Biblioteca da Enfermagem

INTRODUÇÃO

Uma política de indexação visa definir diretrizes, padrões e procedimentos para a inclusão e organização de conteúdo em bases de dados, repositórios, catálogos ou sistemas de indexação. Esta política é geralmente adotada por instituições acadêmicas, bibliotecas, editoras ou outras entidades que gerenciam e fornecem informações. Segundo Leiva e Fujita (2012), a política de indexação é um conjunto de procedimentos, materiais, normas e técnicas orientadas por decisões que refletem a prática e princípios teóricos da cultura organizacional de um sistema de informação. O Sistema de Bibliotecas da UFRGS possui uma política de indexação geral para todas as trinta e três bibliotecas ligadas a instituição de ensino, porém, considerando a especificidade de cada Biblioteca nota-se a necessidade de uma política que consiga abranger as minúcias relacionadas à temática de cada instituto, visando assegurar a qualidade dos conteúdos indexados; para garantir que o conteúdo cientificamente relevante seja recuperado facilmente pelo público-alvo; priorizando a utilização de terminologias atualizadas e coerentes a partir de padronizações e normas. Portanto, surgiu uma reflexão acerca da imprescindibilidade de instituir uma política de indexação destinada à Biblioteca da Escola de Enfermagem da UFRGS. Segundo o último levantamento, realizado em setembro de 2022, o acervo da biblioteca é especializado na área de Enfermagem e Saúde Coletiva e é constituído de aproximadamente trinta e nove mil volumes, entre eles: livros, folhetos, CDs e DVDs, teses e dissertações, periódicos e acervo histórico.

Objetivos

Nesta seção, são descritos os objetivos gerais e específicos da Política de Indexação.

Objetivo geral

Padronizar o processo de indexação a fim de garantir a compatibilidade e a interoperabilidade.

Objetivos específicos

• Qualificar a recuperação da informação para o usuário;
• Estabelecer normas e diretrizes para a descrição dos conteúdos;
• Estruturar e organizar as informações de forma a facilitar o acesso à informação.

Público-alvo

Destina-se a presente Política de Indexação principalmente aos profissionais bibliotecários, assim como aos usuários, sendo eles caracterizados como docentes e discentes da graduação e pós-graduação da Enfermagem e da Saúde Coletiva da UFRGS, além de pesquisadores, técnicos e profissionais. E também, aos profissionais envolvidos na criação e manutenção da plataforma de indexação do Sistema de Bibliotecas da UFRGS.

Contextualização da Instituição

A Biblioteca que leva o nome da Profª Dirce Pessoa de Brum Aragón foi fundada juntamente com a Escola de Enfermagem em 1950. A área física da Biblioteca que era de 147,63m² passou para 311,44m² em novembro de 2000, tornando-se uma biblioteca mais moderna e confortável, equipada com mídia necessária para dar aos seus usuários maior apoio para as pesquisas. Inicialmente atendia unicamente a área da enfermagem, porém em 2008, a Biblioteca ampliou o seu campo de atuação especializada, atendendo às áreas da Saúde Coletiva, Saúde Pública, Vigilância Sanitária, Gestão em Saúde entre outras áreas mais específicas.

Atualmente a BIBENF é uma biblioteca de referência no Brasil na área de Enfermagem, cooperando com o Catálogo Coletivo Nacional de periódicos (CCN), do IBICT, e com o Portal de Revistas Científicas em Ciências da Saúde (SeCS), da BIREME. É um Centro Cooperante da BIREME para fornecimento de cópias de documentos através do Serviço Cooperativo de Acesso a Documentos (SCAD) e do Programa de Comutação Bibliográfica (Comut), do IBICT. Além disso, é responsável pela indexação de documentos produzidos no âmbito da Escola de Enfermagem nas bases de dados LILACS, BDEnf, Integralidade, Saúde Pública e Economia da Saúde. É integrante da Rede de Bibliotecas e Unidades de Informação Cooperantes da Saúde (Rede BiblioSUS), do Ministério da Saúde. (BIBENF, 2020) Dentre os serviços oferecidos pela Biblioteca estão: consulta local no acervo, acesso ao acervo eletrônico disponibilizado pela UFRGS (tanto remoto, quanto nos computadores da Biblioteca), empréstimo, reserva e renovação de materiais para a comunidade da UFRGS, orientação em pesquisas acadêmicas, normalização de documentos, capacitação para pesquisa científica, salas de estudo, instruções para ferramentas de gerenciamento de referências (Mendeley e Zotero), fontes de pesquisa e catálogo online Sabi.

