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Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T12:41:44Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Vinculação institucional */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== História ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervo de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Missão ==

O Departamento de Informações Oficiais (DINFO) possui como missão apoiar as atividades da Casa Civil por meio do assessoramento informacional ao Governo do Estado, especialmente no tratamento, organização e recuperação de atos oficiais e informações de caráter legislativo e administrativo.

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário;

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações;

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual;

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**Coletâneas de 1835 a 2007;
**Coleção de autógrafos;
**Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;
**Coleção de coletâneas temáticas em legislação;
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando os termos autorizados, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

O DINFO mantém um manual de indexação que estabelece diretrizes e procedimentos para a representação temática dos documentos. Esse instrumento orienta a prática dos indexadores, assegurando padronização e coerência na atribuição de termos. Deve estar alinhado a esta política e ser atualizado periodicamente.

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

A avaliação do sistema de busca e recuperação possui como objetivo verificar sua eficiência na recuperação de informações relevantes, considerando as necessidades informacionais dos usuários. Esse processo pode ser realizado por meio de testes de busca conduzidos tanto pela equipe técnica quanto pelos próprios usuários, utilizando consultas reais ou simuladas.

São observados aspectos como a pertinência dos resultados, a facilidade de localização dos documentos, o funcionamento dos filtros e a correspondência entre os termos de indexação e os resultados recuperados. Os resultados dessas avaliações subsidiam ajustes na indexação, na linguagem documentária e nas estratégias de busca, visando ao aprimoramento contínuo do sistema.

=== Campos de assunto ===

Na descrição dos documentos dentro do sistema Pergamum, utilizam-se prioritariamente os seguintes campos do padrão MARC21:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Estratégia de busca e consulta a esmo ===

O sistema permite que o usuário consulte a base de forma livre através de dois tipos de pesquisa principais:

*'''Pesquisa Geral:''' oferece um campo de busca e disponibiliza os filtros: livre, título, autor, assunto, código do acervo e tipo de obra.

*'''Pesquisa Avançada:''' é mais detalhada, disponibilizando, além dos mesmos filtros da Pesquisa Geral, a possibilidade de pesquisar mais de um termo simultaneamente e outros formas de especificar ainda mais a busca.

Posteriormente à busca, a base possibilita refinar a pesquisa através de outros filtros, que incluem tipo de atos, ano de publicação e signatário.

=== Forma de saída dos dados ===

Os resultados de busca são apresentados em interface digital, de forma estruturada, indicando o total de registros recuperados. O sistema oferece diferentes modos de exibição (padrão ou referência), permitindo maior ou menor detalhamento das informações

Os resultados podem ser organizados por diferentes critérios, como título, ano de publicação, código de acervo e tipo de obra, além da definição do número de itens por página. O sistema também disponibiliza filtros para refinamento da busca, contribuindo para maior precisão na recuperação.

Além disso, utiliza recursos visuais, como esquemas de cores, para indicar a situação dos atos (por exemplo, alterado ou revogado), facilitando a identificação e interpretação dos resultados.

= Avaliação =

Esta Política de Indexação deve ser revisada e avaliada periodicamente, a cada dois anos, conjuntamente com a avaliação do desempenho do sistema de recuperação.

Essa avaliação será conduzida pela equipe técnica do DINFO, por meio da análise de resultados de busca, revisão dos processos de indexação e percepções dos usuários.

Os resultados obtidos deverão subsidiar eventuais atualizações nos critérios, procedimentos e instrumentos adotados, assegurando a manutenção da qualidade e adequação da Política às necessidades institucionais e informacionais.

= Referências =

LEIVA, I. G.; FUJITA, M. S. L. '''Política de indexação'''. São Paulo: Cultura Acadêmica;
Marília: Oficina Universitária, 2012.

RIO GRANDE DO SUL. Casa Civil. Departamento de Informações Oficiais (DINFO). '''Política de indexação'''. Porto Alegre, [''s.d.''].

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T12:33:13Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Tradução */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== História ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervo de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário;

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações;

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual;

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**Coletâneas de 1835 a 2007;
**Coleção de autógrafos;
**Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;
**Coleção de coletâneas temáticas em legislação;
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando os termos autorizados, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

O DINFO mantém um manual de indexação que estabelece diretrizes e procedimentos para a representação temática dos documentos. Esse instrumento orienta a prática dos indexadores, assegurando padronização e coerência na atribuição de termos. Deve estar alinhado a esta política e ser atualizado periodicamente.

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

A avaliação do sistema de busca e recuperação possui como objetivo verificar sua eficiência na recuperação de informações relevantes, considerando as necessidades informacionais dos usuários. Esse processo pode ser realizado por meio de testes de busca conduzidos tanto pela equipe técnica quanto pelos próprios usuários, utilizando consultas reais ou simuladas.

São observados aspectos como a pertinência dos resultados, a facilidade de localização dos documentos, o funcionamento dos filtros e a correspondência entre os termos de indexação e os resultados recuperados. Os resultados dessas avaliações subsidiam ajustes na indexação, na linguagem documentária e nas estratégias de busca, visando ao aprimoramento contínuo do sistema.

=== Campos de assunto ===

Na descrição dos documentos dentro do sistema Pergamum, utilizam-se prioritariamente os seguintes campos do padrão MARC21:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Estratégia de busca e consulta a esmo ===

O sistema permite que o usuário consulte a base de forma livre através de dois tipos de pesquisa principais:

*'''Pesquisa Geral:''' oferece um campo de busca e disponibiliza os filtros: livre, título, autor, assunto, código do acervo e tipo de obra.

*'''Pesquisa Avançada:''' é mais detalhada, disponibilizando, além dos mesmos filtros da Pesquisa Geral, a possibilidade de pesquisar mais de um termo simultaneamente e outros formas de especificar ainda mais a busca.

Posteriormente à busca, a base possibilita refinar a pesquisa através de outros filtros, que incluem tipo de atos, ano de publicação e signatário.

=== Forma de saída dos dados ===

Os resultados de busca são apresentados em interface digital, de forma estruturada, indicando o total de registros recuperados. O sistema oferece diferentes modos de exibição (padrão ou referência), permitindo maior ou menor detalhamento das informações

Os resultados podem ser organizados por diferentes critérios, como título, ano de publicação, código de acervo e tipo de obra, além da definição do número de itens por página. O sistema também disponibiliza filtros para refinamento da busca, contribuindo para maior precisão na recuperação.

Além disso, utiliza recursos visuais, como esquemas de cores, para indicar a situação dos atos (por exemplo, alterado ou revogado), facilitando a identificação e interpretação dos resultados.

= Avaliação =

Esta Política de Indexação deve ser revisada e avaliada periodicamente, a cada dois anos, conjuntamente com a avaliação do desempenho do sistema de recuperação.

Essa avaliação será conduzida pela equipe técnica do DINFO, por meio da análise de resultados de busca, revisão dos processos de indexação e percepções dos usuários.

Os resultados obtidos deverão subsidiar eventuais atualizações nos critérios, procedimentos e instrumentos adotados, assegurando a manutenção da qualidade e adequação da Política às necessidades institucionais e informacionais.

= Referências =

LEIVA, I. G.; FUJITA, M. S. L. '''Política de indexação'''. São Paulo: Cultura Acadêmica;
Marília: Oficina Universitária, 2012.

RIO GRANDE DO SUL. Casa Civil. Departamento de Informações Oficiais (DINFO). '''Política de indexação'''. Porto Alegre, [''s.d.''].

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T12:33:02Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Tradução */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== História ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervo de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário;

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações;

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual;

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**Coletâneas de 1835 a 2007;
**Coleção de autógrafos;
**Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;
**Coleção de coletâneas temáticas em legislação;
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando os termos autorizzados, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

O DINFO mantém um manual de indexação que estabelece diretrizes e procedimentos para a representação temática dos documentos. Esse instrumento orienta a prática dos indexadores, assegurando padronização e coerência na atribuição de termos. Deve estar alinhado a esta política e ser atualizado periodicamente.

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

A avaliação do sistema de busca e recuperação possui como objetivo verificar sua eficiência na recuperação de informações relevantes, considerando as necessidades informacionais dos usuários. Esse processo pode ser realizado por meio de testes de busca conduzidos tanto pela equipe técnica quanto pelos próprios usuários, utilizando consultas reais ou simuladas.

São observados aspectos como a pertinência dos resultados, a facilidade de localização dos documentos, o funcionamento dos filtros e a correspondência entre os termos de indexação e os resultados recuperados. Os resultados dessas avaliações subsidiam ajustes na indexação, na linguagem documentária e nas estratégias de busca, visando ao aprimoramento contínuo do sistema.

=== Campos de assunto ===

Na descrição dos documentos dentro do sistema Pergamum, utilizam-se prioritariamente os seguintes campos do padrão MARC21:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Estratégia de busca e consulta a esmo ===

O sistema permite que o usuário consulte a base de forma livre através de dois tipos de pesquisa principais:

*'''Pesquisa Geral:''' oferece um campo de busca e disponibiliza os filtros: livre, título, autor, assunto, código do acervo e tipo de obra.

