Biblioteca Especializada em Ciência da informação - 2026/2

Política de Indexação da Biblioteca Especializada em Ciência da Informação

Nome da unidade: Biblioteca Especializada em Ciência da Informação – BECI

Instituição mantenedora: Instituto de Estudos em Informação e Conhecimento – IEIC

Tipo de biblioteca: Especializada

Área de atuação: Ciência da Informação e áreas correlatas

Versão da política: 1.0

Periodicidade de revisão: bienal

1. Identificação da Unidade de Informação

A Biblioteca Especializada em Ciência da Informação – BECI é uma unidade de informação vinculada ao Instituto de Estudos em Informação e Conhecimento – IEIC. Caracteriza-se como uma biblioteca especializada, destinada ao apoio às atividades de ensino, pesquisa, extensão e inovação na área de Ciência da Informação. Seu acervo contempla principalmente Biblioteconomia, Arquivologia, Museologia, Gestão da Informação, Organização do Conhecimento e Tecnologias da Informação. A biblioteca atua como espaço de preservação, organização, acesso e disseminação da produção científica e técnica dessas áreas. Sua estrutura é híbrida, reunindo coleções físicas, recursos digitais e um repositório institucional. A BECI também oferece serviços especializados de referência, levantamento bibliográfico, orientação à pesquisa e apoio à gestão de dados científicos.

Áreas de conhecimento atendidas

• Ciência da Informação;
• Biblioteconomia;
• Arquivologia;
• Museologia;
• Documentação;
• Organização e Representação do Conhecimento;
• Gestão da Informação e do Conhecimento;
• Recuperação da Informação;
• Comunicação Científica;
• Bibliometria e Estudos Métricos da Informação;
• Preservação e Curadoria Digital;
• Tecnologias aplicadas à informação;
• Ciência Aberta e Gestão de Dados de Pesquisa.

2. Missão e Objetivos do Sistema de Informação

Missão

A missão da BECI é organizar, representar, preservar e disseminar informação científica e técnica especializada em Ciência da Informação, proporcionando acesso qualificado aos recursos informacionais necessários ao ensino, à pesquisa, à extensão e à atuação profissional.

A biblioteca compreende a indexação como uma atividade estratégica do sistema de recuperação da informação. Por essa razão, a representação temática dos documentos deve considerar tanto o conteúdo do acervo quanto as necessidades e os modos de busca da comunidade usuária. A política de indexação orientará os bibliotecários na identificação, seleção e representação dos conceitos, reduzindo a subjetividade e promovendo maior uniformidade entre os registros.

A BECI oferecerá catálogo público em linha, repositório institucional, serviço de referência, pesquisas bibliográficas, disseminação seletiva da informação, elaboração de alertas temáticos e orientação para utilização das fontes especializadas. A indexação deverá favorecer a recuperação por termos gerais e específicos, permitindo que usuários iniciantes explorem os grandes temas da área e que pesquisadores realizem buscas especializadas.

Objetivos

• Apoiar as atividades de ensino, pesquisa, extensão e inovação em Ciência da Informação;
• assegurar acesso por assunto consistente, preciso e atualizado;
• representar adequadamente o conteúdo temático dos documentos;
• aproximar a linguagem utilizada nos documentos da linguagem empregada pelos usuários;
• promover a padronização do processo de indexação;
• melhorar a precisão e a revocação do sistema de recuperação da informação;
• possibilitar a navegação entre termos equivalentes, hierárquicos e associados;
• apoiar a descoberta e a exploração temática do acervo;
• disseminar a produção científica e técnica nacional e internacional;
• avaliar continuamente a qualidade da indexação e a satisfação dos usuários;
• registrar as decisões técnicas em manual próprio de indexação.

3. Perfil da Comunidade Usuária

A comunidade usuária da BECI é heterogênea quanto ao nível de formação e ao domínio da terminologia especializada. A biblioteca atende desde estudantes que estão iniciando sua formação até pesquisadores familiarizados com linguagens documentárias e estratégias avançadas de recuperação. Essa diversidade exige uma política capaz de combinar termos gerais, úteis à exploração inicial do acervo, com descritores específicos, necessários à recuperação especializada.

