINESIANISMO. NEO-KEYNESIANISMO. PÓS-KEYNESIANISMO; FINANÇAS PÚBLICAS. FINANÇAS DO GOVERNO; DIREITO FINANCEIRO E TRIBUTÁRIO; DIREITO FINANCEIRO E TRIBUTÁRIO; FINANÇAS PÚBLICAS. FINANÇAS DO GOVERNO; FINANÇAS PÚBLICAS. DIREITO FINANCEIRO; DIREITO FINANCEIRO - FRANÇA CONTABILIDADE PÚBLICA; CONTABILIDADE PÚBLICA - LEGISLAÇÃO; DESPESA PÚBLICA; CONTROLE DE CONTAS PÚBLICAS. FISCALIZAÇÃO DE GASTOS PÚBLICOS. FISCALIZAÇÃO PELO TCU; TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO; LEI ORGÂNICA DO TCU; REGIMENTO INTERNO DO TCU; SÚMULAS DE JURISPRUDÊNCIA DO TCU; ORÇAMENTO PÚBLICO ORÇAMENTO PÚBLICO - LEGISLAÇÃO; ORÇAMENTO PÚBLICO – LEGISLAÇÃO COMENTADA; POLÍTICA ORÇAMENTÁRIA. RESPONSABILIDADE FISCAL; LEI DE RESPONSABILIDADE FISCAL LEI DE RESPONSABILIDADE FISCAL COMENTADA; DIREITO TRIBUTÁRIO; TRIBUTAÇÃO DE BENS DIGITAIS. DIREITO TRIBUTÁRIO ELETRÔNICO; DIREITO TRIBUTÁRIO E MUDANÇA SOCIAL; TRIBUTAÇÃO DO TERCEIRO SETOR; DIREITO TRIBUTÁRIO NO MERCOSUL; LEI COMPLEMENTAR TRIBUTÁRIA; DIREITO TRIBUTÁRIO INTERNACIONADIREITO TRIBUTÁRIO INTERNACIONAL, DIREITO TRIBUTÁRIO E CONSTITUIÇÃO, DIREITO CONSTITUCIONAL TRIBUTÁRIO

Capacidade de revocação e precisão do sistema

A capacidade de revocação está associada ao número de documentos recuperados relevantes em uma pesquisa em relação ao número total de documentos sobre determinado tema da pesquisa existentes cadastrados em um sistema. A precisão do sistema está associada à capacidade de se evitar documentos que não sejam relevantes ou inúteis. Uma vez relacionadas, quanto mais exaustivamente um sistema de informação indexa seus documentos, maior será a revocação (número de documentos recuperados) na busca e, inversamente proporcional, a precisão será menor. Devem-se empregar os termos em número suficiente para abranger o conteúdo temático do documento da forma mais completa possível. Deverá ser incluído o termo geral, permitindo equilíbrio entre a especificidade e a exaustividade na recuperação dos registros no Pergamum. O número de descritores será determinado de acordo com a quantidade de diferentes assuntos abordados no item e limitado a:

• No mínimo: 1 (um);
• No máximo: 12 (doze) para todo tipo de documento.

Conforme Fujita (2012, p. 210) a capacidade de revocação e precisão do sistema, podem ser avaliadas por entrevista quando são feitas buscas usando combinação de termos para verificar a partir das características de exaustividade e especificidade, o número de documentos que são recuperados. De acordo com Fujita (2012, p. 226) aborda o equilíbrio entre exaustividade e especificidade na indexação, para se ter equidade entre revocação e precisão do sistema, na recuperação da informação.

Especificidade

O nível de especificidade refere-se tanto a linguagem documentária quanto a unidade de informação que permitem ao bibliotecário catalogador ser específico na determinação de um assunto de um documento. O nível de especificidade é a medida que condiz com a precisão do sistema. A precisão nos sistemas de recuperação da informação se dá a partir da especificidade dos assuntos e no uso de poucos termos durante a indexação. Se o termo escolhido for mais genérico, ocorre dessa forma a perda de especificidade. Não definirá a quantidade de termos, mas o indexador deverá buscar as características do documento e especificar o tema para usar um descritor que representa com exatidão o termo escolhido para uma maior recuperação da informação.

Exaustividade

Na exaustividade o nível é variável dependendo do assunto individual de cada documento. Não será especificada a quantidade de termos utilizados para representar um assunto. Quanto mais exaustivamente um sistema de informação indexa seus documentos com variados número de termos, o usuário obterá na sua busca uma maior quantidade de documentos recuperados (revocação), consequentemente a precisão será menor.