*'''Pesquisa Avançada:''' é mais detalhada, disponibilizando, além dos mesmos filtros da Pesquisa Geral, a possibilidade de pesquisar mais de um termo simultaneamente e outros formas de especificar ainda mais a busca.

Posteriormente à busca, a base possibilita refinar a pesquisa através de outros filtros, que incluem tipo de atos, ano de publicação e signatário.

=== Forma de saída dos dados ===

Os resultados de busca são apresentados em interface digital, de forma estruturada, indicando o total de registros recuperados. O sistema oferece diferentes modos de exibição (padrão ou referência), permitindo maior ou menor detalhamento das informações

Os resultados podem ser organizados por diferentes critérios, como título, ano de publicação, código de acervo e tipo de obra, além da definição do número de itens por página. O sistema também disponibiliza filtros para refinamento da busca, contribuindo para maior precisão na recuperação.

Além disso, utiliza recursos visuais, como esquemas de cores, para indicar a situação dos atos (por exemplo, alterado ou revogado), facilitando a identificação e interpretação dos resultados.

= Avaliação =

Esta Política de Indexação deve ser revisada e avaliada periodicamente, a cada dois anos, conjuntamente com a avaliação do desempenho do sistema de recuperação.

Essa avaliação será conduzida pela equipe técnica do DINFO, por meio da análise de resultados de busca, revisão dos processos de indexação e percepções dos usuários.

Os resultados obtidos deverão subsidiar eventuais atualizações nos critérios, procedimentos e instrumentos adotados, assegurando a manutenção da qualidade e adequação da Política às necessidades institucionais e informacionais.

= Referências =

LEIVA, I. G.; FUJITA, M. S. L. '''Política de indexação'''. São Paulo: Cultura Acadêmica;
Marília: Oficina Universitária, 2012.

RIO GRANDE DO SUL. Casa Civil. Departamento de Informações Oficiais (DINFO). '''Política de indexação'''. Porto Alegre, [''s.d.''].

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T12:26:01Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Serviços */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== História ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervo de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário;

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações;

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual;

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**Coletâneas de 1835 a 2007;
**Coleção de autógrafos;
**Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;
**Coleção de coletâneas temáticas em legislação;
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando as formas preferenciais, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

O DINFO mantém um manual de indexação que estabelece diretrizes e procedimentos para a representação temática dos documentos. Esse instrumento orienta a prática dos indexadores, assegurando padronização e coerência na atribuição de termos. Deve estar alinhado a esta política e ser atualizado periodicamente.

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

A avaliação do sistema de busca e recuperação possui como objetivo verificar sua eficiência na recuperação de informações relevantes, considerando as necessidades informacionais dos usuários. Esse processo pode ser realizado por meio de testes de busca conduzidos tanto pela equipe técnica quanto pelos próprios usuários, utilizando consultas reais ou simuladas.

São observados aspectos como a pertinência dos resultados, a facilidade de localização dos documentos, o funcionamento dos filtros e a correspondência entre os termos de indexação e os resultados recuperados. Os resultados dessas avaliações subsidiam ajustes na indexação, na linguagem documentária e nas estratégias de busca, visando ao aprimoramento contínuo do sistema.

=== Campos de assunto ===

Na descrição dos documentos dentro do sistema Pergamum, utilizam-se prioritariamente os seguintes campos do padrão MARC21:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Estratégia de busca e consulta a esmo ===

O sistema permite que o usuário consulte a base de forma livre através de dois tipos de pesquisa principais:

*'''Pesquisa Geral:''' oferece um campo de busca e disponibiliza os filtros: livre, título, autor, assunto, código do acervo e tipo de obra.

*'''Pesquisa Avançada:''' é mais detalhada, disponibilizando, além dos mesmos filtros da Pesquisa Geral, a possibilidade de pesquisar mais de um termo simultaneamente e outros formas de especificar ainda mais a busca.

Posteriormente à busca, a base possibilita refinar a pesquisa através de outros filtros, que incluem tipo de atos, ano de publicação e signatário.

=== Forma de saída dos dados ===

Os resultados de busca são apresentados em interface digital, de forma estruturada, indicando o total de registros recuperados. O sistema oferece diferentes modos de exibição (padrão ou referência), permitindo maior ou menor detalhamento das informações

Os resultados podem ser organizados por diferentes critérios, como título, ano de publicação, código de acervo e tipo de obra, além da definição do número de itens por página. O sistema também disponibiliza filtros para refinamento da busca, contribuindo para maior precisão na recuperação.

Além disso, utiliza recursos visuais, como esquemas de cores, para indicar a situação dos atos (por exemplo, alterado ou revogado), facilitando a identificação e interpretação dos resultados.

= Avaliação =

Esta Política de Indexação deve ser revisada e avaliada periodicamente, a cada dois anos, conjuntamente com a avaliação do desempenho do sistema de recuperação.

Essa avaliação será conduzida pela equipe técnica do DINFO, por meio da análise de resultados de busca, revisão dos processos de indexação e percepções dos usuários.

Os resultados obtidos deverão subsidiar eventuais atualizações nos critérios, procedimentos e instrumentos adotados, assegurando a manutenção da qualidade e adequação da Política às necessidades institucionais e informacionais.

= Referências =

LEIVA, I. G.; FUJITA, M. S. L. '''Política de indexação'''. São Paulo: Cultura Acadêmica;
Marília: Oficina Universitária, 2012.

RIO GRANDE DO SUL. Casa Civil. Departamento de Informações Oficiais (DINFO). '''Política de indexação'''. Porto Alegre, [''s.d.''].

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T12:25:04Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Acervo */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== História ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervo de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**Coletâneas de 1835 a 2007;
**Coleção de autógrafos;
**Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;
**Coleção de coletâneas temáticas em legislação;
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando as formas preferenciais, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

O DINFO mantém um manual de indexação que estabelece diretrizes e procedimentos para a representação temática dos documentos. Esse instrumento orienta a prática dos indexadores, assegurando padronização e coerência na atribuição de termos. Deve estar alinhado a esta política e ser atualizado periodicamente.

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

A avaliação do sistema de busca e recuperação possui como objetivo verificar sua eficiência na recuperação de informações relevantes, considerando as necessidades informacionais dos usuários. Esse processo pode ser realizado por meio de testes de busca conduzidos tanto pela equipe técnica quanto pelos próprios usuários, utilizando consultas reais ou simuladas.

São observados aspectos como a pertinência dos resultados, a facilidade de localização dos documentos, o funcionamento dos filtros e a correspondência entre os termos de indexação e os resultados recuperados. Os resultados dessas avaliações subsidiam ajustes na indexação, na linguagem documentária e nas estratégias de busca, visando ao aprimoramento contínuo do sistema.

=== Campos de assunto ===

Na descrição dos documentos dentro do sistema Pergamum, utilizam-se prioritariamente os seguintes campos do padrão MARC21:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Estratégia de busca e consulta a esmo ===

O sistema permite que o usuário consulte a base de forma livre através de dois tipos de pesquisa principais:

*'''Pesquisa Geral:''' oferece um campo de busca e disponibiliza os filtros: livre, título, autor, assunto, código do acervo e tipo de obra.

*'''Pesquisa Avançada:''' é mais detalhada, disponibilizando, além dos mesmos filtros da Pesquisa Geral, a possibilidade de pesquisar mais de um termo simultaneamente e outros formas de especificar ainda mais a busca.

Posteriormente à busca, a base possibilita refinar a pesquisa através de outros filtros, que incluem tipo de atos, ano de publicação e signatário.

=== Forma de saída dos dados ===

Os resultados de busca são apresentados em interface digital, de forma estruturada, indicando o total de registros recuperados. O sistema oferece diferentes modos de exibição (padrão ou referência), permitindo maior ou menor detalhamento das informações

Os resultados podem ser organizados por diferentes critérios, como título, ano de publicação, código de acervo e tipo de obra, além da definição do número de itens por página. O sistema também disponibiliza filtros para refinamento da busca, contribuindo para maior precisão na recuperação.

Além disso, utiliza recursos visuais, como esquemas de cores, para indicar a situação dos atos (por exemplo, alterado ou revogado), facilitando a identificação e interpretação dos resultados.

= Avaliação =

Esta Política de Indexação deve ser revisada e avaliada periodicamente, a cada dois anos, conjuntamente com a avaliação do desempenho do sistema de recuperação.

Essa avaliação será conduzida pela equipe técnica do DINFO, por meio da análise de resultados de busca, revisão dos processos de indexação e percepções dos usuários.

Os resultados obtidos deverão subsidiar eventuais atualizações nos critérios, procedimentos e instrumentos adotados, assegurando a manutenção da qualidade e adequação da Política às necessidades institucionais e informacionais.

= Referências =

LEIVA, I. G.; FUJITA, M. S. L. '''Política de indexação'''. São Paulo: Cultura Acadêmica;
Marília: Oficina Universitária, 2012.