Grupos de usuários

• Estudantes de graduação: apresentam domínio inicial ou intermediário da área e realizam buscas predominantemente simples ou exploratórias;
• estudantes de pós-graduação: possuem conhecimento intermediário ou avançado e necessitam de buscas temáticas mais específicas;
• docentes e pesquisadores: apresentam elevado domínio conceitual e realizam buscas especializadas, sistemáticas e interdisciplinares;
• bibliotecários, arquivistas e museólogos: procuram informação técnica, normativa e metodológica para aplicação profissional;
• gestores de unidades de informação: buscam documentos sobre planejamento, avaliação, tecnologias e políticas de informação;
• profissionais de tecnologia: procuram conteúdos relacionados a sistemas de informação, bancos de dados, inteligência artificial e recuperação da informação;
• público externo: apresenta níveis variados de conhecimento e, em geral, realiza buscas simples por tema, autor ou palavra-chave.

Necessidades informacionais

As principais necessidades identificadas são:

• localização de literatura científica sobre temas especializados;
• elaboração de revisões de literatura e estudos bibliométricos;
• identificação de autores, instituições, periódicos e linhas de pesquisa;
• acesso a normas, manuais, tesauros e instrumentos de organização do conhecimento;
• recuperação de teses, dissertações, artigos, livros e trabalhos de eventos;
• acesso a dados de pesquisa e documentos técnicos;
• atualização profissional e acompanhamento de tendências científicas;
• obtenção de informações para tomada de decisão e formulação de políticas.

Comportamento de busca

A BECI deverá atender a dois níveis principais de busca:

• Busca simples: destinada principalmente a estudantes iniciantes e ao público externo, com pesquisa por palavras, títulos, autores e assuntos gerais;
• Busca especializada: destinada a pesquisadores, docentes, pós-graduandos e profissionais, com utilização de descritores, operadores booleanos, filtros, campos específicos e relações terminológicas.

A estratégia de busca será preferencialmente não delegada, permitindo que o próprio usuário consulte o catálogo. Entretanto, pesquisas complexas poderão contar com a mediação de um bibliotecário de referência.

4. Caracterização do Acervo

A BECI possui acervo híbrido, constituído por documentos físicos e digitais. A seleção dos materiais considera a pertinência temática, a qualidade científica, a atualidade, a autoridade dos autores e editores, a demanda dos usuários e a contribuição do documento para a memória da Ciência da Informação.

Tipos de documentos

Tipo documental	Formato predominante	Cobertura	Prioridade de indexação
Livros e capítulos de livros	Físico e digital	Nacional e internacional	Alta
Artigos de periódicos	Digital	Nacional e internacional	Alta
Teses, dissertações e trabalhos de conclusão	Digital	Produção institucional e documentos selecionados	Alta
Trabalhos publicados em eventos	Digital	Eventos científicos da área	Alta
Relatórios técnicos e de pesquisa	Físico e digital	Instituições científicas e profissionais	Média
Normas, manuais e diretrizes	Físico e digital	Documentos técnicos nacionais e internacionais	Alta
Dados de pesquisa	Digital	Projetos vinculados à instituição	Alta
Obras de referência	Físico e digital	Dicionários, enciclopédias, tesauros e glossários	Alta
Materiais audiovisuais e objetos digitais	Digital	Cursos, palestras, entrevistas e recursos educacionais	Média

Cobertura temática

A cobertura temática terá como núcleo central a Ciência da Informação. Biblioteconomia, Arquivologia e Museologia serão tratadas como áreas diretamente relacionadas. Serão incorporados temas periféricos quando apresentarem relação explícita com os estudos da informação, como Administração, Comunicação, Ciência da Computação, Educação, Linguística, Sociologia da Ciência e Políticas Públicas.

Os documentos sobre áreas periféricas somente serão incluídos quando contribuírem para a compreensão de fenômenos informacionais, para o desenvolvimento de métodos ou para a aplicação de tecnologias em unidades e sistemas de informação.

Cobertura linguística e temporal

• Serão priorizados documentos em português, espanhol e inglês;
• documentos relevantes em outros idiomas poderão ser incorporados;
• não haverá limitação cronológica para obras históricas e fundamentais;
• para temas tecnológicos e científicos em rápida transformação, serão priorizadas publicações atualizadas;
• documentos raros ou históricos da Ciência da Informação receberão tratamento específico para preservação e recuperação.

5. Infraestrutura e Recursos

A equipe da BECI será composta por quatro bibliotecários, dois técnicos de biblioteca e um profissional de tecnologia da informação. Dois bibliotecários serão responsáveis diretamente pelo tratamento temático, um atuará no serviço de referência e outro exercerá funções de coordenação e avaliação. Os indexadores deverão possuir formação em Biblioteconomia e capacitação em análise de assunto, linguagens documentárias, Ciência da Informação e sistemas de recuperação da informação.

