Biblioteca Lucília Minssen

Apresentação

Para Ruby (2012), as políticas de indexação são fundamentais para que o profissional desempenhe seu trabalho da melhor forma possível, auxiliando positivamente de forma racional e objetiva. Seguindo nessa linha, busco por meio da Política de Indexação da Biblioteca Lucília Minssen desenvolver de forma produtiva um documento que sirva de guia para a tomada de decisões do bibliotecário gestor, almejando as melhores decisões possíveis.

Informações da Biblioteca

História

A Biblioteca foi criada no ano 1954, com o nome de Biblioteca Pública Infantil Central, com a finalidade de oferecer um acervo exclusivo de literatura infanto-juvenil e de promover atividades para esse tipo de público. Porém, a inauguração da instituição só ocorreu em 12 de outubro de 1956, em homenagem ao Dia da Criança. A biblioteca foi inicialmente instalada na Praça Dom Feliciano, onde permaneceu até 1959, quando foi transferida para o porão da Biblioteca Pública do Estado, ocupando duas salas apenas. Em 1971, foi renomeada como forma de homenagear sua grande idealizadora, Lucília Minssen. Em 1973, ela foi novamente transferida, desta vez para a sobreloja do Edifício Cândido Godoy, também no Centro Histórico. Em 25 de setembro de 1990, mudou-se para seu endereço atual, nas dependências da Casa de Cultura Mário Quintana, o antigo Hotel Majestic.

Informações institucionais

A Biblioteca Lucília Minssen é uma Instituição Pública, vinculada à Secretaria de Estado da Cultura (Sedac).

Organograma da SEDAC

Localização

A Biblioteca Lucília Minssen está localizada na rua Rua dos Andradas, 736, no 5.° Andar da Casa de Cultura Mário Quintana.

Horário de Atendimento

O horário de atendimento da biblioteca é de terça a sexta-feira das 10h às 17h e aos sábados das 14 às 18h.

Serviços

Os serviços que a Biblioteca Lucília Minssen ofertam são:

• Setor de referência e empréstimo;
• Sala Pé de Pilão (brinquedoteca);
• Sala Lili Inventa o Mundo (espetáculos teatrais);
• Sala Tesouros Juvenis (acervo especial);
• Espaço Yvette Zietlow Duo;
• Setor de Obras Raras e Históricas da Literatura Infantojuvenil;

O espaço Yvette Zietlow Duo é separado pelo Setor de Obras Raras e Históricas da Literatura Infantojuvenil, sendo responsável pela resguarda desses materiais e ofertando consulta guiada.

Equipe

A equipe atualmente é composta pela bibliotecária Ana Maria de Souza e duas estagiárias de biblioteconomia.

Espaço

O espaço onde a Biblioteca Lucília Minssen está situada é no 5.° Andar da Casa de Cultura Mário Quintana. Como mencionado anteriormente, o espaço é composto pelas Salas Pé de Pilão, Lili Inventa o Mundo e Sala de Tesouros Juvenis. Além disso, o acervo da instituição é composto por obras de literatura infantojuvenil com o foco de incentivo à leitura e promoção cultural.

Recursos Financeiros

Os recursos financeiros são providos pela Secretaria da Cultura, tendo essa verba destinada para a aquisição de materiais para complementar o acervo como livros, periódicos e materiais especiais. Além disso, a biblioteca também aceita materiais para complementar o acervo para doação desde que estejam em bom estado e sem danificações na sua estrutura.

Usuários

Os usuários recorrentes são o público infantil e jovem, justamente pela proposta de promoção de cultura e incentivo cultural. Esse público comumente vai acompanhado de seus pais e aproveitam o espaço coletivamente, ajudando a integrar os frequentadores e utilizando os serviços ofertados pela instituição.

Política de Indexação

Introdução

É compreendido que a política de indexação serve como instrumento de auxílio para o bibliotecário responsável pela indexação e catalogação. Sua contribuição acresce na tomada de decisão e poder de escolha a partir dos itens que estão sendo trabalhados. Nesse processo, é possível adotar diretrizes que sirvam como guia, garantindo a individualidade da instituição e a recepção de informação. Por isso, é recomendado que a política seja publicada no site oficial da Biblioteca Lucília Minssen.

Composição do acervo

A composição do acervo da Biblioteca Lucília Minsenn contempla materiais bibliográficos e especiais, abrangendo obras de referência, livros infantis e infanto-juvenis, acervo com obras raras. A Biblioteca utiliza o sistema Pergamum, estando inserido no catálogo bibliográfico online da Rede de Bibliotecas da Prefeitura de Porto Alegre, com sua classificação sendo feita dentro da Classificação Decimal Universal (CDU).

