Biblioteca TRF4

Apresentação

Segundo Ruby (2012, p. 171), “a política de indexação deve servir como subsídio para a organização do conhecimento no catálogo, atuando como guia para o bibliotecário no momento da determinação dos assuntos dos documentos descritos nesses registros.” Logo, este trabalho é uma proposta de política de indexação para a Biblioteca do Capitólio, com a finalidade de servir como um guia norteador de tomada de decisões ao profissional bibliotecário, levando em consideração as individualidades e características da instituição, seus serviços oferecidos, usuários e necessidades.

Informações da Biblioteca

História

A Cinemateca Capitólio é um centro cultural dedicado à conteúdo audiovisual, com a missão de conservar, guardar e promover a história do audiovisual e do cinema no estado do Rio Grande do Sul, possuindo materiais relacionados à cinematografia nacional e gaúcha. O espaço localiza-se em um prédio tombado pelo município e pelo Estado que acomodou o Cine-Theatro Capitólio entre os anos de 1928 e 1994, posteriormente restaurado. Em 27 de março de 2015 foi inaugurado como “Cinemateca Capitólio” em dedicação à arte cinematográfica.

Informações institucionais

A Cinemateca Capitólio é uma Instituição Pública, vinculada à Secretária Municipal de Cultura de Porto Alegre (SMC) em cooperação com a Fundação Cinema RS. A responsabilidade legal da administração fica a cargo da Fundação Cinema RS (FUNDACINE), enquanto a Prefeitura se compromete em garantir um número mínimo de profissionais e custos para o funcionamento da Cinemateca. A Cinemateca possui administração independente, subordinada ao seu estatuto e ao seu conselho gestor, com a orientação das ações e contribuições do setor da instituição feitas por um Conselho Consultivo.

Missão, visão e valores

• Visão: a Cinemateca Capitólio pretende ser percebida como referência nacional e internacional no trabalho de prospecção, preservação, pesquisa e difusão da memória audiovisual.
• Missão: preservar, proteger e promover a memória do audiovisual gaúcho e brasileiro, em um espaço de difusão e promoção desse conteúdo.
• Valores: compromisso com a preservação da memória audiovisual do Estado; valorização da memória audiovisual e internacional; defesa do patrimônio material e imaterial; defesa da diversidade cultural das expressões artísticas; compromisso com a formação do público; dar acessibilidade dos bens culturais ao cidadão; seriedade; transparência; ética; valorização dos agentes, parceiros e funcionários.

Organograma da SMCEC

Organograma do CDMC

Localização

A Cinemateca Capitólio está localizada na Rua Demétrio Ribeiro, 1085 no Centro Histórico de Porto Alegre.

Horário de Atendimento

A Biblioteca do Capitólio funciona de terça a sexta, das 14h às 17h30.

Serviços

Dentre os serviços e atividades desenvolvidas no local, estão:

• Consulta on-line;
• Sala de pesquisa;
• Visita guiada
• Exposições.

O atendimento à pesquisa possui dois espaços de atendimento (um para pesquisa de material bibliográfico e documental e outro para pesquisa de filmes em vídeo.), oferecendo levantamentos bibliográficos e arquivísticos para pesquisas; desenvolvimento de pesquisas históricas (históricos e cronologias); desenvolvimento de exposições históricas e/ou temáticas sobre o cinema e disponibilização da informação em banco de dados e imagens.

Equipe

No ano de 2023 a Biblioteca está sendo coordenada pela bibliotecária Tânia Garcia Oliveira de Souza e também possui uma estagiária de biblioteconomia. Além dessas duas funcionárias, a Biblioteca, por ser um Centro de Documentação e Memória, divide o espaço com a arquivista e mais três estagiários de arquivologia.