A infraestrutura tecnológica incluirá sistema integrado de gestão de biblioteca, catálogo público em linha, repositório institucional, sistema de descoberta e módulo de gestão de autoridades. Os registros bibliográficos utilizarão formato compatível com padrões de intercâmbio de dados, permitindo integração com outros catálogos e bases de dados.

A biblioteca manterá vocabulário controlado próprio, construído a partir de tesauros reconhecidos da área, com relações de equivalência, hierarquia e associação. O vocabulário será disponibilizado na interface de busca para auxiliar o usuário na escolha dos termos.

Os recursos financeiros serão provenientes do orçamento institucional e de projetos de pesquisa. Serão reservados recursos para atualização dos sistemas, aquisição de fontes especializadas, capacitação da equipe e manutenção do vocabulário controlado.

A capacidade de indexação será definida de acordo com o crescimento do acervo, a complexidade dos documentos e a disponibilidade da equipe. Sempre que necessário, serão estabelecidas prioridades para evitar o acúmulo de documentos sem tratamento temático.

Responsabilidades da equipe

• Coordenação: aprovar a política, definir prioridades e acompanhar os indicadores;
• bibliotecários indexadores: analisar os documentos, selecionar conceitos e atribuir descritores;
• bibliotecário de referência: identificar demandas, dificuldades e vocabulário utilizado pelos usuários;
• técnicos de biblioteca: apoiar o preparo, o cadastro e a revisão dos registros;
• profissional de tecnologia: manter os sistemas, os índices de busca e a interoperabilidade;
• comissão de indexação: avaliar casos complexos e propor atualizações desta política.

6. Diagnóstico para Indexação

A análise da missão, do acervo e da comunidade usuária demonstra que a BECI necessita de uma indexação de alto nível de especialização. A predominância de literatura científica e técnica exige o reconhecimento de conceitos específicos e a utilização de uma linguagem controlada compatível com a terminologia da Ciência da Informação.

A indexação deverá apresentar grau de detalhamento intermediário ou alto, conforme a tipologia e a relevância do documento. Artigos científicos, teses, dissertações, trabalhos de eventos e dados de pesquisa receberão tratamento mais exaustivo. Obras introdutórias e documentos de caráter geral poderão receber menor número de descritores.

A existência de usuários iniciantes e especializados exige a combinação de descritores específicos com termos gerais e relações de equivalência. A interface deverá apresentar termos preferidos, sinônimos, termos mais amplos, termos mais específicos e termos relacionados. Essa estrutura permitirá que usuários iniciantes naveguem pela terminologia e que pesquisadores obtenham resultados mais precisos.

Espera-se que o uso de linguagem controlada, associado à inclusão de termos livres complementares, aumente a consistência dos registros e reduza problemas provocados por sinonímia, polissemia, variação terminológica e diferenças linguísticas. O impacto esperado é a melhoria do equilíbrio entre revocação e precisão: a representação de diferentes conceitos aumenta a possibilidade de recuperação, enquanto o emprego de descritores específicos reduz a presença de resultados irrelevantes.

6.1 Princípios da política de indexação

A indexação da BECI será orientada pelos seguintes princípios:

• Adequação: os termos deverão representar efetivamente o conteúdo do documento;
• especificidade: será utilizado o descritor mais específico disponível e adequado ao assunto;
• exaustividade: serão representados os assuntos centrais e os assuntos secundários relevantes;
• consistência: documentos sobre assuntos semelhantes deverão receber tratamento equivalente;
• garantia literária: os termos deverão estar fundamentados na literatura incorporada ao acervo;
• garantia de uso: a terminologia empregada pelos usuários deverá ser considerada;
• coerência: as decisões deverão seguir esta política e o manual de indexação;
• atualização: os descritores e procedimentos deverão acompanhar a evolução da área;
• interoperabilidade: os termos e registros deverão favorecer o intercâmbio com outros sistemas;
• orientação para a recuperação: as decisões de indexação deverão considerar seus efeitos nas buscas dos usuários.

6.2 Nível de especificidade

A indexação adotará alto nível de especificidade. O indexador deverá escolher o termo que represente com maior precisão o conceito discutido no documento, evitando a utilização exclusiva de termos excessivamente amplos.

Exemplo:

• utilizar Política de indexação quando esse for o assunto efetivamente tratado;
• evitar utilizar apenas Organização da informação, por ser um termo mais amplo;
• acrescentar o termo geral somente quando ele contribuir para a navegação ou para a recuperação por usuários iniciantes.

