Biblioteca Borges de Medeiros ALRS

Apresentação

O presente trabalho tem por objetivo propor uma Política de Indexação que possa ser aplicada na Biblioteca Borges de Medeiros, da Assembleia Legislativa do Rio Grande do Sul. Dessa forma definindo regras e padrões específicos para organização e indexação do acervo, e garantindo uma eficiente recuperação da informação.

Informações da Biblioteca

A Biblioteca Borges de Medeiros [1] é uma biblioteca institucional, pertencente a Assembleia Legislativa do Rio Grande do Sul [2]. Fica localizada na Praça Marechal Deodoro, 101, no bairro Centro Histórico, em Porto Alegre/RS. Seu horário de funcionamento é das 10h ás 16h de segunda a sexta feira, e atende ao público interno e externo. A Biblioteca do Parlamento Gaúcho foi criada pela Lei n.º 136, de 5 de dezembro de 1913, sancionada pelo General Manoel Theophilo Barreto Vianna, que presidiu, durante 20 anos a Assembleia dos Representantes, órgão parlamentar predecessor à Assembleia Legislativa. Em 19 de novembro de 1963, a Biblioteca passou a denominar-se "Borges de Medeiros", em homenagem a Antônio Augusto Borges de Medeiros, na sessão solene realizada no dia em que o mesmo completaria 100 anos.

Missão

Disponibilizar a legislação estadual, prover o público interno e externo com informações existentes nos acervos, bem como atender os usuários com urbanidade e presteza.

Visão

Ser fonte de referência informacional do Poder Legislativo do Estado do Rio Grande do Sul.

Atribuições

• 1. gerir a Biblioteca Borges de Medeiros da Assembleia Legislativa do Estado do Rio Grande do Sul, criada pela Lei n.º 136, de 5 de dezembro de 1913, e assim denominada na Sessão Solene de 19 de novembro de 1963;
• 2. gerir a Biblioteca Virtual da Assembleia;
• 3. gerir o Sistema Informatizado de Gestão da Biblioteca;
• 4. gerir o estande da Assembleia nas Feiras do Livro do Estado do Rio Grande do Sul;
• 5. subsidiar Parlamentares, servidores e público em geral em suas necessidades de consulta e pesquisa em documentação, informação e em legislação federal e estadual;
• 6. colecionar, preservar, digitalizar e disponibilizar na Biblioteca Virtual o texto integral das obras publicadas pela Assembleia;
• 7. gerir, preservar, desenvolver, controlar e disponibilizar, por consulta ou empréstimo, o acervo bibliográfico, documental, multimeios e de periódicos da Assembleia;
• 8. selecionar, adquirir, avaliar e descartar recursos informacionais para o acervo da Biblioteca e para a Assembleia;
• 9. gerir recursos financeiros que envolvem a manutenção dos itens acima;
• 10. registrar, classificar, catalogar, indexar e permitir a circulação de recursos informacionais, de acordo com as normas e técnicas biblioteconômicas;
• 11. manter intercâmbio com outras bibliotecas, centros de documentação e órgãos afins;
• 12. coordenar o acesso e a circulação do acervo da Biblioteca, de acordo com a Resolução de Mesa n.º 1.234, de 3 de dezembro de 2013;
• 13. gerir o processo de publicação da Revista Estudos Legislativos, obra institucional da Assembleia, coordenada pela Escola do Legislativo;
• 14. coordenar a publicação de outros conhecimentos técnico-institucionais e políticas de informação bibliográficas para a Assembleia;
• 15. gerir o evento "Deputado por um Dia", que consiste em receber, na Assembleia, estudantes da rede de ensino fundamental e médio do Rio Grande do Sul para atuar, por um dia, como Deputados estaduais, elaborando, discutindo e votando projetos de lei;
• 16. gerir o "Programa Encontro com Universitários", que consiste em realizar palestras sobre a importância do Poder Legislativo a estudantes da rede de ensino superior do Rio Grande do Sul;
• 17. gerir o "Programa Formação de Cidadania", que consiste em realizar palestras sobre temáticas da Ciência Política e da Educação para agentes políticos, servidores da Assembleia e estudantes da rede de ensino do Rio Grande do Sul;
• 18. gerir o Portal da Escola do Legislativo;
• 19. planejar, desenvolver e realizar outros projetos de pesquisa e extensão propostos pela Escola do Legislativo;
• 20. instruir as atividades de Secretaria do Setor;
• 21. subsidiar a direção na confecção de planejamento e relatórios; e
• 22. cobrir eventos realizados pelos Setores da Escola – em parceria com a Superintendência de Comunicação e Cultura.

