Apresentação

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

Sobre a Unidade de Informação

O Departamento de Informações Oficiais (DINFO) trata-se de um serviço de informação e documentação especializado com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE), conforme o Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025.

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

História

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025, a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o Diário Oficial do Estado, disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

Vinculação institucional

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervo de atos oficiais, conforme o Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025.

Missão

O Departamento de Informações Oficiais (DINFO) possui como missão apoiar as atividades da Casa Civil por meio do assessoramento informacional ao Governo do Estado, especialmente no tratamento, organização e recuperação de atos oficiais e informações de caráter legislativo e administrativo.

Competências

Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025, à DINFO compete:

I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;

II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;

III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;

IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;

V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;

VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e

VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.

Perfil dos usuários

São atendidos dois tipos de usuários:

Externos: público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

Internos: setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

Serviços

A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na Carta de Serviços.

Os principais serviços oferecidos são:

Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais: realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário;

Atendimento e orientação no uso do DOE-e: suporte aos usuários na consulta e navegação no DOE-e, auxiliando na localização de informações;

Envio de nominatas atualizadas: disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual;

Levantamentos temáticos em legislação: elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

Contato

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

E-mail: informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

Recursos

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

Recursos humanos

A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

Recursos tecnológicos

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo Pergamum (versão 10.10.11).

Recursos materiais

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

Recursos financeiros

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

Acervo

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:
- Coletâneas de 1835 a 2007;
- Coleção de autógrafos;
- Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;
- Coleção de coletâneas temáticas em legislação;
Documentação institucional do Estado do RS;
Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o DOE-e, porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da PROCERGS. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

Política de Indexação

Público-alvo

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

Composição do acervo

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

Cobertura temática

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

Seleção e aquisição

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do DOE-e. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a Casa Civil e para os objetivos do DINFO.

Critérios de inclusão

Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

Critérios de exclusão

Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

Formação do indexador

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

Processo de indexação

Análise conceitual

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

Identificação dos conceitos

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

Tradução

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando os termos autorizados, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

Linguagem documentária

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

Escolha da linguagem: vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

Consistência e uniformidade: uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

Adequação: termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

Regras de normalização terminológica:
- uso de termos autorizados;
- controle de remissivas;
- padronização de siglas e nomes institucionais;
- atualização periódica do vocabulário.

Níveis de indexação

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

Exaustividade

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:

Leis e decretos: alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários: exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

Especificidade

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

Manual de indexação

O DINFO mantém um manual de indexação que estabelece diretrizes e procedimentos para a representação temática dos documentos. Esse instrumento orienta a prática dos indexadores, assegurando padronização e coerência na atribuição de termos. Deve estar alinhado a esta política e ser atualizado periodicamente.

Sistema de busca e recuperação

Avaliação do sistema

A avaliação do sistema de busca e recuperação possui como objetivo verificar sua eficiência na recuperação de informações relevantes, considerando as necessidades informacionais dos usuários. Esse processo pode ser realizado por meio de testes de busca conduzidos tanto pela equipe técnica quanto pelos próprios usuários, utilizando consultas reais ou simuladas.

São observados aspectos como a pertinência dos resultados, a facilidade de localização dos documentos, o funcionamento dos filtros e a correspondência entre os termos de indexação e os resultados recuperados. Os resultados dessas avaliações subsidiam ajustes na indexação, na linguagem documentária e nas estratégias de busca, visando ao aprimoramento contínuo do sistema.

Campos de assunto

Na descrição dos documentos dentro do sistema Pergamum, utilizam-se prioritariamente os seguintes campos do padrão MARC21:

110 $a Autor - Jurisdição
245 $a Título
246 $a Título variante
260 $a Local de publicação
260 $b Editora, gráfica, etc.
260 $c Ano de publicação
264 #c Produção (data de assinatura)
264 #c Publicação (no DOE-e)
500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
520 $a Ementa
650 $a Assunto
700 $a Signatário
700 $d Datas associadas
700 $e Termo explicativo
773 $t Nome do periódico
773 $d Local de publicação
773 $g Ano, número, paginação e data
773 $w Nº controle de registro
856 $z Nota de acesso público (R)
856 $u Endereço eletrônico
984 $z Referência legislativa
984 $t Título do ato
984 $w Nºcontrole registro
984 $a Artigos alterados / referenciados
985 $z Legislação federal correlata
985 $u Endereço eletrônico

Estratégia de busca e consulta a esmo

O sistema permite que o usuário consulte a base de forma livre através de dois tipos de pesquisa principais:

Pesquisa Geral: oferece um campo de busca e disponibiliza os filtros: livre, título, autor, assunto, código do acervo e tipo de obra.

Pesquisa Avançada: é mais detalhada, disponibilizando, além dos mesmos filtros da Pesquisa Geral, a possibilidade de pesquisar mais de um termo simultaneamente e outros formas de especificar ainda mais a busca.

Posteriormente à busca, a base possibilita refinar a pesquisa através de outros filtros, que incluem tipo de atos, ano de publicação e signatário.

Forma de saída dos dados

Os resultados de busca são apresentados em interface digital, de forma estruturada, indicando o total de registros recuperados. O sistema oferece diferentes modos de exibição (padrão ou referência), permitindo maior ou menor detalhamento das informações

Os resultados podem ser organizados por diferentes critérios, como título, ano de publicação, código de acervo e tipo de obra, além da definição do número de itens por página. O sistema também disponibiliza filtros para refinamento da busca, contribuindo para maior precisão na recuperação.

Além disso, utiliza recursos visuais, como esquemas de cores, para indicar a situação dos atos (por exemplo, alterado ou revogado), facilitando a identificação e interpretação dos resultados.

Avaliação

Esta Política de Indexação deve ser revisada e avaliada periodicamente, a cada dois anos, conjuntamente com a avaliação do desempenho do sistema de recuperação.

Essa avaliação será conduzida pela equipe técnica do DINFO, por meio da análise de resultados de busca, revisão dos processos de indexação e percepções dos usuários.

Os resultados obtidos deverão subsidiar eventuais atualizações nos critérios, procedimentos e instrumentos adotados, assegurando a manutenção da qualidade e adequação da Política às necessidades institucionais e informacionais.

Referências

LEIVA, I. G.; FUJITA, M. S. L. Política de indexação. São Paulo: Cultura Acadêmica; Marília: Oficina Universitária, 2012.

RIO GRANDE DO SUL. Casa Civil. Departamento de Informações Oficiais (DINFO). Política de indexação. Porto Alegre, [s.d.].

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1