RIO GRANDE DO SUL. Casa Civil. Departamento de Informações Oficiais (DINFO). '''Política de indexação'''. Porto Alegre, [''s.d.''].

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T12:24:40Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Acervo */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== História ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervo de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**Coletâneas de 1835 a 2007
**Coleção de autógrafos;
**Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;
**Coleção de coletâneas temáticas em legislação;
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando as formas preferenciais, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

O DINFO mantém um manual de indexação que estabelece diretrizes e procedimentos para a representação temática dos documentos. Esse instrumento orienta a prática dos indexadores, assegurando padronização e coerência na atribuição de termos. Deve estar alinhado a esta política e ser atualizado periodicamente.

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

A avaliação do sistema de busca e recuperação possui como objetivo verificar sua eficiência na recuperação de informações relevantes, considerando as necessidades informacionais dos usuários. Esse processo pode ser realizado por meio de testes de busca conduzidos tanto pela equipe técnica quanto pelos próprios usuários, utilizando consultas reais ou simuladas.

São observados aspectos como a pertinência dos resultados, a facilidade de localização dos documentos, o funcionamento dos filtros e a correspondência entre os termos de indexação e os resultados recuperados. Os resultados dessas avaliações subsidiam ajustes na indexação, na linguagem documentária e nas estratégias de busca, visando ao aprimoramento contínuo do sistema.

=== Campos de assunto ===

Na descrição dos documentos dentro do sistema Pergamum, utilizam-se prioritariamente os seguintes campos do padrão MARC21:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Estratégia de busca e consulta a esmo ===

O sistema permite que o usuário consulte a base de forma livre através de dois tipos de pesquisa principais:

*'''Pesquisa Geral:''' oferece um campo de busca e disponibiliza os filtros: livre, título, autor, assunto, código do acervo e tipo de obra.

*'''Pesquisa Avançada:''' é mais detalhada, disponibilizando, além dos mesmos filtros da Pesquisa Geral, a possibilidade de pesquisar mais de um termo simultaneamente e outros formas de especificar ainda mais a busca.

Posteriormente à busca, a base possibilita refinar a pesquisa através de outros filtros, que incluem tipo de atos, ano de publicação e signatário.

=== Forma de saída dos dados ===

Os resultados de busca são apresentados em interface digital, de forma estruturada, indicando o total de registros recuperados. O sistema oferece diferentes modos de exibição (padrão ou referência), permitindo maior ou menor detalhamento das informações

Os resultados podem ser organizados por diferentes critérios, como título, ano de publicação, código de acervo e tipo de obra, além da definição do número de itens por página. O sistema também disponibiliza filtros para refinamento da busca, contribuindo para maior precisão na recuperação.

Além disso, utiliza recursos visuais, como esquemas de cores, para indicar a situação dos atos (por exemplo, alterado ou revogado), facilitando a identificação e interpretação dos resultados.

= Avaliação =

Esta Política de Indexação deve ser revisada e avaliada periodicamente, a cada dois anos, conjuntamente com a avaliação do desempenho do sistema de recuperação.

Essa avaliação será conduzida pela equipe técnica do DINFO, por meio da análise de resultados de busca, revisão dos processos de indexação e percepções dos usuários.

Os resultados obtidos deverão subsidiar eventuais atualizações nos critérios, procedimentos e instrumentos adotados, assegurando a manutenção da qualidade e adequação da Política às necessidades institucionais e informacionais.

= Referências =

LEIVA, I. G.; FUJITA, M. S. L. '''Política de indexação'''. São Paulo: Cultura Acadêmica;
Marília: Oficina Universitária, 2012.

RIO GRANDE DO SUL. Casa Civil. Departamento de Informações Oficiais (DINFO). '''Política de indexação'''. Porto Alegre, [''s.d.''].

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T12:24:17Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Acervo */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== História ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervo de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**Coletâneas de 1835 a 2007
**Coleção de autógrafos;
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando as formas preferenciais, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

O DINFO mantém um manual de indexação que estabelece diretrizes e procedimentos para a representação temática dos documentos. Esse instrumento orienta a prática dos indexadores, assegurando padronização e coerência na atribuição de termos. Deve estar alinhado a esta política e ser atualizado periodicamente.

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

A avaliação do sistema de busca e recuperação possui como objetivo verificar sua eficiência na recuperação de informações relevantes, considerando as necessidades informacionais dos usuários. Esse processo pode ser realizado por meio de testes de busca conduzidos tanto pela equipe técnica quanto pelos próprios usuários, utilizando consultas reais ou simuladas.

São observados aspectos como a pertinência dos resultados, a facilidade de localização dos documentos, o funcionamento dos filtros e a correspondência entre os termos de indexação e os resultados recuperados. Os resultados dessas avaliações subsidiam ajustes na indexação, na linguagem documentária e nas estratégias de busca, visando ao aprimoramento contínuo do sistema.

=== Campos de assunto ===

Na descrição dos documentos dentro do sistema Pergamum, utilizam-se prioritariamente os seguintes campos do padrão MARC21:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Estratégia de busca e consulta a esmo ===

O sistema permite que o usuário consulte a base de forma livre através de dois tipos de pesquisa principais:

*'''Pesquisa Geral:''' oferece um campo de busca e disponibiliza os filtros: livre, título, autor, assunto, código do acervo e tipo de obra.

*'''Pesquisa Avançada:''' é mais detalhada, disponibilizando, além dos mesmos filtros da Pesquisa Geral, a possibilidade de pesquisar mais de um termo simultaneamente e outros formas de especificar ainda mais a busca.

Posteriormente à busca, a base possibilita refinar a pesquisa através de outros filtros, que incluem tipo de atos, ano de publicação e signatário.

=== Forma de saída dos dados ===

Os resultados de busca são apresentados em interface digital, de forma estruturada, indicando o total de registros recuperados. O sistema oferece diferentes modos de exibição (padrão ou referência), permitindo maior ou menor detalhamento das informações

Os resultados podem ser organizados por diferentes critérios, como título, ano de publicação, código de acervo e tipo de obra, além da definição do número de itens por página. O sistema também disponibiliza filtros para refinamento da busca, contribuindo para maior precisão na recuperação.

Além disso, utiliza recursos visuais, como esquemas de cores, para indicar a situação dos atos (por exemplo, alterado ou revogado), facilitando a identificação e interpretação dos resultados.

= Avaliação =

Esta Política de Indexação deve ser revisada e avaliada periodicamente, a cada dois anos, conjuntamente com a avaliação do desempenho do sistema de recuperação.

Essa avaliação será conduzida pela equipe técnica do DINFO, por meio da análise de resultados de busca, revisão dos processos de indexação e percepções dos usuários.

Os resultados obtidos deverão subsidiar eventuais atualizações nos critérios, procedimentos e instrumentos adotados, assegurando a manutenção da qualidade e adequação da Política às necessidades institucionais e informacionais.

= Referências =

LEIVA, I. G.; FUJITA, M. S. L. '''Política de indexação'''. São Paulo: Cultura Acadêmica;
Marília: Oficina Universitária, 2012.

RIO GRANDE DO SUL. Casa Civil. Departamento de Informações Oficiais (DINFO). '''Política de indexação'''. Porto Alegre, [''s.d.''].

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T12:20:22Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Vinculação institucional */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== História ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervo de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando as formas preferenciais, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

O DINFO mantém um manual de indexação que estabelece diretrizes e procedimentos para a representação temática dos documentos. Esse instrumento orienta a prática dos indexadores, assegurando padronização e coerência na atribuição de termos. Deve estar alinhado a esta política e ser atualizado periodicamente.

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

A avaliação do sistema de busca e recuperação possui como objetivo verificar sua eficiência na recuperação de informações relevantes, considerando as necessidades informacionais dos usuários. Esse processo pode ser realizado por meio de testes de busca conduzidos tanto pela equipe técnica quanto pelos próprios usuários, utilizando consultas reais ou simuladas.

São observados aspectos como a pertinência dos resultados, a facilidade de localização dos documentos, o funcionamento dos filtros e a correspondência entre os termos de indexação e os resultados recuperados. Os resultados dessas avaliações subsidiam ajustes na indexação, na linguagem documentária e nas estratégias de busca, visando ao aprimoramento contínuo do sistema.

=== Campos de assunto ===

Na descrição dos documentos dentro do sistema Pergamum, utilizam-se prioritariamente os seguintes campos do padrão MARC21:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Estratégia de busca e consulta a esmo ===

O sistema permite que o usuário consulte a base de forma livre através de dois tipos de pesquisa principais:

*'''Pesquisa Geral:''' oferece um campo de busca e disponibiliza os filtros: livre, título, autor, assunto, código do acervo e tipo de obra.

*'''Pesquisa Avançada:''' é mais detalhada, disponibilizando, além dos mesmos filtros da Pesquisa Geral, a possibilidade de pesquisar mais de um termo simultaneamente e outros formas de especificar ainda mais a busca.