A Biblioteca da Escola de Enfermagem da UFRGS utiliza a NLM como sistema de classificação, não possui estudo de usuários e está passando pelo processo de atualização do regimento e política de desenvolvimento de coleções. A equipe se divide na catalogação com 4 bibliotecários, uma responsável por eventos e TCCs, outra pelos artigos e livros e o outro voltado à Revista da Enfermagem. Essa distribuição de tarefas visa otimizar a eficiência e a especialização dos indexadores, garantindo um processo ágil e preciso de catalogação e recuperação de informações.

PROCESSO DE INDEXAÇÃO

A indexação de recursos bibliográficos, como artigos científicos, Trabalhos de Conclusão de Curso (TCCs) e anais de eventos, é um processo essencial para garantir a organização e o acesso eficiente à informação em bibliotecas e sistemas de informação acadêmica. No presente contexto, discutiremos os passos envolvidos na indexação de diferentes tipos de recursos, bem como as políticas e diretrizes adotadas pela biblioteca em questão, que faz parte do sistema de bibliotecas da Universidade Federal do Rio Grande do Sul, portanto utiliza-se da política e do manual da SBUFRGS.

Análise conceitual

A análise conceitual é a primeira etapa do processo de indexação de documentos, contando com uma leitura técnica que garanta que nenhuma informação seja esquecida. É um conjunto de processos executados para representar o conteúdo de um documento. Revela uma abordagem metódica e estruturada para a organização e acesso eficiente às informações presentes em documentos. Para isso, é necessário que o profissional indexador fique atento a fim de identificar os assuntos tratados e observe as informações contidas no título, resumo, sumário, considerações finais, capa, contracapa, entre outras partes do documento que devem ser utilizadas como pontos de referência para o bibliotecário.

Formação do indexador

Segundo Leiva e Fujita (2012), a indexação deve ser realizada pelo bibliotecário indexador ou pelo bibliotecário catalogador que também desenvolve essa atividade. O indexador deverá ter conhecimentos das áreas de assuntos tratados, da linguagem de indexação adotada pelo sistema e das necessidades informacionais dos usuários, bom nível de concentração e capacidade e compreensão de leitura. Além disso, deve agir com imparcialidade e possuir fidelidade na prática desse processo. No caso da Biblioteca da Escola de Enfermagem da UFRGS, os responsáveis pela indexação são os bibliotecários que trabalham no processamento técnico, sendo assim, capacitados para a função.

Procedimentos relacionados à indexação

O processo de indexação segue uma sequência de etapas bem definidas para garantir a eficácia e a visualização do trabalho realizado. Isso inclui a leitura minuciosa dos assuntos presentes na folha de rosto e sumário, a busca no DeCS, a verificação de termos autorizados no sistema Aleph e a inclusão de um termo mais geral no campo 690. Essas etapas asseguram uma indexação completa e adequada aos documentos catalogados. A política de indexação padroniza os procedimentos relacionados à indexação e os procedimentos relacionados à indexação variam de acordo com a natureza do material a ser indexado.

Os procedimentos podem ser divididos em três etapas, sendo elas: Exploração do conhecimento da estrutura textual; Identificação de conceitos e Seleção de conceitos. O primeiro deles, sendo de maneira prática a análise conceitual. A identificação dos conceitos deve ser feita mediante exploração da estrutura textual. E a seleção dos termos deve ser feita tendo em vista a comunidade usuária e a linguagem documentária utilizada promovendo a garantia de uso do documento. (LEIVA; FUJITA, 2012)

Identificação dos conceitos

A identificação dos conceitos representa uma fase primordial no processo de indexação, na qual o indexador identifica e extrai os elementos fundamentais presentes na descrição do assunto em questão. Este estágio crítico compreende a análise criteriosa do conteúdo documental a fim de discernir os principais conteúdos, temáticos ou ideias subjacentes ao material em preço. A destreza do indexador nesse contexto desempenha um papel preponderante, uma vez que a identificação correta dos conceitos subjacentes assegura a precisão e eficácia do processo de indexação, viabilizando, por conseguinte, uma recuperação informacional mais acurada e abrangente. Nesse sentido, a etapa de identificação dos conceitos se consubstancia como uma licença essencial no âmbito da organização e do acesso à informação.