Quando não existir um descritor específico no vocabulário controlado, o indexador deverá:

1. selecionar provisoriamente o termo mais próximo;
2. registrar o termo encontrado no documento;
3. encaminhar proposta de inclusão à comissão de indexação;
4. estabelecer, quando pertinente, relações de equivalência, hierarquia e associação.

6.3 Nível de exaustividade

A exaustividade será diferenciada conforme o tipo e a complexidade do documento:

Tipo documental	Número recomendado de descritores	Nível de exaustividade
Livro especializado	5 a 10 descritores	Alto
Livro introdutório ou geral	3 a 6 descritores	Moderado
Capítulo de livro	3 a 7 descritores	Moderado a alto
Artigo científico	4 a 8 descritores	Alto
Tese ou dissertação	6 a 12 descritores	Alto
Trabalho de evento	3 a 7 descritores	Moderado a alto
Relatório técnico	4 a 8 descritores	Alto
Conjunto de dados de pesquisa	5 a 12 descritores	Alto
Material audiovisual	3 a 6 descritores	Moderado

Os números indicados constituem parâmetros orientadores. A quantidade final deverá ser determinada pelo conteúdo, pela extensão e pela complexidade temática do documento. Não deverão ser atribuídos termos apenas para completar uma quantidade mínima.

6.4 Linguagem de indexação

A BECI adotará uma linguagem controlada, pós-coordenada e multilíngue, complementada por termos livres quando necessário. A pós-coordenação permitirá a combinação dos descritores no momento da busca.

A linguagem deverá conter:

• termo preferido;
• termos não preferidos e variantes;
• termo geral;
• termos específicos;
• termos relacionados;
• notas de escopo;
• equivalentes em português, espanhol e inglês;
• identificador permanente do conceito, quando disponível.

O vocabulário será construído e atualizado a partir da terminologia do acervo, das consultas realizadas pelos usuários e de instrumentos reconhecidos na área. Palavras-chave fornecidas pelos autores serão mantidas em campo próprio, mas não substituirão a indexação realizada pela biblioteca.

6.5 Processo de indexação

O processo será desenvolvido nas seguintes etapas:

1. Leitura documentária: exame das partes significativas do documento;
2. Identificação dos conceitos: reconhecimento dos assuntos principais e secundários;
3. Seleção dos conceitos: escolha dos conceitos relevantes para os objetivos da biblioteca e para a comunidade usuária;
4. Tradução: conversão dos conceitos para os descritores da linguagem controlada;
5. Registro: inserção dos descritores e termos complementares nos campos apropriados;
6. Revisão: conferência da especificidade, exaustividade, consistência e adequação;
7. Validação: aprovação do registro e disponibilização no sistema de recuperação.

Na leitura de documentos científicos, deverão ser examinados prioritariamente:

• título e subtítulo;
• resumo;
• palavras-chave do autor;
• introdução;
• objetivos;
• metodologia;
• resultados e discussão;
• conclusões;
• sumário;
• títulos das seções;
• referências relevantes para a compreensão do tema.

O indexador não deverá basear sua decisão exclusivamente no título ou nas palavras-chave fornecidas pelo autor.

6.6 Tratamento dos diferentes documentos

• Livros serão indexados pelo conteúdo geral e pelos temas relevantes identificados no sumário e no texto;
• capítulos serão indexados individualmente quando possuírem registro próprio no sistema;
• artigos serão tratados com base em sua estrutura científica e nos resultados apresentados;
• teses e dissertações receberão descritores sobre objeto, abordagem teórica, método e contexto da pesquisa, quando relevantes;
• dados de pesquisa serão descritos quanto ao tema, método de coleta, população, cobertura geográfica e período;
• documentos interdisciplinares receberão termos das áreas relacionadas, desde que os conceitos estejam efetivamente presentes;
• documentos históricos serão indexados com os termos atuais e, quando necessário, com variantes históricas registradas como termos equivalentes.

6.7 Estratégia de busca e apresentação dos resultados

O sistema permitirá:

• busca simples por palavra;
• busca avançada por título, autor, assunto, resumo, tipo documental e data;
• combinação de descritores com operadores booleanos;
• filtros por idioma, ano, formato, área e tipo de documento;
• navegação pelo vocabulário controlado;
• expansão da busca por sinônimos e termos equivalentes;
• consulta por termos mais amplos, específicos e relacionados;
• ordenação por relevância, data, autor e título;
• apresentação dos descritores utilizados em cada registro;
• exportação das referências em formatos bibliográficos.