Posteriormente à busca, a base possibilita refinar a pesquisa através de outros filtros, que incluem tipo de atos, ano de publicação e signatário.

=== Forma de saída dos dados ===

Os resultados de busca são apresentados em interface digital, de forma estruturada, indicando o total de registros recuperados. O sistema oferece diferentes modos de exibição (padrão ou referência), permitindo maior ou menor detalhamento das informações

Os resultados podem ser organizados por diferentes critérios, como título, ano de publicação, código de acervo e tipo de obra, além da definição do número de itens por página. O sistema também disponibiliza filtros para refinamento da busca, contribuindo para maior precisão na recuperação.

Além disso, utiliza recursos visuais, como esquemas de cores, para indicar a situação dos atos (por exemplo, alterado ou revogado), facilitando a identificação e interpretação dos resultados.

= Avaliação =

Esta Política de Indexação deve ser revisada e avaliada periodicamente, a cada dois anos, conjuntamente com a avaliação do desempenho do sistema de recuperação.

Essa avaliação será conduzida pela equipe técnica do DINFO, por meio da análise de resultados de busca, revisão dos processos de indexação e percepções dos usuários.

Os resultados obtidos deverão subsidiar eventuais atualizações nos critérios, procedimentos e instrumentos adotados, assegurando a manutenção da qualidade e adequação da Política às necessidades institucionais e informacionais.

= Referências =

LEIVA, I. G.; FUJITA, M. S. L. '''Política de indexação'''. São Paulo: Cultura Acadêmica;
Marília: Oficina Universitária, 2012.

RIO GRANDE DO SUL. Casa Civil. Departamento de Informações Oficiais (DINFO). '''Política de indexação'''. Porto Alegre, [''s.d.''].

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T12:18:29Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Histórico */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== História ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando as formas preferenciais, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

O DINFO mantém um manual de indexação que estabelece diretrizes e procedimentos para a representação temática dos documentos. Esse instrumento orienta a prática dos indexadores, assegurando padronização e coerência na atribuição de termos. Deve estar alinhado a esta política e ser atualizado periodicamente.

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

A avaliação do sistema de busca e recuperação possui como objetivo verificar sua eficiência na recuperação de informações relevantes, considerando as necessidades informacionais dos usuários. Esse processo pode ser realizado por meio de testes de busca conduzidos tanto pela equipe técnica quanto pelos próprios usuários, utilizando consultas reais ou simuladas.

São observados aspectos como a pertinência dos resultados, a facilidade de localização dos documentos, o funcionamento dos filtros e a correspondência entre os termos de indexação e os resultados recuperados. Os resultados dessas avaliações subsidiam ajustes na indexação, na linguagem documentária e nas estratégias de busca, visando ao aprimoramento contínuo do sistema.

=== Campos de assunto ===

Na descrição dos documentos dentro do sistema Pergamum, utilizam-se prioritariamente os seguintes campos do padrão MARC21:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Estratégia de busca e consulta a esmo ===

O sistema permite que o usuário consulte a base de forma livre através de dois tipos de pesquisa principais:

*'''Pesquisa Geral:''' oferece um campo de busca e disponibiliza os filtros: livre, título, autor, assunto, código do acervo e tipo de obra.

*'''Pesquisa Avançada:''' é mais detalhada, disponibilizando, além dos mesmos filtros da Pesquisa Geral, a possibilidade de pesquisar mais de um termo simultaneamente e outros formas de especificar ainda mais a busca.

Posteriormente à busca, a base possibilita refinar a pesquisa através de outros filtros, que incluem tipo de atos, ano de publicação e signatário.

=== Forma de saída dos dados ===

Os resultados de busca são apresentados em interface digital, de forma estruturada, indicando o total de registros recuperados. O sistema oferece diferentes modos de exibição (padrão ou referência), permitindo maior ou menor detalhamento das informações

Os resultados podem ser organizados por diferentes critérios, como título, ano de publicação, código de acervo e tipo de obra, além da definição do número de itens por página. O sistema também disponibiliza filtros para refinamento da busca, contribuindo para maior precisão na recuperação.

Além disso, utiliza recursos visuais, como esquemas de cores, para indicar a situação dos atos (por exemplo, alterado ou revogado), facilitando a identificação e interpretação dos resultados.

= Avaliação =

Esta Política de Indexação deve ser revisada e avaliada periodicamente, a cada dois anos, conjuntamente com a avaliação do desempenho do sistema de recuperação.

Essa avaliação será conduzida pela equipe técnica do DINFO, por meio da análise de resultados de busca, revisão dos processos de indexação e percepções dos usuários.

Os resultados obtidos deverão subsidiar eventuais atualizações nos critérios, procedimentos e instrumentos adotados, assegurando a manutenção da qualidade e adequação da Política às necessidades institucionais e informacionais.

= Referências =

LEIVA, I. G.; FUJITA, M. S. L. '''Política de indexação'''. São Paulo: Cultura Acadêmica;
Marília: Oficina Universitária, 2012.

RIO GRANDE DO SUL. Casa Civil. Departamento de Informações Oficiais (DINFO). '''Política de indexação'''. Porto Alegre, [''s.d.''].

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T12:17:42Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Sobre a Unidade de Informação */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando as formas preferenciais, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

O DINFO mantém um manual de indexação que estabelece diretrizes e procedimentos para a representação temática dos documentos. Esse instrumento orienta a prática dos indexadores, assegurando padronização e coerência na atribuição de termos. Deve estar alinhado a esta política e ser atualizado periodicamente.

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

A avaliação do sistema de busca e recuperação possui como objetivo verificar sua eficiência na recuperação de informações relevantes, considerando as necessidades informacionais dos usuários. Esse processo pode ser realizado por meio de testes de busca conduzidos tanto pela equipe técnica quanto pelos próprios usuários, utilizando consultas reais ou simuladas.

São observados aspectos como a pertinência dos resultados, a facilidade de localização dos documentos, o funcionamento dos filtros e a correspondência entre os termos de indexação e os resultados recuperados. Os resultados dessas avaliações subsidiam ajustes na indexação, na linguagem documentária e nas estratégias de busca, visando ao aprimoramento contínuo do sistema.

=== Campos de assunto ===

Na descrição dos documentos dentro do sistema Pergamum, utilizam-se prioritariamente os seguintes campos do padrão MARC21:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Estratégia de busca e consulta a esmo ===

O sistema permite que o usuário consulte a base de forma livre através de dois tipos de pesquisa principais:

*'''Pesquisa Geral:''' oferece um campo de busca e disponibiliza os filtros: livre, título, autor, assunto, código do acervo e tipo de obra.

*'''Pesquisa Avançada:''' é mais detalhada, disponibilizando, além dos mesmos filtros da Pesquisa Geral, a possibilidade de pesquisar mais de um termo simultaneamente e outros formas de especificar ainda mais a busca.

Posteriormente à busca, a base possibilita refinar a pesquisa através de outros filtros, que incluem tipo de atos, ano de publicação e signatário.

=== Forma de saída dos dados ===

Os resultados de busca são apresentados em interface digital, de forma estruturada, indicando o total de registros recuperados. O sistema oferece diferentes modos de exibição (padrão ou referência), permitindo maior ou menor detalhamento das informações

Os resultados podem ser organizados por diferentes critérios, como título, ano de publicação, código de acervo e tipo de obra, além da definição do número de itens por página. O sistema também disponibiliza filtros para refinamento da busca, contribuindo para maior precisão na recuperação.

Além disso, utiliza recursos visuais, como esquemas de cores, para indicar a situação dos atos (por exemplo, alterado ou revogado), facilitando a identificação e interpretação dos resultados.

= Avaliação =

Esta Política de Indexação deve ser revisada e avaliada periodicamente, a cada dois anos, conjuntamente com a avaliação do desempenho do sistema de recuperação.

Essa avaliação será conduzida pela equipe técnica do DINFO, por meio da análise de resultados de busca, revisão dos processos de indexação e percepções dos usuários.

Os resultados obtidos deverão subsidiar eventuais atualizações nos critérios, procedimentos e instrumentos adotados, assegurando a manutenção da qualidade e adequação da Política às necessidades institucionais e informacionais.

= Referências =

LEIVA, I. G.; FUJITA, M. S. L. '''Política de indexação'''. São Paulo: Cultura Acadêmica;
Marília: Oficina Universitária, 2012.

RIO GRANDE DO SUL. Casa Civil. Departamento de Informações Oficiais (DINFO). '''Política de indexação'''. Porto Alegre, [''s.d.''].

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T12:16:17Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Avaliação */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando as formas preferenciais, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

O DINFO mantém um manual de indexação que estabelece diretrizes e procedimentos para a representação temática dos documentos. Esse instrumento orienta a prática dos indexadores, assegurando padronização e coerência na atribuição de termos. Deve estar alinhado a esta política e ser atualizado periodicamente.

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

A avaliação do sistema de busca e recuperação possui como objetivo verificar sua eficiência na recuperação de informações relevantes, considerando as necessidades informacionais dos usuários. Esse processo pode ser realizado por meio de testes de busca conduzidos tanto pela equipe técnica quanto pelos próprios usuários, utilizando consultas reais ou simuladas.