Capacidade de revocação e precisão do sistema

A capacidade de revocação e precisão são indicadores essenciais para avaliar a eficiência de um sistema de indexação, e são amplamente utilizadas para medir o desempenho de sistemas de busca e indexação. A capacidade de revocação mede a proporção de documentos relevantes que são recuperados pelo sistema de busca em relação ao total de documentos relevantes existentes na coleção. Já a precisão mede a proporção de documentos recuperados pelo sistema de busca que são de fato relevantes em relação ao total de documentos recuperados. Em outras palavras, representa a habilidade do sistema de fornecer resultados relevantes e evitar recuperar documentos irrelevantes ou que não correspondam aos interesses do usuário. Nos processos de indexação observados na BIBENF, a capacidade de revocação pode ser influenciada pela escolha dos descritores e a aplicação adequada de termos específicos e termos gerais. Por exemplo, o uso de uma estrutura hierárquica de descritores pode permitir que documentos relevantes sejam recuperados não apenas por termos específicos, mas também por termos mais gerais que englobam os conceitos relacionados.

A capacidade de precisão relaciona-se com os critérios dos descritores e pela padronização de termos controlados. A utilização de descritores autorizados e autênticos, como os presentes no DeCS, contribui para evitar resultados imprecisos. A padronização de termos também é adequada para agrupar diferentes formas gramaticais de um mesmo conceito, uma vez que a ocorrência de documentos relacionados não é recuperada devido à variação do idioma.

Especificidade e Exaustividade

Segundo Leiva e Fujita (2012), o indexador deverá atribuir a cada documento tantos termos quantos forem necessários para descrevê-lo em todos seus aspectos, dentro de um número de termos previamente definido pela política de indexação, tendo em vista, por exemplo, a tipologia documentária (livros, teses, dissertações etc.) e o nível de especificidade e exaustividade pretendido pela biblioteca e no atendimento tanto do usuário pesquisador iniciante quanto do usuário pesquisador especialista. No caso da BIBENF, existe o indicativo de 3 a 7 termos, a partir da necessidade do material que está sendo indexado.

Os conceitos de especificidade e exaustividade desempenham um papel fundamental na avaliação da eficiência da recuperação da informação. Os processos de indexação adotados na Biblioteca da Escola de Enfermagem da UFRGS demonstraram uma abordagem equilibrada, buscando maximizar a precisão dos resultados e a recuperação de informações relevantes sem comprometer a abrangência e a especificidade das buscas. A seleção de descritores, a hierarquização dos termos e a inclusão de termos pelos bibliotecários, são cruciais para alcançar esse equilíbrio e garantir a satisfação das necessidades de busca e recuperação de informação no sistema.

Segundo a Política de Indexação do SBUFRGS, “Quando o assunto for da área temática da biblioteca, o indexador deve utilizar o termo mais específico; Quando o assunto não for da área temática da biblioteca, o indexador poderá utilizar um termo mais genérico.” Para o SBUFRGS, o princípio da especificidade deve ser priorizado na determinação dos descritores de um documento.

Linguagem Documentária

A Linguagem Documentária é a forma de representação dos conceitos escolhida pela Biblioteca. No caso da BIBENF, tanto o DECS quanto a NLM são exemplos de vocabulários controlados, nos quais os termos são previamente definidos e autorizados por especialistas da área da saúde, sendo fontes amplamente utilizadas em catálogos especializados, portanto trata-se de uma escolha acertada que visa atender seu público e suas necessidades informacionais de recuperação e busca. “a linguagem documentária, vista como uma linguagem controlada, possibilitará a representação de assuntos de áreas científicas que reverterá na qualidade da pesquisa realizada e na credibilidade do catálogo on-line quanto ao seu desempenho na recuperação da informação e na satisfação do usuário.” (LEIVA; FUJITA. 2012, p.144)