Cobertura temática e de Assuntos

O acervo da Biblioteca Lucília Minsenn contempla obras destinadas para o acervo infantil e infanto-juvenil, aderindo obras regionais e estaduais.

Capacidade de revocação e precisão do sistema

A capacidade de revocação está associada ao número de documentos recuperados relevantes em uma pesquisa em relação ao número total de documentos sobre determinado tema da pesquisa existentes cadastrados em um sistema. A precisão do sistema está associada à capacidade de se evitar documentos que não sejam relevantes ou inúteis. Uma vez relacionadas, quanto mais exaustivamente um sistema de informação indexa seus documentos, maior será a revocação (número de documentos recuperados) na busca e, inversamente proporcional, a precisão será menor. Devem-se empregar os termos em número suficiente para abranger o conteúdo temático do documento da forma mais completa possível. Deverá ser incluído o termo geral, permitindo equilíbrio entre a especificidade e a exaustividade na recuperação dos registros no Pergamum. O número de descritores será determinado de acordo com a quantidade de diferentes assuntos abordados no item e limitado a:

• No mínimo: 1 (um);
• No máximo: 12 (doze) para todo tipo de documento.

Especificidade

O nível de especificidade refere-se tanto a linguagem documentária quanto a unidade de informação que permitem ao bibliotecário catalogador ser específico na determinação de um assunto de um documento. O nível de especificidade é a medida que condiz com a precisão do sistema. A precisão nos sistemas de recuperação da informação se dá a partir da especificidade dos assuntos e no uso de poucos termos durante a indexação. Se o termo escolhido for mais genérico, ocorre dessa forma a perda de especificidade. A especificidade deve ser dada considerando a particularidade dos assuntos desenvolvidos no documento, ou seja, um item que trata de temáticas específicas, será representado com um maior nível de especificidade do que itens que sejam considerados mais gerais. O bibliotecário catalogador deve indexar cada item tão especificamente quanto necessário, representando os principais assuntos abordados no documento e considerando as necessidades informacionais representadas nas estratégias de busca dos usuários.

Exaustividade

O nível de exaustividade corresponde à quantidade de termos de indexação atribuídos a um documento e está diretamente relacionado com a capacidade de revocação dos sistemas. Logo, a quantidade de termos utilizada deve ser determinada pelo bibliotecário para fins de indexação, a fim de padronizar o número de descritores utilizados nos documentos, tendo em vista, por exemplo, a tipologia documentária (livros, teses, dissertações etc.) e o nível de especificidade e exaustividade pretendido pela biblioteca.

Formação do indexador

O profissional que irá trabalhar no processo de indexação da biblioteca precisa ter uma formação voltada para esta área, deve estar familiarizado com os princípios e as técnicas da indexação, além de conhecer profundamente as áreas e temáticas contidas na biblioteca e as diferentes necessidades dos usuários. Logo, parte do indexador participar de capacitações dentro de sua área de atuação, e da biblioteca ser responsável por indicar ou realizar formações complementares para esses profissionais.

Procedimentos relacionados à indexação

Este aspecto diz respeito à descrição de como deve ser realizada a leitura documentária com fins à indexação, como por exemplo, recomendações sobre quais as partes do documento que devem ser lidas e quais aquelas que devem ser evitadas. A Associação Brasileira de Normas Técnicas (1992) estabelece 3 etapas:

• a) Exame do documento e estabelecimento do assunto de seu conteúdo;
• b) Identificação dos conceitos presentes no assunto;
• c) Tradução desses conceitos nos termos de uma linguagem documentária.

Análise conceitual

Nessa etapa o indexador realiza uma leitura técnica em que identifica os elementos importantes de um documento e estabelece o assunto de seu conteúdo. Para tal compreensão, os elementos indicados pela Associação Brasileira de Normas Técnicas a serem analisados são (1992, p. 2):

• título e subtítulo;
• resumo;
• sumário;
• introdução;
• ilustrações, diagramas, tabelas e seus títulos explicativos;
• referências; palavras ou grupo de palavras em destaque (sublinhadas, impressas em tipos diferentes);
• e referências bibliográficas.

