Biblioteca Paulo Lacerda de Azevedo/Manual de indexação

Etapa 1: Seleção

1. Primeiramente, verificar se o livro cumpre com os critérios estabelecidos na política de seleção;
2. Se for doação, verificar se o livro possui alguma avaria;
3. Se o livro cumpre com os critérios da política de seleção e não possuir nenhuma avaria, verificar se já está incorporado ao catálogo da biblioteca. Caso a biblioteca já possua outros exemplares do mesmo livros, encaminhar para os bibliotecários, que poderão incorporar o novo exemplar ao acervo ou colocá-lo no "Pegue e Leve". Caso contrário, encaminhar para a etapa 2.

Etapa 2: Pré-catalogação, catalogação e indexação

Antes dos livros passarem para a catalogação dos bibliotecários, eles deverão ser pré-catalogados pelos técnicos e estagiários. Os campos do PHL e suas respectivas funções estão descritas na política de indexação. Os procedimentos descritos neste manual são adotados para a indexação de obras bibliográficas.

Primeiro passo: entrada

1. Após abrir e logar-se no PHL, clicar em "Entrada" no menu principal.
2. Selecionar a opção "Catálogo" na lista de seleção de base de dados.
3. Clicar em "Confirmar".

Segundo passo: definindo o tipo de documento

1. O campo "Tipo de documento [005]" deve estar preenchido com "Livro".
2. O campo "Nível bibliográfico [006]" deve estar preenchido com "Monográfico".
3. O campo "Tipo de suporte [022]" deve estar preenchido com "Impresso".
4. O campo "Tipo de conteúdo [071]" deve ficar em branco.
5. O campo "Tipo de coleção [026]" deve ficar em branco.

Terceiro passo: definindo elementos de identificação geral

1. O campo "Status do registro [090]" deve estar marcado com “Ocultar”. Marcar como "Apresentar" apenas quando o item já estiver em circulação.
2. O campo “Tipo de documento [005]” deve estrar preenchido com “Livro”.
3. O campo "Nível bibliográfico [006]” deve estar preenchido com “Monográfico”.
4. O campo “Tipo de suporte [022]” deve estar preenchido com "Impresso".
5. O campo “Tipo de conteúdo [071]” deve ficar em branco.
6. O campo “Tipo de coleção [026]” deve ser preenchido com "Livros".
7. O campo "Divulgar [029]” deve estar marcado com “Sim”.
8. O campo “Total de volumes [027]” deve ser deixado em branco.
9. Os campos "Classificação [003]” e "Cutter/PHA [103]” devem ser preenchidos exclusivamente pelos bibliotecários. Os procedimentos a serem adotados constam na política de indexação.