Os resultados deverão apresentar título, autoria, data, tipo documental, resumo, descritores, disponibilidade e endereço eletrônico, quando existente.

6.8 Revocação e precisão

A BECI buscará equilíbrio entre revocação e precisão. A indexação mais exaustiva tende a ampliar a quantidade de documentos recuperados, enquanto a maior especificidade dos descritores tende a tornar os resultados mais precisos.

Para buscas exploratórias, o sistema poderá expandir automaticamente a consulta para sinônimos e termos específicos. Nas buscas avançadas, o usuário poderá limitar a recuperação ao descritor exato. As configurações de busca deverão ser avaliadas periodicamente para evitar tanto a recuperação excessiva de documentos irrelevantes quanto a omissão de documentos pertinentes.

6.9 Controle de qualidade e consistência

A qualidade será assegurada mediante:

• uso obrigatório do manual de indexação;
• treinamento inicial e capacitação continuada dos indexadores;
• revisão por pares de registros complexos;
• reuniões periódicas da comissão de indexação;
• controle de autoridades e atualização do vocabulário;
• análise de inconsistências entre documentos semelhantes;
• registro das decisões terminológicas;
• reindexação de conjuntos documentais quando houver alterações significativas no vocabulário;
• coleta de sugestões e reclamações dos usuários.

6.10 Avaliação da política de indexação

A avaliação deverá verificar até que ponto a indexação atende às necessidades da comunidade usuária e influencia positivamente a recuperação da informação.

Serão utilizados os seguintes procedimentos:

• entrevistas e questionários com usuários;
• análise das consultas realizadas no catálogo;
• identificação de buscas sem resultado;
• comparação entre a linguagem utilizada pelos usuários e os descritores do sistema;
• avaliação de precisão e revocação em amostras de buscas;
• análise da consistência entre indexadores;
• verificação do número médio de descritores por tipo documental;
• identificação de termos novos ou ausentes no vocabulário;
• avaliação do tempo entre a incorporação e a indexação dos documentos;
• revisão de documentos com baixa recuperação ou alta incidência de resultados irrelevantes.

6.11 Indicadores de avaliação

Indicador	Finalidade	Periodicidade
Percentual de documentos indexados	Verificar a cobertura do tratamento temático	Mensal
Tempo médio de indexação	Acompanhar a capacidade operacional	Mensal
Média de descritores por registro	Monitorar a exaustividade	Trimestral
Índice de consistência entre indexadores	Avaliar a uniformidade dos registros	Semestral
Buscas sem resultados	Identificar lacunas terminológicas ou documentais	Trimestral
Precisão das buscas avaliadas	Verificar a relevância dos resultados	Semestral
Satisfação dos usuários	Avaliar a adequação do sistema às necessidades	Anual
Termos incluídos ou alterados	Acompanhar a atualização do vocabulário	Semestral

6.12 Revisão da política

Esta política deverá ser revisada a cada dois anos ou quando ocorrerem:

• mudanças significativas no perfil dos usuários;
• incorporação de novos tipos documentais;
• alterações no sistema de gestão da biblioteca;
• adoção de uma nova linguagem documentária;
• identificação de problemas recorrentes na recuperação;
• mudanças na missão ou nos objetivos institucionais;
• avanços tecnológicos relevantes para a indexação.

As alterações deverão ser discutidas pela comissão de indexação, aprovadas pela coordenação da biblioteca e registradas no manual de indexação.

Considerações finais

A política de indexação da BECI constitui um instrumento administrativo e técnico destinado a orientar decisões, reduzir a subjetividade e assegurar a continuidade do tratamento temático. Sua aplicação deverá integrar os objetivos institucionais, as características do acervo, a infraestrutura disponível e as demandas da comunidade usuária.

Conforme os princípios apresentados por Rubi no Capítulo 3, a política deve considerar a cobertura temática, a seleção dos documentos, a exaustividade, a especificidade, a linguagem, a estratégia de busca, a forma de apresentação dos resultados e a avaliação do sistema. De acordo com a proposta de Fujita no Capítulo 8, essas decisões precisam partir do diagnóstico da organização, dos usuários e dos recursos disponíveis, sendo avaliadas por seus efeitos concretos na recuperação da informação.

A política não deve ser entendida como documento definitivo. Ela deverá acompanhar a evolução da Ciência da Informação, as transformações do acervo, as mudanças terminológicas e as novas necessidades dos usuários.