O DECS proporciona acesso a um conjunto de termos considerados relevantes pelos profissionais para representar os assuntos relacionados à saúde presentes nos documentos. Essa base de termos autorizados facilita na seleção dos descritores, ajudando na identificação dos conceitos mais pertinentes para indexar cada documento. Sendo assim, a linguagem escolhida é compatível com o perfil da Biblioteca e seus usuários, afinal, prevê a cobertura de assuntos presentes no acervo. A linguagem documentária pode estabelecer relações entre os descritores, como sinônimos, termos relacionados, TR, ou termos mais gerais, TG. Uma importante relação entre os termos é a hierarquização dos descritores, que vai do mais geral ao mais específico e no DECS, os descritores são agrupados em categorias e subcategorias hierárquicas, facilitando na compreensão e escolha dos conceitos. Conforme Leiva e Fujita (2012), o usuário de bibliotecas universitárias fazendo uso de uma linguagem documentária representativa de sua área científica na busca bibliográfica em catálogos on-line terá mais condições de obter resultados úteis à sua atividade investigativa os quais possibilitarão assisti-lo nas resoluções de problemas e na geração de novos conhecimentos. A hierarquização e as relações semânticas possibilitam que o sistema seja mais específico ou mais geral na recuperação de informações.

Consistência/ Uniformidade

A constância e uniformidade são conceitos intimamente relacionados à padronização e normalização do uso da linguagem documentária e controlada no processo de indexação. Manter a constância nesta etapa é imprescindível para a representação dos documentos do acervo seguirem com a coerência do catálogo e do restante dos documentos indexados. Portanto, é crucial para garantir a recuperação de informações relevantes para os usuários Para isso, é essencial que os bibliotecários sigam com a indexação consistente e uniforme utilizando-se de termos e descritores autorizados, controlados e previamente definidos. Para manter esse padrão é necessário seguir criteriosamente as etapas da indexação, principalmente no que diz respeito à seleção de descritores. Deve-se aplicar as mesmas decisões referentes às relações semânticas e a hierarquia de termos em todos os documentos a serem indexados, visando garantir que a busca e recuperação dessas informações seja bem sucedida.

Adequação e Tradução

Segundo Leiva e Fujita (2012), a adequação está relacionada à habilidade do bibliotecário em determinar o assunto do documento e traduzi-lo adequadamente para o vocabulário controlado. Portanto, a tradução no contexto da indexação, refere-se à adequação dos termos e descritores para a compreensão dos usuários e para o uso em buscas e recuperação no sistema. Os autores também sugerem que a linguagem deva estar disponível em uma interface integrada ao processo de catalogação. A tradução adequada dos conceitos especializados para o idioma do público-alvo facilita a recuperação de informações pelos usuários e permite que os usuários compreendam com mais autonomia os termos utilizados para busca. Já a adequação dos termos e conceitos garante que os documentos considerados relevantes sejam associados aos descritores corretos e que os resultados de busca sejam mais precisos e relevantes para o usuário.

Sistema de busca e recuperação por assunto

Segundo Leiva e Fujita (2012), a política de indexação é composta por decisões que devem contemplar aspectos do sistema de recuperação da informação. Considerando que a BIBENF faz parte do SBUFRGS, utiliza-se do catálogo virtual Sabi. Para facilitar a busca nesse sistema é necessário estabelecer previamente os conceitos que serão buscados para facilitar a recuperação por assunto, recomenda-se utilizar a busca avançada permitindo maior precisão na pesquisa. A utilização de um software para recuperação da informação em um catálogo on-line deve ser preocupação da política de indexação nas questões relativas à interface de busca que permita a organização da informação e a interatividade entre o usuário. (LEIVA; FUJITA, 2012, p. 181)

AVALIAÇÕES, REVISÕES E ATUALIZAÇÕES

Conforme Leiva e Fujita (2012), é preciso realizar a avaliação da política de indexação a partir da aplicação na realidade da Biblioteca, os autores sugerem elaborar a avaliação dessa política de indexação a fim de ser discutido pela equipe de bibliotecários, para indicação de ajustes e melhorias e também para completar a proposta de diretrizes. A revisão e atualização periódicas da política de indexação são essenciais para garantir sua funcionalidade e eficácia para atender às necessidades dos usuários.

Esses hábitos podem ser cruciais para verificar falhas e inconstâncias no processo de indexação da Biblioteca, além de buscar acompanhar as atualizações tecnológicas e novas descobertas científicas. Garantindo assim, uma política de indexação que acompanhe as necessidades reais dos usuários e que guie o trabalho dos indexadores.

REFERÊNCIAS

BIBENF. APRESENTAÇÃO. Disponível em: <https://www.ufrgs.br/bibliotecaenfermagem/apresentacao/>. Acesso em: 19 jul. 2023.

LEIVA, Isidoro Gil; FUJITA, Mariângela Spotti Lopes. Política de indexação. Editora UNESP, 2012.