Quarto passo: nível monográfico

1. Campo "Autor(es) [016]": preencher de acordo com o padrão "SOBRENOME, Nome". Exemplo: Eric Hobsbawm → HOBSBAWM, Eric. Nomes que exprimem grau parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto e Netto, são considerados parte integrante do último sobrenome. Exemplos: Daniel Aarão Reis Filho → REIS FILHO, Daniel Aarão; José Ferreira Neto → FERREIRA NETO, José.
2. Quando houver indicação explícita de responsabilidade pelo conjunto da obra, em coletânea de vários autores, registra-se o nome do responsável, seguido da abreviatura correspondente ao tipo de participação entre parênteses. Exemplo: BETHELL, Leslie (Org.). Principais abreviaturas: (Org.) – Organizador; (Coord.) – Coordenador; (Ed.) – Editor; (Comp.) – Compilador.
3. As abreviaturas devem ser colocadas da seguinte forma: 1) Até três organizadores, sempre no último nome, no plural e entre parênteses: FERREIRA, Jorge Luis; DELGADO, Lucília de Almeida Neves (Orgs.); 2) Quando forem mais de três organizadores, a abreviatura vai no primeiro, no singular e entre parênteses: GRIJÓ, Luiz Alberto (Org.); KUHN, Fábio; GUAZZELLI, Cesar Augusto Barcellos; NEUMANN, Eduardo Santos.
4. Campo "Autor coletivo [017]": preencher com o nome da entidade responsável pela autoridade intelectual do documento, na forma direta e em caixa alta. Havendo mais de uma entidade responsável, elas deverão ser registradas uma em cada linha da caixa de texto do formulário e em caixa alta. Sendo entidades hierárquicas, colocar a primeira em caixa alta e as demais subalternas somente como iniciais maiúsculas. Exemplo: BRASIL. Ministério da Saúde. Secretaria Nacional de Assistência à Saúde.
5. Campo "Título [018]": preencher o título somente com a inicial maiúscula, mantendo em maiúsculo as siglas e as iniciais de nomes próprios.
6. Campo "Subtítulo [181]": preencher todas as palavras em letras minúsculas, mantendo em maiúsculas as siglas e iniciais de nomes próprios.
7. Campo "Edição [063]": preencher a edição de forma abreviada, inclusive as indicações de revisão e ampliação. Quando for a primeira edição da obra, deixar o campo em branco. Quando forem livros em inglês, usar as abreviaturas ordinais em inglês: 2nd, 3rd, 4th, 5th, 10th, 15th.
8. Campo "Total de páginas [020]": registrar o número de páginas total do livro, sem acréscimo da letra “p.”.
9. Campo "Título da série [030]": deverá ser preenchido com os títulos das séries e coleções, somente com a primeira letra maiúscula e, caso haja, as siglas e iniciais dos nomes próprios. Quando houver indicativo da numeração da série e/ou coleção, separar do título por ponto e vírgula.
10. Campo "ISBN [069]": preencher o número na forma em que aparece na publicação, omitindo o prefixo “ISBN”, os traços, os pontos e os espaços vazios. O ISBN será sempre composto por 10 ou 13 números.
11. Campo "Cidade de publicação [066]": preencher com o nome da cidade onde foi publicado, produzido ou gravado o documento. Quando a cidade não for conhecida, preencher com a abreviatura de sine loco: [S.l.].
12. Campo "Editora [062]": preencher com o nome da editora, produtora, gravadora ou empresa responsável pela publicação do documento. Não havendo essa informação, escrever a abreviatura de sine nome: [s.n.].
13. Campo "Data de publicação [064]": preencher com o ano de publicação do documento. Se o ano for desconhecido preencher com as datas aproximadas, como nos seguintes exemplos: [1999 ou 2000] – um ano ou outro; [2008?] – data provável (quando se sabe a data certa do documento, mas ela não foi retirada do documento); [ca. 2008] – data aproximada; [c2008] – data de copyright; [199-] – década certa; [19--] – século certo.
14. Campo "Data padronizada [065]": preencher no padrão ISO AAAAMMDD. Para livros, os números correspondes ao mês e dia serão sempre 0000. Exemplo de preenchimento: 20060000

Quinto passo: informações complementares

1. Campo "Idioma do texto [040]": selecionar o(s) idioma(s) em que o texto está escrito.
2. Campo "Capa [060]": preencher com o endereço "http://ufcspa.phlnet.com.br/capas/tombo.jpg", substituindo a palavra "tombo" pelo número de tombo atribuído ao primeiro exemplar do livro, após inserir a imagem de capa no PHL.

Sexto passo: descrição de conteúdo

Trata-se da classificação e indexação dos livros. Tais procedimentos devem ser feito exclusivamente pelos bibliotecários e constam na política de indexação.

Etapa 3: Tombo e preparo do material para circulação

1. Após a entrada de um item no sistema, tombar e fornecer as seguintes informações: número do tombo, data da aquisição e procedência (compra, doação, permuta).
2. Inserir adesivo com código de barras e número do tombo, preferencialmente na primeira folha após a capa.
3. Marcar os itens com os carimbos da instituição e inserir dispositivo de segurança.
4. Confeccionar etiquetas informando a localização do livro (CDD e Cutter) e o número do tombo.
5. Afixar a etiqueta na lombada.
6. Mudar o status do item no sistema para "Circulante" ou "Consulta local". O campo "Status do registro [090]" deve ser alterado de "Ocultar" para "Apresentar".
7. Colocar o item na estante.