Espaço

O Centro de Documentação e Memória Capitólio, localizado no terceiro andar do prédio, possui foco em quatro eixos: acervo audiovisual; acervo documental; atendimento à pesquisa; e difusão da informação. O CDMC é composto por: biblioteca especializada na área de cinema; acervo arquivístico; acervo de filmes em películas; acervo de filmes em vídeos (VHS, DVDs, Blu-Ray, DCP, etc.); acervo de peças históricas; acervo de cartazes; e salas de pesquisa de vídeos. O espaço da Biblioteca possui duas salas de pesquisa, uma sala de tratamento técnico de filmes e três salas de arquivos para guarda de filmes.

Recursos Financeiros

Os recursos orçamentários para aquisição de livros, periódicos e materiais especiais deverão ser de fontes diferentes. No que diz respeito aos livros, quando for possível, será solicitado a cada ano a abertura de evento licitatório da qual participarão as empresas que possuem registro de preços na Prefeitura de Porto Alegre e que fornecerá os livros nacionais e estrangeiros,para aquisição pelo período de um ano. Para este fim poderá ser destinada uma verba específica na Cinemateca. As assinaturas de periódicos e os materiais especiais, tais como DVDs e Blue-Ray, por sua vez, não possuem orçamento específico para este fim.

Usuários

Os usuários em sua maioria são homens mais velhos, de classe média alta, moradores da região e pesquisadores na área de cinema. Esses pesquisadores vêm em busca de material para TCCs, mestrados, doutorados, além de escritores da área cinematográfica. Os maiores interesses desses integrantes vem por obras do cinema brasileiro, cinema gaúcho, estética do cinema e informações sobre cineastas específicos. Os materiais menos buscados na Biblioteca são os de referência, dicionários e manuais.

Política de Indexação

Introdução

A política de indexação serve como um guia norteador para auxiliar o profissional indexador/catalogador na tomada de decisões que deverá ser feita durante o processo de indexação/ catalogação de assunto através da adoção de diretrizes para nortear esse processo, garantindo a personalização do catálogo da instituição e a individualização da recepção da informação pelo usuário. A política deveria ser publicada no site da Cinemateca na seção de “acervos” junto com seu histórico.

Composição do acervo

A composição do acervo do CDMC contempla materiais bibliográficos e especiais, abrangendo obras de referência, livros, periódicos, catálogos de evento e multimeios, além de dar subsídio às áreas de interesse das atividades fim e administrativas da Cinemateca, às atividades de pesquisa desenvolvidas na comunidade, além de preservar a memória do cinema de modo geral. A Biblioteca utiliza o sistema Pergamum, estando inserido no catálogo bibliográfico online da Rede de Bibliotecas da Prefeitura de Porto Alegre, com sua classificação sendo feita dentro da Classificação Decimal Universal (CDU).

Cobertura temática e de Assuntos

O acervo bibliográfico do CDMC possui seu acervo concentrado nas áreas de Cinema com ênfase em cinema gaúcho e brasileiro. A partir de dados retirados do catálogo bibliográfico online da Rede de Bibliotecas da Prefeitura de Porto Alegre dentro da unidade de informação do CDMC, abaixo estão descritos a distribuição do acervo identificados a partir dos critérios de assunto, classe dentro da Classificação Decimal Universal (CDU), número de títulos e percentual.

Capacidade de revocação e precisão do sistema

A capacidade de revocação está associada ao número de documentos recuperados relevantes em uma pesquisa em relação ao número total de documentos sobre determinado tema da pesquisa existentes cadastrados em um sistema. A precisão do sistema está associada à capacidade de se evitar documentos que não sejam relevantes ou inúteis. Uma vez relacionadas, quanto mais exaustivamente um sistema de informação indexa seus documentos, maior será a revocação (número de documentos recuperados) na busca e, inversamente proporcional, a precisão será menor. Devem-se empregar os termos em número suficiente para abranger o conteúdo temático do documento da forma mais completa possível. Deverá ser incluído o termo geral, permitindo equilíbrio entre a especificidade e a exaustividade na recuperação dos registros no Pergamum. O número de descritores será determinado de acordo com a quantidade de diferentes assuntos abordados no item e limitado a:

• No mínimo: 1 (um);
• No máximo: 12 (doze) para todo tipo de documento.