Identificação dos conceitos

Nesta segunda etapa, o indexador deve identificar os conceitos essenciais na descrição do assunto, logo, a Associação Brasileira de Normas Técnicas (1992, p. 2) orienta que o mesmo faça as seguintes questões para a obtenção dos mesmo:

• Qual o assunto tratado no documento?
• Como se define o assunto em termos de teorias, hipóteses, etc.?
• O assunto contém uma ação, uma operação, um processo?
• O documento trata do agente dessa ação, operação, processo, etc.?
• O documento se refere a métodos, técnicas e instrumentos especiais?
• Esses aspectos foram considerados no contexto de um local ou ambiente especial?
• Foram identificadas variáveis dependentes ou independentes?
• O assunto foi considerado sob um ponto de vista interdisciplinar? [...]

Tradução

A etapa final se compreende pela conversão dos conceitos obtidos anteriormente em termos de uma linguagem de descrição. Associação Brasileira de Normas Técnicas (1992, p. 3) indica as seguintes práticas:

• Usar descritores já existentes na linguagem de indexação utilizada;
• Para termos que representam novos conceitos, deve-se verificar sua admissibilidade em instrumentos de referência como dicionários, enciclopédias de autoridade, tesauros e tabelas de classificação.

Manual de indexação (elaboração/utilização)

O manual de indexação está alinhado com esta Política de Indexação, servindo como guia prático e padronizado que contempla a questão do tratamento temático da informação, no que diz respeito às suas diretrizes, filosofia e aos seus procedimentos e práticas, a fim de guiar o bibliotecário durante seu serviço. O Manual deve estar à disposição de toda equipe que trabalha no processo de indexação, e pode ser utilizado como ferramenta para treinamentos a novos funcionários e estagiários que efetivamente farão parte deste trabalho.

Linguagem documentária

Este tópico é composto por:

Escolha da linguagem

Linguagem documentária é um conjunto de regras, convenções e vocabulários padronizados utilizados para descrever e representar informações contidas em documentos, facilitando a organização, recuperação e acesso a esses materiais em bibliotecas, centros de informação e sistemas de indexação. A conversão do enunciado temático para a linguagem documentária é feita baseada no Catálogo de Assuntos e na Base de Autoridades da Biblioteca Nacional (BN), que é uma é uma base de dados elaborada a partir de nomes de pessoas, entidades coletivas e eventos relacionados à autoria de obras e assuntos, possuindo terminologia específica que representa todas as áreas de conhecimento. Após a BN, caso necessário também é utilizado a Library of Congress (LC), que disponibiliza suas bases de dados de autoridades na orientação de cabeçalhos de assunto e fornece acesso às versões completa e concisa do Formato MARC 21 para Dados de Autoridade.

Sistemas de classificação

Os sistemas de classificação são conjunto de categorias ou classes que organizam os documentos de acordo com suas características, assuntos ou áreas de conhecimento. Esses sistemas facilitam a localização dos materiais em prateleiras ou em ambientes digitais. Na Biblioteca Lucília Minsenn o sistema de classificação utilizado é a Classificação Decimal Universal (CDU) em todos os tipos de materiais.

Normas de catalogação

Normas de catalogação são conjunto de regras e diretrizes para descrever documentos bibliográficos, incluindo elementos como autor, título, assunto, editora, data, entre outros. A norma utilizada na Biblioteca é o RDA (Resource Description and Access).

Consistência/ Uniformidade

Esse tópico trata de que documentos de um mesmo assunto devem ser analisados e traduzidos conceitualmente de uma mesma maneira, logo, a consistência e a uniformidade são afetadas pelo tamanho do vocabulário utilizado e o número de conceitos representados, sendo necessário evitar indexações excessivamente detalhadas ou irrelevantes e fazer a representação através de termos adequados e relevantes.

Adequação

Este aspecto está relacionado à habilidade do bibliotecário catalogador em determinar o assunto do documento analisado e selecionar os descritores apropriados. O profissional precisa de uma familiaridade com o vocabulário utilizado e a capacidade de identificar os termos mais adequados para representar os conceitos encontrados nos documentos.

Sistema de busca e recuperação por assunto

Esse tópico é composto por:

Avaliação

Este item diz respeito à avaliação do sistema de recuperação da informação feita pelo bibliotecário com o objetivo de determinar o grau de satisfação dos usuários no uso. A avaliação do sistema é realizada por meio de seus usuários e do próprio software a fim de apontar pontos de melhorias ao catálogo online. A avaliação feita por usuários pode ser mensurada através de estudos de usuários, verificando o nível de satisfação da comunidade da biblioteca, se suas necessidades informacionais estão sendo sanadas ou não e o que poderia ser feito para melhorar os serviços e produtos da Biblioteca. Quanto à avaliação realizada pelo sistema, a mesma exige a implementação de um programa de avaliação pela Biblioteca a fim de verificar aspectos como interface de busca, cobertura, revocação e precisão do sistema, além da realização de relatórios no próprio programa de empréstimos a fim de verificar as taxas de empréstimos dos usuários. A avaliação deve sofrer ajustes de acordo com as opiniões dos bibliotecários e usuários.