Formação do indexador

O profissional encarregado do processo de indexação na biblioteca deve ter uma formação específica nessa área, sendo essencial que ele compreenda bem os princípios e as técnicas de indexação. Além disso, é importante que ele tenha um conhecimento aprofundado das áreas temáticas da biblioteca e das diversas necessidades dos usuários. Portanto, é fundamental que o indexador participe de treinamentos voltados para sua área de atuação, e cabe à biblioteca indicar ou promover formações complementares para esses profissionais.

Procedimentos relacionados à indexação

Este aspecto diz respeito à descrição de como deve ser realizada a leitura documentária com fins à indexação, como por exemplo, recomendações sobre quais as partes do documento que devem ser lidas e quais aquelas que devem ser evitadas. A Associação Brasileira de Normas Técnicas (1992) estabelece 3 etapas:

• a) Exame do documento e estabelecimento do assunto de seu conteúdo;
• b) Identificação dos conceitos presentes no assunto;
• c) Tradução desses conceitos nos termos de uma linguagem documentária.

Análise conceitual

Nessa etapa o indexador realiza uma leitura técnica em que identifica os elementos importantes de um documento e estabelece o assunto de seu conteúdo. Para tal compreensão, os elementos indicados pela Associação Brasileira de Normas Técnicas a serem analisados são (1992, p. 2):

título e subtítulo; resumo; sumário; introdução; ilustrações, diagramas, tabelas e seus títulos explicativos; referências; palavras ou grupo de palavras em destaque (sublinhadas, impressas em tipos diferentes); e referências bibliográficas.

Identificação dos conceitos

Nesta segunda etapa, o indexador deve identificar os conceitos essenciais na descrição do assunto, logo, a Associação Brasileira de Normas Técnicas (1992, p. 2) orienta que o mesmo faça as seguintes questões para a obtenção dos mesmo:

• Qual o assunto tratado no documento?
• Como se define o assunto em termos de teorias, hipóteses, etc.?
• O assunto contém uma ação, uma operação, um processo?
• O documento trata do agente dessa ação, operação, processo, etc.?
• O documento se refere a métodos, técnicas e instrumentos especiais?
• Esses aspectos foram considerados no contexto de um local ou ambiente especial?
• Foram identificadas variáveis dependentes ou independentes?
• O assunto foi considerado sob um ponto de vista interdisciplinar? [...]

Tradução

A etapa final se compreende pela conversão dos conceitos obtidos anteriormente em termos de uma linguagem de descrição. Associação Brasileira de Normas Técnicas (1992, p. 3) indica as seguintes práticas:

• Usar descritores já existentes na linguagem de indexação utilizada;
• Para termos que representam novos conceitos, deve-se verificar sua admissibilidade em instrumentos de referência como dicionários, enciclopédias de autoridade, tesauros e tabelas de classificação.

Manual de indexação (elaboração/utilização)

O manual de indexação está em conformidade com esta Política de Indexação, atuando como um guia prático e padronizado que aborda o tratamento temático da informação, incluindo suas diretrizes, filosofia, procedimentos e práticas. Seu objetivo é orientar o bibliotecário em suas atividades. O manual deve estar acessível a toda a equipe envolvida no processo de indexação e pode ser utilizado como uma ferramenta de treinamento para novos funcionários e estagiários que irão se integrar a este trabalho.

Linguagem documentária

Escolha da linguagem

Linguagem documentária é um conjunto de regras, convenções e vocabulários padronizados utilizados para descrever e representar informações contidas em documentos, facilitando a organização, recuperação e acesso a esses materiais em bibliotecas, centros de informação e sistemas de indexação. A conversão do enunciado temático para a linguagem documentária é feita baseada no Catálogo de Assuntos e na Base de Autoridades da Biblioteca Nacional (BN), que é uma é uma base de dados elaborada a partir de nomes de pessoas, entidades coletivas e eventos relacionados à autoria de obras e assuntos, possuindo terminologia específica que representa todas as áreas de conhecimento. Após a BN, caso necessário também é utilizado a Library of Congress (LC), que disponibiliza suas bases de dados de autoridades na orientação de cabeçalhos de assunto e fornece acesso às versões completa e concisa do Formato MARC 21 para Dados de Autoridade.

Sistemas de classificação

Os sistemas de classificação são conjunto de categorias ou classes que organizam os documentos de acordo com suas características, assuntos ou áreas de conhecimento. Esses sistemas facilitam a localização dos materiais em prateleiras ou em ambientes digitais. Na Biblioteca o sistema de classificação utilizado é a Classificação Decimal Universal (CDU)

Normas de catalogação

Normas de catalogação são conjunto de regras e diretrizes para descrever documentos bibliográficos, incluindo elementos como autor, título, assunto, editora, data, entre outros. A norma utilizada na Biblioteca é o RDA (Resource Description and Access).