Especificidade

O nível de especificidade refere-se tanto a linguagem documentária quanto a unidade de informação que permitem ao bibliotecário catalogador ser específico na determinação de um assunto de um documento. O nível de especificidade é a medida que condiz com a precisão do sistema. A precisão nos sistemas de recuperação da informação se dá a partir da especificidade dos assuntos e no uso de poucos termos durante a indexação. Se o termo escolhido for mais genérico, ocorre dessa forma a perda de especificidade. A especificidade deve ser dada considerando a particularidade dos assuntos desenvolvidos no documento, ou seja, um item que trata de temáticas específicas, será representado com um maior nível de especificidade do que itens que sejam considerados mais gerais. O bibliotecário catalogador deve indexar cada item tão especificamente quanto necessário, representando os principais assuntos abordados no documento e considerando as necessidades informacionais representadas nas estratégias de busca dos usuários.

Exaustividade

O nível de exaustividade corresponde à quantidade de termos de indexação atribuídos a um documento e está diretamente relacionado com a capacidade de revocação dos sistemas. Logo, a quantidade de termos utilizada deve ser determinada pelo bibliotecário para fins de indexação, a fim de padronizar o número de descritores utilizados nos documentos, tendo em vista, por exemplo, a tipologia documentária (livros, teses, dissertações etc.) e o nível de especificidade e exaustividade pretendido pela biblioteca.

Formação do indexador

O profissional que irá trabalhar no processo de indexação da biblioteca precisa ter uma formação voltada para esta área, deve estar familiarizado com os princípios e as técnicas da indexação, além de conhecer profundamente as áreas e temáticas contidas na biblioteca e as diferentes necessidades dos usuários. Logo, parte do indexador participar de capacitações dentro de sua área de atuação, e da biblioteca ser responsável por indicar ou realizar formações complementares para esses profissionais.

Procedimentos relacionados à indexação

Este aspecto diz respeito à descrição de como deve ser realizada a leitura documentária com fins à indexação, como por exemplo, recomendações sobre quais as partes do documento que devem ser lidas e quais aquelas que devem ser evitadas. A Associação Brasileira de Normas Técnicas (1992) estabelece 3 etapas:

• a) Exame do documento e estabelecimento do assunto de seu conteúdo;
• b) Identificação dos conceitos presentes no assunto;
• c) Tradução desses conceitos nos termos de uma linguagem documentária.

Análise conceitual

Nessa etapa o indexador realiza uma leitura técnica em que identifica os elementos importantes de um documento e estabelece o assunto de seu conteúdo. Para tal compreensão, os elementos indicados pela Associação Brasileira de Normas Técnicas a serem analisados são (1992, p. 2):

• título e subtítulo;
• resumo;
• sumário;
• introdução;
• ilustrações, diagramas, tabelas e seus títulos explicativos;
• referências; palavras ou grupo de palavras em destaque (sublinhadas, impressas em tipos diferentes);
• e referências bibliográficas.

Identificação dos conceitos

Nesta segunda etapa, o indexador deve identificar os conceitos essenciais na descrição do assunto, logo, a Associação Brasileira de Normas Técnicas (1992, p. 2) orienta que o mesmo faça as seguintes questões para a obtenção dos mesmo:

• Qual o assunto tratado no documento?
• Como se define o assunto em termos de teorias, hipóteses, etc.?
• O assunto contém uma ação, uma operação, um processo?
• O documento trata do agente dessa ação, operação, processo, etc.?
• O documento se refere a métodos, técnicas e instrumentos especiais?
• Esses aspectos foram considerados no contexto de um local ou ambiente especial?
• Foram identificadas variáveis dependentes ou independentes?
• O assunto foi considerado sob um ponto de vista interdisciplinar? [...]

Tradução

A etapa final se compreende pela conversão dos conceitos obtidos anteriormente em termos de uma linguagem de descrição. Associação Brasileira de Normas Técnicas (1992, p. 3) indica as seguintes práticas:

• Usar descritores já existentes na linguagem de indexação utilizada;
• Para termos que representam novos conceitos, deve-se verificar sua admissibilidade em instrumentos de referência como dicionários, enciclopédias de autoridade, tesauros e tabelas de classificação.

