Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

Apresentação

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

Sobre a Unidade de Informação

O Departamento de Informações Oficiais (DINFO) trata-se de um serviço de informação e documentação especializado com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE), conforme o Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025.

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

Histórico

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025, a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o Diário Oficial do Estado, disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

Vinculação institucional

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025.

Competências

Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025, à DINFO compete:

I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;

II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;

III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;

IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;

V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;

VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e

VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.

Perfil dos usuários

São atendidos dois tipos de usuários:

• Externos: público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

• Internos: setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

Serviços

A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na Carta de Serviços.

Os principais serviços oferecidos são:

• Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais: realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

• Atendimento e orientação no uso do DOE-e: suporte aos usuários na consulta e navegação no DOE-e, auxiliando na localização de informações.

• Envio de nominatas atualizadas: disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

• Levantamentos temáticos em legislação: elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

Contato

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

• E-mail: informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

Recursos

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

Recursos humanos

A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

Recursos tecnológicos

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo Pergamum (versão 10.10.11).

Recursos materiais

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

Recursos financeiros

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

Acervo

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

• Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:
  • Coletâneas de 1835 a 2007;
  • Coleção de autógrafos;
  • Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;
  • Coleção de coletâneas temáticas em legislação;
• Documentação institucional do Estado do RS;
• Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o DOE-e, porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da PROCERGS. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

Diagnóstico para indexação

Nível de especialização

Considerando que a cobertura temática do acervo é especializada, tratando principalmente de legislação e atos administrativos, o nível de especialização necessário é alto, demandando conhecimento técnico nas áreas jurídica, legislativa e administrativa, bem como familiaridade com a estrutura dos atos normativos, terminologia específica e organização da administração pública. Além disso, requer domínio de técnicas de indexação e uso de linguagem controlada, a fim de garantir consistência na representação da informação.

Nível de detalhamento

O nível de detalhamento deve ser alto, abrangendo a descrição de diversas características dos atos de forma exaustiva e específica, além dos descritores que serão atribuídos que precisam contemplar o conteúdo do documento.

Os atos são descritos por meio de múltiplos elementos, incluindo dados formais (tipo de ato, órgão, datas), conteúdo (ementa e notas) e representação temática (descritores), além de referências e informações complementares. Esse nível de detalhamento visa contemplar diferentes pontos de acesso, permitindo a recuperação por diversos critérios.

Impacto esperado

Espera-se que a indexação contribua para uma recuperação precisa, consistente e eficiente da informação, atendendo tanto às demandas do público interno quanto externo. O nível de especialização e detalhamento adotado favorece a localização de atos específicos, bem como a realização de levantamentos temáticos e pesquisas complexas.