São observados aspectos como a pertinência dos resultados, a facilidade de localização dos documentos, o funcionamento dos filtros e a correspondência entre os termos de indexação e os resultados recuperados. Os resultados dessas avaliações subsidiam ajustes na indexação, na linguagem documentária e nas estratégias de busca, visando ao aprimoramento contínuo do sistema.

=== Campos de assunto ===

Na descrição dos documentos dentro do sistema Pergamum, utilizam-se prioritariamente os seguintes campos do padrão MARC21:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Estratégia de busca e consulta a esmo ===

O sistema permite que o usuário consulte a base de forma livre através de dois tipos de pesquisa principais:

*'''Pesquisa Geral:''' oferece um campo de busca e disponibiliza os filtros: livre, título, autor, assunto, código do acervo e tipo de obra.

*'''Pesquisa Avançada:''' é mais detalhada, disponibilizando, além dos mesmos filtros da Pesquisa Geral, a possibilidade de pesquisar mais de um termo simultaneamente e outros formas de especificar ainda mais a busca.

Posteriormente à busca, a base possibilita refinar a pesquisa através de outros filtros, que incluem tipo de atos, ano de publicação e signatário.

=== Forma de saída dos dados ===

Os resultados de busca são apresentados em interface digital, de forma estruturada, indicando o total de registros recuperados. O sistema oferece diferentes modos de exibição (padrão ou referência), permitindo maior ou menor detalhamento das informações

Os resultados podem ser organizados por diferentes critérios, como título, ano de publicação, código de acervo e tipo de obra, além da definição do número de itens por página. O sistema também disponibiliza filtros para refinamento da busca, contribuindo para maior precisão na recuperação.

Além disso, utiliza recursos visuais, como esquemas de cores, para indicar a situação dos atos (por exemplo, alterado ou revogado), facilitando a identificação e interpretação dos resultados.

= Avaliação =

Esta Política de Indexação deve ser revisada e avaliada periodicamente, a cada dois anos, conjuntamente com a avaliação do desempenho do sistema de recuperação.

Essa avaliação será conduzida pela equipe técnica do DINFO, por meio da análise de resultados de busca, revisão dos processos de indexação e percepções dos usuários.

Os resultados obtidos deverão subsidiar eventuais atualizações nos critérios, procedimentos e instrumentos adotados, assegurando a manutenção da qualidade e adequação da Política às necessidades institucionais e informacionais.

= Referências =

LEIVA, I. G.; FUJITA, M. S. L. '''Política de indexação'''. São Paulo: Cultura Acadêmica;
Marília: Oficina Universitária, 2012.

RIO GRANDE DO SUL. Casa Civil. Departamento de Informações Oficiais (DINFO). '''Política de indexação'''. Porto Alegre, [''s.d.''].

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T12:02:21Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Avaliação */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando as formas preferenciais, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

O DINFO mantém um manual de indexação que estabelece diretrizes e procedimentos para a representação temática dos documentos. Esse instrumento orienta a prática dos indexadores, assegurando padronização e coerência na atribuição de termos. Deve estar alinhado a esta política e ser atualizado periodicamente.

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

A avaliação do sistema de busca e recuperação possui como objetivo verificar sua eficiência na recuperação de informações relevantes, considerando as necessidades informacionais dos usuários. Esse processo pode ser realizado por meio de testes de busca conduzidos tanto pela equipe técnica quanto pelos próprios usuários, utilizando consultas reais ou simuladas.

São observados aspectos como a pertinência dos resultados, a facilidade de localização dos documentos, o funcionamento dos filtros e a correspondência entre os termos de indexação e os resultados recuperados. Os resultados dessas avaliações subsidiam ajustes na indexação, na linguagem documentária e nas estratégias de busca, visando ao aprimoramento contínuo do sistema.

=== Campos de assunto ===

Na descrição dos documentos dentro do sistema Pergamum, utilizam-se prioritariamente os seguintes campos do padrão MARC21:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Estratégia de busca e consulta a esmo ===

O sistema permite que o usuário consulte a base de forma livre através de dois tipos de pesquisa principais:

*'''Pesquisa Geral:''' oferece um campo de busca e disponibiliza os filtros: livre, título, autor, assunto, código do acervo e tipo de obra.

*'''Pesquisa Avançada:''' é mais detalhada, disponibilizando, além dos mesmos filtros da Pesquisa Geral, a possibilidade de pesquisar mais de um termo simultaneamente e outros formas de especificar ainda mais a busca.

Posteriormente à busca, a base possibilita refinar a pesquisa através de outros filtros, que incluem tipo de atos, ano de publicação e signatário.

=== Forma de saída dos dados ===

Os resultados de busca são apresentados em interface digital, de forma estruturada, indicando o total de registros recuperados. O sistema oferece diferentes modos de exibição (padrão ou referência), permitindo maior ou menor detalhamento das informações

Os resultados podem ser organizados por diferentes critérios, como título, ano de publicação, código de acervo e tipo de obra, além da definição do número de itens por página. O sistema também disponibiliza filtros para refinamento da busca, contribuindo para maior precisão na recuperação.

Além disso, utiliza recursos visuais, como esquemas de cores, para indicar a situação dos atos (por exemplo, alterado ou revogado), facilitando a identificação e interpretação dos resultados.

= Avaliação =

Esta Política de Indexação deve ser revisada e avaliada periodicamente, a cada dois anos, conjuntamente com a avaliação do desempenho do sistema de recuperação.

Essa avaliação será conduzida pela equipe técnica do DINFO, por meio da análise de resultados de busca, revisão dos processos de indexação e percepções dos usuários.

Os resultados obtidos deverão subsidiar eventuais atualizações nos critérios, procedimentos e instrumentos adotados, assegurando a manutenção da qualidade e adequação da Política às necessidades institucionais e informacionais.

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T11:47:39Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Forma de saída dos dados */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando as formas preferenciais, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

O DINFO mantém um manual de indexação que estabelece diretrizes e procedimentos para a representação temática dos documentos. Esse instrumento orienta a prática dos indexadores, assegurando padronização e coerência na atribuição de termos. Deve estar alinhado a esta política e ser atualizado periodicamente.

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

A avaliação do sistema de busca e recuperação possui como objetivo verificar sua eficiência na recuperação de informações relevantes, considerando as necessidades informacionais dos usuários. Esse processo pode ser realizado por meio de testes de busca conduzidos tanto pela equipe técnica quanto pelos próprios usuários, utilizando consultas reais ou simuladas.

São observados aspectos como a pertinência dos resultados, a facilidade de localização dos documentos, o funcionamento dos filtros e a correspondência entre os termos de indexação e os resultados recuperados. Os resultados dessas avaliações subsidiam ajustes na indexação, na linguagem documentária e nas estratégias de busca, visando ao aprimoramento contínuo do sistema.

=== Campos de assunto ===

Na descrição dos documentos dentro do sistema Pergamum, utilizam-se prioritariamente os seguintes campos do padrão MARC21:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Estratégia de busca e consulta a esmo ===

O sistema permite que o usuário consulte a base de forma livre através de dois tipos de pesquisa principais:

*'''Pesquisa Geral:''' oferece um campo de busca e disponibiliza os filtros: livre, título, autor, assunto, código do acervo e tipo de obra.

*'''Pesquisa Avançada:''' é mais detalhada, disponibilizando, além dos mesmos filtros da Pesquisa Geral, a possibilidade de pesquisar mais de um termo simultaneamente e outros formas de especificar ainda mais a busca.

Posteriormente à busca, a base possibilita refinar a pesquisa através de outros filtros, que incluem tipo de atos, ano de publicação e signatário.

=== Forma de saída dos dados ===

Os resultados de busca são apresentados em interface digital, de forma estruturada, indicando o total de registros recuperados. O sistema oferece diferentes modos de exibição (padrão ou referência), permitindo maior ou menor detalhamento das informações

Os resultados podem ser organizados por diferentes critérios, como título, ano de publicação, código de acervo e tipo de obra, além da definição do número de itens por página. O sistema também disponibiliza filtros para refinamento da busca, contribuindo para maior precisão na recuperação.

Além disso, utiliza recursos visuais, como esquemas de cores, para indicar a situação dos atos (por exemplo, alterado ou revogado), facilitando a identificação e interpretação dos resultados.

= Avaliação =

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T11:40:42Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Estratégia de busca e consulta a esmo */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando as formas preferenciais, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

O DINFO mantém um manual de indexação que estabelece diretrizes e procedimentos para a representação temática dos documentos. Esse instrumento orienta a prática dos indexadores, assegurando padronização e coerência na atribuição de termos. Deve estar alinhado a esta política e ser atualizado periodicamente.

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

A avaliação do sistema de busca e recuperação possui como objetivo verificar sua eficiência na recuperação de informações relevantes, considerando as necessidades informacionais dos usuários. Esse processo pode ser realizado por meio de testes de busca conduzidos tanto pela equipe técnica quanto pelos próprios usuários, utilizando consultas reais ou simuladas.