Campos de assunto do formato MARC

Com a utilização do registro MARC no sistema de recuperação, a política de indexação deve indicar quais campos e subcampos do registro bibliográfico deverão ser do registro bibliográfico deverão ser considerados para a construção de um catálogo

• Número de controle – 001
• Código MARC da Agência Catalogadora - 003
• Data e hora da última atualização - 005
• Campo de Tamanho Fixo - 008
• ISBN - 020
• Número de Controle do Sistema – 035
• Fonte da Catalogação – 040
• Número de Classificação Decimal Universal (CDU) – 080
• Entrada Principal - Nome Pessoal – 100
• Título Principal – 245
• Imprenta (Publicação, Distribuição , etc) – 260
• Descrição Física - 300
• Título de série relacionado - 490
• Nota Geral – 500
• Nota de Bibliografia, etc. – 504
• Assunto – Nome Pessoal – 600
• Assunto - Tópico – 650 ($a, $z, $x)
• Entrada Secundária de Série – Nome Pessoal – 800
• Entrada Secundária de Série – Título Uniforme – 830
• Localização e Acesso Eletrônico – 856

Capacidade de consulta a esmo (browsing) e estratégia de busca

A capacidade de consulta a esmo (browsing) é caracterizada como a necessidade de pensar a respeito da interface dos sistemas de busca, revelando de maneira fácil e direta, a estrutura temática que os organiza. Sendo assim, a visualização da linguagem adotada pelo sistema seria de ótimo uso para o usuário, dessa maneira, seria capaz de compreender a estrutura do assunto que procura.

A sua utilização é o sistema Pergamum, do qual a Biblioteca utiliza através da Rede de Bibliotecas da Prefeitura de Porto Alegre, compartilhando o sistema com as bibliotecas: Biblioteca Pública Municipal Josué Guimarães, Biblioteca do Arquivo Histórico Moysés Vellinho, BPMJG - Ramal 1 - Restinga, Biblioteca do Atelier Livre da PMPA, Biblioteca do Museu de Porto Alegre Joaquim José Felizardo, Museu de Porto Alegre Joaquim José Felizardo, Diretoria de Patrimônio e Memória, Pinacoteca Aldo Locatelli, Pinacoteca Ruben Berta, Centro Cultural Multimeios da Restinga, Centro de Pesquisa Histórica e CEU Restinga. A pesquisa pode ser feita pelo próprio usuário na própria biblioteca, onde também pode ter o auxílio do bibliotecário, ou através do site da Prefeitura Municipal de Porto Alegre.

Pesquisa geral

• Palavra ou índice;
• Ordenação: título, ano de publicação, código de acervo, tipo de obra, idioma, descrição física e referência;
• Buscar por: título, autor, assunto ou livre

Pesquisa avançada

• Buscar por: todos, autores (pessoas), autores (instituições), autores (eventos), título uniforme (séries), assuntos, assunto (geográfico)

Outras pesquisas

• Ordem alfabética;
• Todos os materiais;
• Outros caracteres;
• Buscar por: multimeio, novas aquisições, periódicos, publicações on-line;
• Listar: título, assunto, autor.

Forma de saída dos dados

Este item diz respeito ao formato de apresentação dos resultados de busca aos usuários e qual a influência disso quanto à precisão dos resultados. haver a opção sobre os formatos de apresentação dos resultados, como em fichas catalográficas, referências, formato MARC21 completo ou resumido. No sistema de busca disponibilizado pelo catálogo da Biblioteca Lucília Minsenn, os resultados da pesquisa podem ser apresentados com as opções de ordenação por título, início de produção e fim de produção. Nas informações da obra estão disponíveis: Foto da Obra, Tipo de documento, Nível bibliográfico, Idioma, Nº de Chamada, Autor, Subtítulo, Publicação, Descrição Física, Termos descritores, Entradas secundárias e doador.

Avaliação

É necessário elaborar um modelo para avaliação da política de indexação proposta e já implantada a fim de medir o quanto está sendo eficiente e o nível de qualidade das diretrizes propostas na política existente da biblioteca.. Esse modelo de avaliação de política de indexação será discutido pela equipe da biblioteca para indicação de ajustes e melhorias e também para completar a proposta de diretrizes.