Manual de indexação (elaboração/utilização)

O manual de indexação está alinhado com esta Política de Indexação, servindo como guia prático e padronizado que contempla a questão do tratamento temático da informação, no que diz respeito às suas diretrizes, filosofia e aos seus procedimentos e práticas, a fim de guiar o bibliotecário durante seu serviço. O Manual deve estar à disposição de toda equipe que trabalha no processo de indexação, e pode ser utilizado como ferramenta para treinamentos a novos funcionários e estagiários que efetivamente farão parte deste trabalho.

Linguagem documentária

Este tópico é composto por:

Escolha da linguagem

Linguagem documentária é um conjunto de regras, convenções e vocabulários padronizados utilizados para descrever e representar informações contidas em documentos, facilitando a organização, recuperação e acesso a esses materiais em bibliotecas, centros de informação e sistemas de indexação. A conversão do enunciado temático para a linguagem documentária é feita baseada no Catálogo de Assuntos e na Base de Autoridades da Biblioteca Nacional (BN), que é uma é uma base de dados elaborada a partir de nomes de pessoas, entidades coletivas e eventos relacionados à autoria de obras e assuntos, possuindo terminologia específica que representa todas as áreas de conhecimento. Após a BN, caso necessário também é utilizado a Library of Congress (LC), que disponibiliza suas bases de dados de autoridades na orientação de cabeçalhos de assunto e fornece acesso às versões completa e concisa do Formato MARC 21 para Dados de Autoridade.

Sistemas de classificação

Os sistemas de classificação são conjunto de categorias ou classes que organizam os documentos de acordo com suas características, assuntos ou áreas de conhecimento. Esses sistemas facilitam a localização dos materiais em prateleiras ou em ambientes digitais. Na Biblioteca do Capitólio o sistema de classificação utilizado é a Classificação Decimal Universal (CDU) em todos os tipos de materiais, porém no se não forem livros, há uma especificação abreviada na frente do número de chamada indicando qual o material: Periódicos: PERI Catálogo: CAT+sigla da cidade,estado ou país do catálogo Folhetos: FOL Livro online: ONLINE Para dissertações não há uma abreviação, então a autora dessa política indica a abreviação DISS na frente do número de chamada.

Normas de catalogação

Normas de catalogação são conjunto de regras e diretrizes para descrever documentos bibliográficos, incluindo elementos como autor, título, assunto, editora, data, entre outros. A norma utilizada na Biblioteca é o RDA (Resource Description and Access).

Consistência/ Uniformidade

Esse tópico trata de que documentos de um mesmo assunto devem ser analisados e traduzidos conceitualmente de uma mesma maneira, logo, a consistência e a uniformidade são afetadas pelo tamanho do vocabulário utilizado e o número de conceitos representados, sendo necessário evitar indexações excessivamente detalhadas ou irrelevantes e fazer a representação através de termos adequados e relevantes.

Adequação

Este aspecto está relacionado à habilidade do bibliotecário catalogador em determinar o assunto do documento analisado e selecionar os descritores apropriados. O profissional precisa de uma familiaridade com o vocabulário utilizado e a capacidade de identificar os termos mais adequados para representar os conceitos encontrados nos documentos.

Sistema de busca e recuperação por assunto

Esse tópico é composto por:

Avaliação

Este item diz respeito à avaliação do sistema de recuperação da informação feita pelo bibliotecário com o objetivo de determinar o grau de satisfação dos usuários no uso. A avaliação do sistema é realizada por meio de seus usuários e do próprio software a fim de apontar pontos de melhorias ao catálogo online. A avaliação feita por usuários pode ser mensurada através de estudos de usuários, verificando o nível de satisfação da comunidade da biblioteca, se suas necessidades informacionais estão sendo sanadas ou não e o que poderia ser feito para melhorar os serviços e produtos da Biblioteca. Quanto à avaliação realizada pelo sistema, a mesma exige a implementação de um programa de avaliação pela Biblioteca a fim de verificar aspectos como interface de busca, cobertura, revocação e precisão do sistema, além da realização de relatórios no próprio programa de empréstimos a fim de verificar as taxas de empréstimos dos usuários. A avaliação deve sofrer ajustes de acordo com as opiniões dos bibliotecários e usuários.