São observados aspectos como a pertinência dos resultados, a facilidade de localização dos documentos, o funcionamento dos filtros e a correspondência entre os termos de indexação e os resultados recuperados. Os resultados dessas avaliações subsidiam ajustes na indexação, na linguagem documentária e nas estratégias de busca, visando ao aprimoramento contínuo do sistema.

=== Campos de assunto ===

Na descrição dos documentos dentro do sistema Pergamum, utilizam-se prioritariamente os seguintes campos do padrão MARC21:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Estratégia de busca e consulta a esmo ===

O sistema permite que o usuário consulte a base de forma livre através de dois tipos de pesquisa principais:

*'''Pesquisa Geral:''' oferece um campo de busca e disponibiliza os filtros: livre, título, autor, assunto, código do acervo e tipo de obra.

*'''Pesquisa Avançada:''' é mais detalhada, disponibilizando, além dos mesmos filtros da Pesquisa Geral, a possibilidade de pesquisar mais de um termo simultaneamente e outros formas de especificar ainda mais a busca.

Posteriormente à busca, a base possibilita refinar a pesquisa através de outros filtros, que incluem tipo de atos, ano de publicação e signatário.

=== Forma de saída dos dados ===

= Avaliação =

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T11:36:44Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Estratégia de busca */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando as formas preferenciais, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

O DINFO mantém um manual de indexação que estabelece diretrizes e procedimentos para a representação temática dos documentos. Esse instrumento orienta a prática dos indexadores, assegurando padronização e coerência na atribuição de termos. Deve estar alinhado a esta política e ser atualizado periodicamente.

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

A avaliação do sistema de busca e recuperação possui como objetivo verificar sua eficiência na recuperação de informações relevantes, considerando as necessidades informacionais dos usuários. Esse processo pode ser realizado por meio de testes de busca conduzidos tanto pela equipe técnica quanto pelos próprios usuários, utilizando consultas reais ou simuladas.

São observados aspectos como a pertinência dos resultados, a facilidade de localização dos documentos, o funcionamento dos filtros e a correspondência entre os termos de indexação e os resultados recuperados. Os resultados dessas avaliações subsidiam ajustes na indexação, na linguagem documentária e nas estratégias de busca, visando ao aprimoramento contínuo do sistema.

=== Campos de assunto ===

Na descrição dos documentos dentro do sistema Pergamum, utilizam-se prioritariamente os seguintes campos do padrão MARC21:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Estratégia de busca e consulta a esmo ===

O sistema permite que o usuário consulte a base de forma livre através de dois tipos de pesquisa principais:

*'''Pesquisa Geral:''' oferece um campo de busca e disponibiliza os filtros: livre, título, autor, assunto, código do acervo e tipo de obra.

*'''Pesquisa Avançada:''' é mais detalhada, disponibilizando, além dos mesmos filtros da Pesquisa Geral, a possibilidade de pesquisar mais de um termo simultaneamente e outros filtros que ajudam a especificar ainda mais a busca.

=== Forma de saída dos dados ===

= Avaliação =

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T11:36:12Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Estratégia de busca e consulta a esmo */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando as formas preferenciais, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

O DINFO mantém um manual de indexação que estabelece diretrizes e procedimentos para a representação temática dos documentos. Esse instrumento orienta a prática dos indexadores, assegurando padronização e coerência na atribuição de termos. Deve estar alinhado a esta política e ser atualizado periodicamente.

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

A avaliação do sistema de busca e recuperação possui como objetivo verificar sua eficiência na recuperação de informações relevantes, considerando as necessidades informacionais dos usuários. Esse processo pode ser realizado por meio de testes de busca conduzidos tanto pela equipe técnica quanto pelos próprios usuários, utilizando consultas reais ou simuladas.

São observados aspectos como a pertinência dos resultados, a facilidade de localização dos documentos, o funcionamento dos filtros e a correspondência entre os termos de indexação e os resultados recuperados. Os resultados dessas avaliações subsidiam ajustes na indexação, na linguagem documentária e nas estratégias de busca, visando ao aprimoramento contínuo do sistema.

=== Campos de assunto ===

Na descrição dos documentos dentro do sistema Pergamum, utilizam-se prioritariamente os seguintes campos do padrão MARC21:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Estratégia de busca e consulta a esmo ===

O sistema permite que o usuário consulte a base de forma livre através de dois tipos de pesquisa principais:

*'''Pesquisa Geral:''' oferece um campo de busca e disponibiliza os filtros: livre, título, autor, assunto, código do acervo e tipo de obra.

*'''Pesquisa Avançada:''' é mais detalhada, disponibilizando, além dos mesmos filtros da Pesquisa Geral, a possibilidade de pesquisar mais de um termo simultaneamente e outros filtros que ajudam a especificar ainda mais a busca.

=== Estratégia de busca ===

=== Forma de saída dos dados ===

= Avaliação =

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T11:35:47Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Capacidade de consulta a esmo (browsing) */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando as formas preferenciais, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

O DINFO mantém um manual de indexação que estabelece diretrizes e procedimentos para a representação temática dos documentos. Esse instrumento orienta a prática dos indexadores, assegurando padronização e coerência na atribuição de termos. Deve estar alinhado a esta política e ser atualizado periodicamente.

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

A avaliação do sistema de busca e recuperação possui como objetivo verificar sua eficiência na recuperação de informações relevantes, considerando as necessidades informacionais dos usuários. Esse processo pode ser realizado por meio de testes de busca conduzidos tanto pela equipe técnica quanto pelos próprios usuários, utilizando consultas reais ou simuladas.

São observados aspectos como a pertinência dos resultados, a facilidade de localização dos documentos, o funcionamento dos filtros e a correspondência entre os termos de indexação e os resultados recuperados. Os resultados dessas avaliações subsidiam ajustes na indexação, na linguagem documentária e nas estratégias de busca, visando ao aprimoramento contínuo do sistema.

=== Campos de assunto ===

Na descrição dos documentos dentro do sistema Pergamum, utilizam-se prioritariamente os seguintes campos do padrão MARC21:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Estratégia de busca e consulta a esmo ===

O sistema permite que o usuário consulte a base de forma livre através de dois tipos de pesquisa principais:

*Pesquisa Geral: oferece um campo de busca e disponibiliza os filtros: livre, título, autor, assunto, código do acervo e tipo de obra.

*Pesquisa Avançada: é mais detalhada, disponibilizando, além dos mesmos filtros da Pesquisa Geral, a possibilidade de pesquisar mais de um termo simultaneamente e outros filtros que ajudam a especificar ainda mais a busca.

=== Estratégia de busca ===

=== Forma de saída dos dados ===

= Avaliação =

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T11:24:04Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Campos de assunto */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando as formas preferenciais, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

O DINFO mantém um manual de indexação que estabelece diretrizes e procedimentos para a representação temática dos documentos. Esse instrumento orienta a prática dos indexadores, assegurando padronização e coerência na atribuição de termos. Deve estar alinhado a esta política e ser atualizado periodicamente.

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

A avaliação do sistema de busca e recuperação possui como objetivo verificar sua eficiência na recuperação de informações relevantes, considerando as necessidades informacionais dos usuários. Esse processo pode ser realizado por meio de testes de busca conduzidos tanto pela equipe técnica quanto pelos próprios usuários, utilizando consultas reais ou simuladas.

São observados aspectos como a pertinência dos resultados, a facilidade de localização dos documentos, o funcionamento dos filtros e a correspondência entre os termos de indexação e os resultados recuperados. Os resultados dessas avaliações subsidiam ajustes na indexação, na linguagem documentária e nas estratégias de busca, visando ao aprimoramento contínuo do sistema.

=== Campos de assunto ===

Na descrição dos documentos dentro do sistema Pergamum, utilizam-se prioritariamente os seguintes campos do padrão MARC21:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Capacidade de consulta a esmo (browsing) ===

=== Estratégia de busca ===

=== Forma de saída dos dados ===

= Avaliação =

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T11:21:58Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Avaliação do sistema */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando as formas preferenciais, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

O DINFO mantém um manual de indexação que estabelece diretrizes e procedimentos para a representação temática dos documentos. Esse instrumento orienta a prática dos indexadores, assegurando padronização e coerência na atribuição de termos. Deve estar alinhado a esta política e ser atualizado periodicamente.

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

A avaliação do sistema de busca e recuperação possui como objetivo verificar sua eficiência na recuperação de informações relevantes, considerando as necessidades informacionais dos usuários. Esse processo pode ser realizado por meio de testes de busca conduzidos tanto pela equipe técnica quanto pelos próprios usuários, utilizando consultas reais ou simuladas.

São observados aspectos como a pertinência dos resultados, a facilidade de localização dos documentos, o funcionamento dos filtros e a correspondência entre os termos de indexação e os resultados recuperados. Os resultados dessas avaliações subsidiam ajustes na indexação, na linguagem documentária e nas estratégias de busca, visando ao aprimoramento contínuo do sistema.