Serviços

• Consulta online ao Sistema Legis e a outras bases de legislação municipal, estadual e federal.
• Pesquisas (doutrina e legislação).
• Orientação técnica sobre normalização de documentos.
• Empréstimo domiciliar a usuários autorizados.
• Consulta local

Composição do Acervo

• Coleção geral, multimeios e obras de referência: em torno de 25.000 itens
• Coleção ALRS (obras publicadas pela Assembleia Legislativa do RS): em torno de 6.000 itens
• Periódicos especializados
• Obras e documentos históricos
• Diário Oficial do RS
• Diário Oficial da União - Seção 1 e 2
• Diário da Assembleia Legislativa do RS
• Revistas e jornais

Organograma

Usuários

Os usuários da biblioteca são majoritariamente servidores e terceirizados da própria Asssembleia Legislativa. Também consultam a biblioteca usuários externos, em sua maioria pesquisadores e estudantes. Os materiais mais procurados são os Diários Oficiais antigos da Assembleia, que estão no acervo da biblioteca, além de documentos legislativos como Projetos de Lei aprovados. Os serviços mais utilizados são a pesquisa e consulta local.

Infraestrutura

A seguir, serão descritos os recursos financeiros, materiais e humanos da Biblioteca Borges de Medeiros.

Recursos Financeiros

Os recursos financeiros são advindos do Gabinete da Presidência da casa, ao qual a Biblioteca é subordinada.

Recursos Materiais

O ambiente da biblioteca possui recursos disponíveis para o usuário, tais como:

• Uma mesa grande na sala de pesquisa com cadeiras estofadas.
• Três mesas menores para consulta no acervo.
• Uma mesa no acervo com apoios para livros.
• Ambiente climatizado com ar condicionado.

Recursos Humanos

A equipe da biblioteca é composta por uma bibliotecária, um estagiário e uma auxiliar.

Público Alvo

O público alvo desta política de indexação é inicialmente os funcionários da biblioteca que realizam o processo de indexação e catalogação, e também os próprios usuários para que possam compreender as normas estabelecidas e o padrão de classificação do acervo.

Indexação

A seguir, serão descritos os tópicos relativos ao processo de indexação. Os tópicos estão divididos em Análise Documentária, Especificidade, Exaustividade e Manual de indexação.

Formação do Indexador

A indexação deve ser realizada por pessoas com formação na área de biblioteconomia, que entendam as demandas desse processo, e também se tratando de uma biblioteca especializada, possuam conhecimento acerca da área de documentos legislativos e de direito. Os responsáveis pela indexação dos materiais podem ser o bibliotecário responsável, e o estagiário de biblioteconomia. No caso da indexação realizada pelo estagiário, a mesma sempre passa por uma revisão do bibliotecário supervisor.

Especificidade

Considerando que a Biblioteca Borges de Medeiros possui um acervo técnico e especializado em questões legislativas, se estabeleceu que o nível de especificidade na indexação deve ser alto. A especificidade também se relaciona com a capacidade de precisão do sistema de recuperação de informação.

Exaustividade

No contexto da biblioteca Borges de Medeiros foi determinado o uso de no mínimo 3 termos descritores e no máximo 6. Esses número foram estabelecidos levando em conta a especificidade e os tipos de documento que compõe o acervo. Projetos de Lei por exemplo necessitam de um detalhamento maior através dos termos para que se compreenda sobre o que o projeto trata. Também foi levado em consideração que os documentos costumam se relacionar a pessoas (deputados e parlamentares), nesse caso parte dos termos também podem ser nomes pessoais.

Procedimentos relacionados a indexação

Este tópico define as orientações para realização da indexação do material e suas etapas:

Análise conceitual e leitura documentária

A análise conceitual e leitura documentária se resumem a primeira leitura do material para a determinação de área, assunto, conceitos e termos, exaustividade e especificidade. Esse processo é importante para a compreensão do material e demanda uma atenção especial do indexador já que estabelece o assunto e os elementos importantes da obra. Na análise realizada na presente biblioteca serão levados em consideração na seguinte ordem: elementos pré textuais como folha de rosto, prefácio e a ficha catalográfica. Num segundo momento os elementos textuais do documento, e por fim os elementos pós textuais incluindo as referências.

Identificação e seleção do conceitos

Nesta etapa são selecionados os conceitos que irão representar a obra. Segundo a Associação Brasileira de Normas Técnicas (1992), esses conceitos podem ser obtidos através das seguintes perguntas:

• Qual é o assunto do documento?
• Como o assunto é definido em termos de teorias, hipóteses, etc.?
• Envolve ação, operação ou processo?
• Trata do agente responsável por essa ação, operação, processo, etc.?
• Menciona métodos, técnicas e instrumentos específicos?
• Considera esses aspectos em relação a um local ou ambiente especial?
• Aborda o assunto de maneira interdisciplinar?

Tradução

Nesta etapa os conceitos devem ser traduzidos para a linguagem de descrição do sistema de recuperação de informação já utilizada na biblioteca. Para esta etapa a Associação Brasileira de Normas Técnicas (1992) também sugere:

• Usar descritores já existentes na linguagem de indexação utilizada;
• Para termos que representam novos conceitos, deve-se verificar sua admissibilidade em instrumentos de referência como dicionários, enciclopédias de autoridade, tesauros e tabelas de classificação.