Consistência/ Uniformidade

Esse tópico trata de que documentos de um mesmo assunto devem ser analisados e traduzidos conceitualmente de uma mesma maneira, logo, a consistência e a uniformidade são afetadas pelo tamanho do vocabulário utilizado e o número de conceitos representados, sendo necessário evitar indexações excessivamente detalhadas ou irrelevantes e fazer a representação através de termos adequados e relevantes.

Adequação

Esse aspecto refere-se à competência do bibliotecário catalogador em identificar o tema do documento em análise e escolher os descritores mais adequados. O profissional deve estar familiarizado com o vocabulário utilizado e ter a habilidade de selecionar os termos mais precisos para representar os conceitos presentes nos documentos.

Sistema de busca e recuperação por assunto

Avaliação

Este item trata da avaliação do sistema de recuperação da informação realizada pelo bibliotecário, com o objetivo de medir o nível de satisfação dos usuários ao utilizá-lo. A avaliação do sistema é conduzida tanto pelos usuários quanto pelo próprio software, visando identificar áreas de melhoria para o catálogo online. A opinião dos usuários pode ser avaliada através de estudos que medem o grau de satisfação da comunidade da biblioteca, verificando se suas necessidades informacionais estão sendo atendidas e o que pode ser feito para aprimorar os serviços e produtos oferecidos pela Biblioteca.

Em relação à avaliação realizada pelo sistema, é necessária a implementação de um programa de avaliação pela Biblioteca para analisar aspectos como a interface de busca, a cobertura, a revocação e a precisão do sistema. Também são gerados relatórios no próprio sistema de empréstimos para monitorar as taxas de empréstimos dos usuários. A avaliação deve ser ajustada conforme as sugestões dos bibliotecários e usuários.

Campos de assunto do formato MARC

Com a utilização do registro MARC no sistema de recuperação, a política de indexação deve indicar quais campos e subcampos do registro bibliográfico deverão ser do registro bibliográfico deverão ser considerados para a construção de um catálogo

• Número de controle – 001
• Código MARC da Agência Catalogadora - 003
• Data e hora da última atualização - 005
• Campo de Tamanho Fixo - 008
• ISBN - 020
• Número de Controle do Sistema – 035
• Fonte da Catalogação – 040
• Número de Classificação Decimal Universal (CDU) – 080
• Entrada Principal - Nome Pessoal – 100
• Título Principal – 245
• Imprenta (Publicação, Distribuição , etc) – 260
• Descrição Física - 300
• Título de série relacionado - 490
• Nota Geral – 500
• Nota de Bibliografia, etc. – 504
• Assunto – Nome Pessoal – 600
• Assunto - Tópico – 650 ($a, $z, $x)
• Entrada Secundária de Série – Nome Pessoal – 800
• Entrada Secundária de Série – Título Uniforme – 830
• Localização e Acesso Eletrônico – 856

Capacidade de consulta a esmo (browsing) e estratégia de busca

A capacidade de consulta a esmo (browsing) diz respeito à interface de busca dos sistemas utilizados para a recuperação da informação, principalmente sobre a estrutura temática que os organiza, enquanto a estratégia de busca diz respeito sobre a forma a definir se a busca no sistema será feita pelo bibliotecário ou pelo próprio usuário. Uma sugestão seria permitir a visualização da linguagem adotada pelo sistema de recuperação da informação pelo usuário no momento da busca. Dessa forma, o usuário poderia conhecer a estrutura hierárquica do assunto que procura, podendo ir do mais genérico ao mais específico, garantindo melhor relevância nos resultados de sua pesquisa.

Avaliação

É preciso desenvolver um modelo para avaliar a política de indexação já proposta e implantada, com o objetivo de medir sua eficácia e a qualidade das diretrizes estabelecidas na política atual da biblioteca. Esse modelo de avaliação será discutido pela equipe da biblioteca para identificar ajustes e melhorias, além de complementar as diretrizes propostas.

A avaliação da política de indexação da Biblioteca deve ser inicialmente conduzida pela bibliotecária da Biblioteca do Tribunal Regional Federal da 4ª Região, que revisará as diretrizes e procedimentos relacionados à indexação e ao uso do sistema ou subsistemas. Uma das sugestões é realizar essa avaliação por meio de feedbacks dos usuários, focando no sistema de busca e recuperação, para aprimorar o processo.

Referências

ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS – ABNT. NBR 12676: métodos para análise de documentos: determinação de seus assuntos e seleção de termos de indexação: procedimento. Rio de Janeiro, 1992.

RUBI, Milena Polsinelli. Proposta para implantação de política de indexação em bibliotecas. In: GIL LEIVA, Isidoro; FUJITA, Mariângela Spotti Lopes. Política de indexação. São Paulo : Cultura Acadêmica; Marília: Oficina Universitária, 2012. p. 171-186.