=== Campos de assunto ===

No processamento técnico, utilizam-se prioritariamente:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Capacidade de consulta a esmo (browsing) ===

=== Estratégia de busca ===

=== Forma de saída dos dados ===

= Avaliação =

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T03:13:21Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Manual de indexação */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando as formas preferenciais, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

O DINFO mantém um manual de indexação que estabelece diretrizes e procedimentos para a representação temática dos documentos. Esse instrumento orienta a prática dos indexadores, assegurando padronização e coerência na atribuição de termos. Deve estar alinhado a esta política e ser atualizado periodicamente.

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

=== Campos de assunto ===

No processamento técnico, utilizam-se prioritariamente:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Capacidade de consulta a esmo (browsing) ===

=== Estratégia de busca ===

=== Forma de saída dos dados ===

= Avaliação =

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T03:11:39Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Linguagem documentária */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando as formas preferenciais, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.

Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.

Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

=== Campos de assunto ===

No processamento técnico, utilizam-se prioritariamente:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Capacidade de consulta a esmo (browsing) ===

=== Estratégia de busca ===

=== Forma de saída dos dados ===

= Avaliação =

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T03:11:22Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Linguagem documentária */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando as formas preferenciais, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido na década de 1970, com base na ideia de organizar a legislação estadual por assuntos.
Essa organização, que começou em fichários datilografados e evoluiu para documentos impressos, foi consolidada com a transição para o meio digital e inserção no sistema Pergamum.
Esse vocabulário apresenta estrutura alfabético-hierárquica, sendo organizado de forma alfabética e pré-coordenada, e é composto por termos controlados com entradas autorizadas, remissivas e notas explicativas.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

=== Campos de assunto ===

No processamento técnico, utilizam-se prioritariamente:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Capacidade de consulta a esmo (browsing) ===

=== Estratégia de busca ===

=== Forma de saída dos dados ===

= Avaliação =

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T03:01:42Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Tradução */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

Os conceitos identificados são convertidos em termos da linguagem documentária adotada pela unidade (vocabulário controlado). Essa etapa envolve a escolha de descritores padronizados, respeitando as formas preferenciais, a normalização terminológica e a consistência com os demais registros. Quando necessário, novos termos podem ser incorporados ao vocabulário, mediante validação, garantindo sua atualização contínua.

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido com base nos assuntos mais recorrentes nos atos oficiais.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

=== Campos de assunto ===

No processamento técnico, utilizam-se prioritariamente:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Capacidade de consulta a esmo (browsing) ===

=== Estratégia de busca ===

=== Forma de saída dos dados ===

= Avaliação =

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T03:00:29Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Identificação dos conceitos */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

A partir da análise conceitual, são extraídos os conceitos mais relevantes presentes no documento. Essa identificação considera tanto os assuntos explicitamente mencionados quanto aqueles implícitos, relacionados à função, ao impacto ou à aplicação do ato.

=== Tradução ===

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido com base nos assuntos mais recorrentes nos atos oficiais.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

=== Campos de assunto ===

No processamento técnico, utilizam-se prioritariamente:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Capacidade de consulta a esmo (browsing) ===

=== Estratégia de busca ===

=== Forma de saída dos dados ===

= Avaliação =

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T02:58:33Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Análise conceitual */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

Consiste na leitura técnica do documento, com atenção à sua estrutura (título, ementa, conteúdo, anexos, etc.), a fim de compreender o tema principal e os temas secundários. Nessa etapa, busca-se identificar o contexto de produção do ato, seu alcance e seus efeitos.

=== Identificação dos conceitos ===

=== Tradução ===

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido com base nos assuntos mais recorrentes nos atos oficiais.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

=== Campos de assunto ===

No processamento técnico, utilizam-se prioritariamente:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Capacidade de consulta a esmo (browsing) ===

=== Estratégia de busca ===

=== Forma de saída dos dados ===

= Avaliação =

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T01:11:00Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Política de Indexação */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

O acervo do Departamento de Informações Oficiais (DINFO) é constituído por documentos de natureza legislativa, normativa e administrativa, com foco na produção do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul. Trata-se de um acervo especializado, orientado à organização e recuperação de atos oficiais.
Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital. No ambiente digital, a unidade atua sobre documentos publicados no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do RS (DOE-e)]), realizando a seleção e o tratamento de atos considerados relevantes.

=== Cobertura temática ===

A cobertura temática concentra-se nas áreas Jurídica e Administrativa, com ênfase em legislação estadual, gestão pública, estrutura administrativa e atos normativos. A abordagem temática é orientada pela relevância institucional dos documentos, especialmente no contexto da atuação da Casa Civil.

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

=== Identificação dos conceitos ===

=== Tradução ===

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido com base nos assuntos mais recorrentes nos atos oficiais.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

=== Campos de assunto ===

No processamento técnico, utilizam-se prioritariamente:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Capacidade de consulta a esmo (browsing) ===

=== Estratégia de busca ===

=== Forma de saída dos dados ===

= Avaliação =

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T00:47:34Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Diagnóstico para indexação */

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T00:41:47Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Campos de assunto */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

=== Identificação dos conceitos ===

=== Tradução ===

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido com base nos assuntos mais recorrentes nos atos oficiais.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

=== Campos de assunto ===

No processamento técnico, utilizam-se prioritariamente:

*110 $a Autor - Jurisdição
*245 $a Título
*246 $a Título variante
*260 $a Local de publicação
*260 $b Editora, gráfica, etc.
*260 $c Ano de publicação
*264 #c Produção (data de assinatura)
*264 #c Publicação (no DOE-e)
*500 $a Notas gerais (principalmente a existência de anexos e números de protocolo)
*520 $a Ementa
*650 $a Assunto
*700 $a Signatário
*700 $d Datas associadas
*700 $e Termo explicativo
*773 $t Nome do periódico
*773 $d Local de publicação
*773 $g Ano, número, paginação e data
*773 $w Nº controle de registro
*856 $z Nota de acesso público (R)
*856 $u Endereço eletrônico
*984 $z Referência legislativa
*984 $t Título do ato
*984 $w Nºcontrole registro
*984 $a Artigos alterados / referenciados
*985 $z Legislação federal correlata
*985 $u Endereço eletrônico

=== Capacidade de consulta a esmo (browsing) ===

=== Estratégia de busca ===

=== Forma de saída dos dados ===

= Avaliação =

= Diagnóstico para indexação =

== Nível de especialização ==

Considerando que a cobertura temática do acervo é especializada, tratando principalmente de legislação e atos administrativos, o nível de especialização necessário é alto, demandando conhecimento técnico nas áreas jurídica, legislativa e administrativa, bem como familiaridade com a estrutura dos atos normativos, terminologia específica e organização da administração pública. Além disso, requer domínio de técnicas de indexação e uso de linguagem controlada, a fim de garantir consistência na representação da informação.

== Nível de detalhamento ==

O nível de detalhamento deve ser alto, abrangendo a descrição de diversas características dos atos de forma exaustiva e específica, além dos descritores que serão atribuídos que precisam contemplar o conteúdo do documento.

Os atos são descritos por meio de múltiplos elementos, incluindo dados formais (tipo de ato, órgão, datas), conteúdo (ementa e notas) e representação temática (descritores), além de referências e informações complementares. Esse nível de detalhamento visa contemplar diferentes pontos de acesso, permitindo a recuperação por diversos critérios.

== Impacto esperado ==

Espera-se que a indexação contribua para uma recuperação precisa, consistente e eficiente da informação, atendendo tanto às demandas do público interno quanto externo. O nível de especialização e detalhamento adotado favorece a localização de atos específicos, bem como a realização de levantamentos temáticos e pesquisas complexas.

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T00:30:58Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Exaustividade */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

=== Identificação dos conceitos ===

=== Tradução ===

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido com base nos assuntos mais recorrentes nos atos oficiais.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço e outros atos ordinários:''' exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

=== Campos de assunto ===

=== Capacidade de consulta a esmo (browsing) ===

=== Estratégia de busca ===

=== Forma de saída dos dados ===

= Avaliação =

= Diagnóstico para indexação =

== Nível de especialização ==

Considerando que a cobertura temática do acervo é especializada, tratando principalmente de legislação e atos administrativos, o nível de especialização necessário é alto, demandando conhecimento técnico nas áreas jurídica, legislativa e administrativa, bem como familiaridade com a estrutura dos atos normativos, terminologia específica e organização da administração pública. Além disso, requer domínio de técnicas de indexação e uso de linguagem controlada, a fim de garantir consistência na representação da informação.

== Nível de detalhamento ==

O nível de detalhamento deve ser alto, abrangendo a descrição de diversas características dos atos de forma exaustiva e específica, além dos descritores que serão atribuídos que precisam contemplar o conteúdo do documento.

Os atos são descritos por meio de múltiplos elementos, incluindo dados formais (tipo de ato, órgão, datas), conteúdo (ementa e notas) e representação temática (descritores), além de referências e informações complementares. Esse nível de detalhamento visa contemplar diferentes pontos de acesso, permitindo a recuperação por diversos critérios.