Campos de assunto do formato MARC

Com a utilização do registro MARC no sistema de recuperação, a política de indexação deve indicar quais campos e subcampos do registro bibliográfico deverão ser do registro bibliográfico deverão ser considerados para a construção de um catálogo

• Número de controle – 001
• Código MARC da Agência Catalogadora - 003
• Data e hora da última atualização - 005
• Campo de Tamanho Fixo - 008
• ISBN - 020
• Número de Controle do Sistema – 035
• Fonte da Catalogação – 040
• Número de Classificação Decimal Universal (CDU) – 080
• Entrada Principal - Nome Pessoal – 100
• Título Principal – 245
• Imprenta (Publicação, Distribuição , etc) – 260
• Descrição Física - 300
• Título de série relacionado - 490
• Nota Geral – 500
• Nota de Bibliografia, etc. – 504
• Assunto – Nome Pessoal – 600
• Assunto - Tópico – 650 ($a, $z, $x)
• Entrada Secundária de Série – Nome Pessoal – 800
• Entrada Secundária de Série – Título Uniforme – 830
• Localização e Acesso Eletrônico – 856

Capacidade de consulta a esmo (browsing) e estratégia de busca

A capacidade de consulta a esmo (browsing) diz respeito à interface de busca dos sistemas utilizados para a recuperação da informação, principalmente sobre a estrutura temática que os organiza, enquanto a estratégia de busca diz respeito sobre a forma a definir se a busca no sistema será feita pelo bibliotecário ou pelo próprio usuário. Uma sugestão seria permitir a visualização da linguagem adotada pelo sistema de recuperação da informação pelo usuário no momento da busca. Dessa forma, o usuário poderia conhecer a estrutura hierárquica do assunto que procura, podendo ir do mais genérico ao mais específico, garantindo melhor relevância nos resultados de sua pesquisa.

O catálogo bibliográfico pode ser acessado por duas opções. O primeiro é pelo ”Acervo Capitólio”, disponibilizado na página da Cinemateca Capitólio, que é um sistema de busca e recuperação da informação direcionado à busca direta. As opções de filtro disponíveis dentro do acervo bibliográfico nesse sistema são:

• Subcategorias (Catálogo de evento, Folhetos, Livros, Periódicos e Repositório digital em cinema);
• Séries
• Palavras-Chave (Título, Direção, Produção, Companhia produtora,Autor, Classe, Distribuidora, Fotografia, Gênero, Música e Local de produção);
• Ano (1900-2023).

A segunda opção é o sistema Pergamum, do qual a Biblioteca utiliza através da Rede de Bibliotecas da Prefeitura de Porto Alegre, compartilhando o sistema com as bibliotecas: Biblioteca Pública Municipal Josué Guimarães, Biblioteca do Arquivo Histórico Moysés Vellinho, BPMJG - Ramal 1 - Restinga, Biblioteca do Atelier Livre da PMPA, Biblioteca do Museu de Porto Alegre Joaquim José Felizardo, Museu de Porto Alegre Joaquim José Felizardo, Diretoria de Patrimônio e Memória, Pinacoteca Aldo Locatelli, Pinacoteca Ruben Berta, Centro Cultural Multimeios da Restinga, Centro de Pesquisa Histórica e CEU Restinga. A pesquisa pode ser feita pelo próprio usuário na própria biblioteca, onde também pode ter o auxílio do bibliotecário, ou através do site da Prefeitura Municipal de Porto Alegre. Para acessar apenas o acervo da Biblioteca do Capitólio, o usuário ou bibliotecário deve primeiramente escolher a opção “Centro de Documentação e Memória Capitólio” na opção de busca “Unidade de informação”. Após isso, as opções de busca disponíveis nesse sistema de busca são:

Pesquisa geral

• Palavra ou índice;
• Ordenação: título, ano de publicação, código de acervo, tipo de obra, idioma, descrição física e referência;
• Buscar por: título, autor, assunto ou livre (a opção livre é uma estratégia na qual o Pergamum busca em todos os campos do Marc).