Manual de indexação

O Manual de Indexação foi elaborado como um documento distinto a essa política, porém seguindo alinhado com as diretrizes aqui definidas. O Manual deve estar a disposição de toda equipe da biblioteca para a realização ou conferência do processo de indexação. o mesmo tem como objetivo agilizar e padronizar a indexação das obras do acervo, e também deve ser utilizado no treinamento de novos funcionários quando necessário.

Linguagem Documentária

A seguir, serão descritos os elementos decisórios para a escolha da linguagem documentária. A seção está dividida nos tópicos: Escolha da Linguagem, Consistência e Uniformidade e Adequação.

Escolha da linguagem

A escolha da linguagem documentária será feita pelo bibliotecário, de maneira a adequar ao público usuário da biblioteca, utilizando descritores e notações referentes aos assuntos a serem indexados.

Consistência/Uniformidade

Levando em consideração o acervo da biblioteca especializado em documentos jurídicos e legislativos se definiu que a indexação deve priorizar uma maior especificidade, sempre detalhando a obra que está sendo indexada. Tendo como objetivo sempre o sucesso na recuperação da informação pelo usuário.

Adequação

Deve corresponder ao tipo de material indexado e a escolha dos descritores apropriados. O bibliotecário responsável pelo processo deve ter uma familiaridade com o vocabulário utilizado no acervo e facilidade em identificar os termos principais daquela obra. Esse processo deverá ser revisto pelo bibliotecário indexador.

Sistema de Recuperação da Informação (SRI)

O sistema de recuperação de informação utilizado pela biblioteca é o software Gnuteca.

Avaliação

A avaliação do sistema de recuperação de informação será realizada através de uma pesquisa de satisfação com os usuários da biblioteca, buscando entender se as necessidades de informação estão sendo cumpridas, e se o sistema pode ter alguma melhoria em seus recursos. O sistema também deve ser avaliado pelos funcionários, e para isso deve emitir relatórios eficientes com as estatísticas de uso da biblioteca, além de permitir verificar a precisão dos resultados e a revocação e precisão da busca.

Estratégia de busca

A busca pode ser realizada pelo catálogo online pelo usuário externo, ou ainda pelos funcionários da biblioteca diretamente no sistema com os seguintes campos de busca: Título, Autor, Assunto, Localização, Editora, Ano, Evento, Coleção, Expressão.

No caso dos projetos de lei e diários oficiais a busca é realizada apenas fisicamente na biblioteca ou pelo Banco de Dados de Processo Legislatvo, cujo link está no site da biblioteca.

Campos de assunto do formato MARC

Os principais campos MARC utilizados na catalogação do acervo da biblioteca são:

• Campo 090 (Número de chamada local)
• Campo 100 (Entrada principal – Nome pessoal)
• Campo 245 (Título principal)
• Campo 260 (Área da publicação, distribuição, etc.)
• Campo 300 (Descrição física)
• Campo 650 (Assunto – tópico)
• Campo 700 (Entrada secundária – nome pessoal)

Capacidade de consulta a esmo (browsing)

O catálogo da biblioteca pode ser acessado através do site da mesma, um link direciona o usuário ao sistema Gnuteca [3] que contém o catálogo de acesso livre ao usuário. Na interface deste catálogo é possível encontrar diversas funcionalidades. A busca do usuário pode ser realizada com os seguintes filtros:

• Tipo do material
• Campo de busca (Autor, Título, Assunto, Localização, Editora, Ano, Evento, Coleção, Expressão)
• Filtros Avançados (Estado do exemplar, Período do Ano de Edição, Período de aquisição, Ordem)
• Formato (Padrão, Marc, Formato Bibliográfico, ISO 2709)

Também é possível realizar a busca com mais de um campo de busca ao mesmo tempo, utilizando termos e filtros diferentes (Autor, Título, Assunto, Localização, Editora, Ano, Evento, Coleção, Expressão).

Forma de saída dos dados

Após a busca o sistema apresenta ao usuário as seguintes informações: Título, Autor, Data de Publicação e Nº de chamada. Se o usuário desejar mais informações poderá abrir a página da obra desejada e consultar ainda informações como Assunto, Nota geral, Editora, Local de publicação, Extensão (páginas) e Coleção.

Avaliação

Esta política deve ser revisada com frequência, garantindo sua eficiência e atualização conforme a necessidade. A avaliação deve ser realizada pelo bibliotecário responsável, sempre observando os resultados obtidos diariamente nas buscas e considerando qualquer aspecto da política que possa ser aprimorado.

Referências

ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS – ABNT. NBR 12676: métodos para análise de documentos: determinação de seus assuntos e seleção de termos de indexação: procedimento. Rio de Janeiro, 1992.

LEIVA, I. G.; FUJITA, M. S. L. Política de Indexação. São Paulo: Cultura Acadêmica; Marília: Oficina Universitária, 2012.