Pesquisa avançada

• Tipo de termo: por palavras, exatamente igual ou inicia com;
• Ano de publicação, com as opções: =, >, < ou Entre;
• Lugar de publicação;
• Idioma;
• Localização interna, com a opção: Biblioteca Virtual - Somente formato digital;
• Descrição física do material;
• Ordenação: título, ano de publicação, código de acervo, tipo de obra, idioma, descrição física e referência.

Autoridades

• Buscar por: todos, autores (pessoas), autores (instituições), autores (eventos), título uniforme (séries), assuntos, assunto (geográfico).

Outras pesquisas

• Ordem alfabética;
• Todos os materiais;
• Outros caracteres;
• Buscar por: multimeio, novas aquisições, periódicos, publicações on-line;
• Listar: título, assunto, autor.

Forma de saída dos dados

Este item diz respeito ao formato de apresentação dos resultados de busca aos usuários e qual a influência disso quanto à precisão dos resultados. haver a opção sobre os formatos de apresentação dos resultados, como em fichas catalográficas, referências, formato MARC21 completo ou resumido. No sistema de busca ”Acervo Capitólio”, disponibilizado na página da Cinemateca Capitólio, os resultados da pesquisa podem ser apresentados com as opções de ordenação por título, início de produção e fim de produção. Nas informações da obra estão disponíveis: Foto da Obra, Tipo de documento, Nível bibliográfico, Idioma, Nº de Chamada, Autor, Subtítulo, Publicação, Descrição Física, Termos descritores, Entradas secundárias e doador. No sistema Pergamum da Rede de Bibliotecas da Prefeitura de Porto Alegre, o nível “estratégia de busca” traz várias opções de apresentação dos resultados da pesquisa como por tipologia, ordenação de data, ordem alfabética, entre outros, onde é possível definir a apresentação dos resultados. Como forma de saída dos dados pesquisados, o usuário conta com uma lista que contempla várias informações, podendo ser visualizado em 20, 30, 40 ou 50 registros por página por opção do usuário. As obras contam com detalhes como: foto da obra, o título, ano, tipo de obra, autor, editora, ano, número de páginas, ISBN, número de chamada, forma variante do título, exemplares, campos MARC, opção para reserva, dados estatísticos de acesso ao acervo, nº do acervo.

Avaliação

É necessário elaborar um modelo para avaliação da política de indexação proposta e já implantada a fim de medir o quanto está sendo eficiente e o nível de qualidade das diretrizes propostas na política existente da biblioteca.. Esse modelo de avaliação de política de indexação será discutido pela equipe da biblioteca para indicação de ajustes e melhorias e também para completar a proposta de diretrizes. A avaliação da política de indexação da Biblioteca deve ser feita primeira e especificamente pela bibliotecária da Biblioteca do Capitólio, prevendo a avaliação e sugestões de melhorias das diretrizes e procedimentos relacionados à indexação, bem como de uso do sistema ou subsistemas, sendo uma das sugestões a realização da mesma através de avaliações feitas através de feedbacks dos usuários, referentes ao sistema de busca e recuperação

Referências

ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS – ABNT. NBR 12676: métodos para análise de documentos: determinação de seus assuntos e seleção de termos de indexação: procedimento. Rio de Janeiro, 1992.

RUBI, Milena Polsinelli. Proposta para implantação de política de indexação em bibliotecas. In: GIL LEIVA, Isidoro; FUJITA, Mariângela Spotti Lopes. Política de indexação. São Paulo : Cultura Acadêmica; Marília: Oficina Universitária, 2012. p. 171-186.