== Impacto esperado ==

Espera-se que a indexação contribua para uma recuperação precisa, consistente e eficiente da informação, atendendo tanto às demandas do público interno quanto externo. O nível de especialização e detalhamento adotado favorece a localização de atos específicos, bem como a realização de levantamentos temáticos e pesquisas complexas.

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T00:21:42Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Política de Indexação */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

=== Identificação dos conceitos ===

=== Tradução ===

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido com base nos assuntos mais recorrentes nos atos oficiais.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções e instruções normativas: exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

== Sistema de busca e recuperação ==

=== Avaliação do sistema ===

=== Campos de assunto ===

=== Capacidade de consulta a esmo (browsing) ===

=== Estratégia de busca ===

=== Forma de saída dos dados ===

= Avaliação =

= Diagnóstico para indexação =

== Nível de especialização ==

Considerando que a cobertura temática do acervo é especializada, tratando principalmente de legislação e atos administrativos, o nível de especialização necessário é alto, demandando conhecimento técnico nas áreas jurídica, legislativa e administrativa, bem como familiaridade com a estrutura dos atos normativos, terminologia específica e organização da administração pública. Além disso, requer domínio de técnicas de indexação e uso de linguagem controlada, a fim de garantir consistência na representação da informação.

== Nível de detalhamento ==

O nível de detalhamento deve ser alto, abrangendo a descrição de diversas características dos atos de forma exaustiva e específica, além dos descritores que serão atribuídos que precisam contemplar o conteúdo do documento.

Os atos são descritos por meio de múltiplos elementos, incluindo dados formais (tipo de ato, órgão, datas), conteúdo (ementa e notas) e representação temática (descritores), além de referências e informações complementares. Esse nível de detalhamento visa contemplar diferentes pontos de acesso, permitindo a recuperação por diversos critérios.

== Impacto esperado ==

Espera-se que a indexação contribua para uma recuperação precisa, consistente e eficiente da informação, atendendo tanto às demandas do público interno quanto externo. O nível de especialização e detalhamento adotado favorece a localização de atos específicos, bem como a realização de levantamentos temáticos e pesquisas complexas.

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T00:17:59Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Política de Indexação */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

=== Identificação dos conceitos ===

=== Tradução ===

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido com base nos assuntos mais recorrentes nos atos oficiais.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções e instruções normativas: exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

== Manual de indexação ==

= Diagnóstico para indexação =

== Nível de especialização ==

Considerando que a cobertura temática do acervo é especializada, tratando principalmente de legislação e atos administrativos, o nível de especialização necessário é alto, demandando conhecimento técnico nas áreas jurídica, legislativa e administrativa, bem como familiaridade com a estrutura dos atos normativos, terminologia específica e organização da administração pública. Além disso, requer domínio de técnicas de indexação e uso de linguagem controlada, a fim de garantir consistência na representação da informação.

== Nível de detalhamento ==

O nível de detalhamento deve ser alto, abrangendo a descrição de diversas características dos atos de forma exaustiva e específica, além dos descritores que serão atribuídos que precisam contemplar o conteúdo do documento.

Os atos são descritos por meio de múltiplos elementos, incluindo dados formais (tipo de ato, órgão, datas), conteúdo (ementa e notas) e representação temática (descritores), além de referências e informações complementares. Esse nível de detalhamento visa contemplar diferentes pontos de acesso, permitindo a recuperação por diversos critérios.

== Impacto esperado ==

Espera-se que a indexação contribua para uma recuperação precisa, consistente e eficiente da informação, atendendo tanto às demandas do público interno quanto externo. O nível de especialização e detalhamento adotado favorece a localização de atos específicos, bem como a realização de levantamentos temáticos e pesquisas complexas.

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T00:15:52Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Política de Indexação */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

=== Identificação dos conceitos ===

=== Tradução ===

=== Linguagem documentária ===

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido com base nos assuntos mais recorrentes nos atos oficiais.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

=== Níveis de indexação ===

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

==== Exaustividade ====

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções e instruções normativas: exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

==== Especificidade ====

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

=== Manual de indexação ===

= Diagnóstico para indexação =

== Nível de especialização ==

Considerando que a cobertura temática do acervo é especializada, tratando principalmente de legislação e atos administrativos, o nível de especialização necessário é alto, demandando conhecimento técnico nas áreas jurídica, legislativa e administrativa, bem como familiaridade com a estrutura dos atos normativos, terminologia específica e organização da administração pública. Além disso, requer domínio de técnicas de indexação e uso de linguagem controlada, a fim de garantir consistência na representação da informação.

== Nível de detalhamento ==

O nível de detalhamento deve ser alto, abrangendo a descrição de diversas características dos atos de forma exaustiva e específica, além dos descritores que serão atribuídos que precisam contemplar o conteúdo do documento.

Os atos são descritos por meio de múltiplos elementos, incluindo dados formais (tipo de ato, órgão, datas), conteúdo (ementa e notas) e representação temática (descritores), além de referências e informações complementares. Esse nível de detalhamento visa contemplar diferentes pontos de acesso, permitindo a recuperação por diversos critérios.

== Impacto esperado ==

Espera-se que a indexação contribua para uma recuperação precisa, consistente e eficiente da informação, atendendo tanto às demandas do público interno quanto externo. O nível de especialização e detalhamento adotado favorece a localização de atos específicos, bem como a realização de levantamentos temáticos e pesquisas complexas.

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-20T00:11:44Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Política de Indexação */

= Apresentação =

O presente trabalho consiste em uma proposta de Política de Indexação para o Departamento de Informações Oficiais (DINFO) da Subchefia Jurídica da Secretária da Casa Civil do Rio Grande do Sul, com o objetivo de elaborar um documento que confira maior padronização durante o processo de indexação, reduzindo inconsistências e auxiliando nos processos de tomada de decisão.

= Sobre a Unidade de Informação =

O '''Departamento de Informações Oficiais (DINFO)''' trata-se de um '''serviço de informação e documentação especializado''' com foco na área Jurídica, Administrativa e da Legislação Estadual, mais especificamente gerencia o acervo público dos Atos do Governador, do Secretário-Chefe da Casa Civil e do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul (DOE)], conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

Nesse contexto, também desenvolve o projeto Portal de Atos, que consiste na seleção, descrição e indexação de atos considerados relevantes, extraídos do DOE-e, com inserção no sistema Pergamum, visando à reunião, organização e à recuperação dessas informações pelos usuários.

Está localizado na rua Duque de Caxias, nº 1005, no Centro Histórico de Porto Alegre.

== Histórico ==

Em 30 de setembro de 1946, através do Decreto nº 2.093, é instituído o primeiro Regimento Interno da então Secretaria de Governo, prevendo a atuação de um arquivista-bibliotecário responsável pela organização, guarda e conservação da documentação produzida pelo Palácio.

Ao longo das décadas seguintes, a unidade passou por sucessivas reestruturações administrativas, acompanhando as transformações da organização estatal. Em 1954, consolidou-se como Setor de Biblioteca; em 1971, passou a Núcleo de Documentação e Informação; e, posteriormente, como Equipe de Documentação e Informática, mantendo sempre o papel de apoio em matéria de documentação, informação e legislação.

No contexto atual, conforme a estrutura administrativa estabelecida pelo [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], a unidade integra a Subchefia Jurídica, no âmbito do Departamento de Informações Oficiais, tendo como atribuição o gerenciamento, a organização e controle de informações provenientes dos atos oficiais do estado. Agora, suas atividades concentram-se, principalmente, em publicações oficiais em meio digital, especialmente o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ Diário Oficial do Estado], disponibilizado exclusivamente nesse formato desde 2017, mantendo também a preservação do acervo histórico da legislação estadual e de outras publicações institucionais relacionadas às suas atribuições.

== Vinculação institucional ==

Está vinculado à Secretaria da Casa Civil que é responsável por assessorar o Governador, acompanhar projetos de lei e coordenar a atuação dos órgãos da administração estadual, e, mais especificamente, integra à Subchefia Jurídica a quem compete prestar apoio técnico e assistência jurídica ao Secretário-Chefe da Casa Civil, além de gerir o acervos de atos oficiais, conforme o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025].

== Competências ==
Conforme o § 4º do art. 9º do Anexo Único do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=1334240 Decreto nº 58.412, de 14 de outubro de 2025], à DINFO compete:

''I - gerenciar e manter o acervo documental dos Atos do Governador do Estado, do Secretário-Chefe e do DOE-e;''

''II - elaborar e orientar a indexação da legislação e dos atos oficiais do Governador do Estado, nas matérias de interesse da administração pública estadual;''

''III - manter atualizadas as nominatas dos órgãos colegiados constituídos por designação do Governador do Estado e dos dirigentes máximos dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional;''

''IV - apoiar tecnicamente a supervisão do DOE-e;''

''V - apoiar os usuários em pesquisas de legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual;''

''VI - cooperar com outros órgãos e entidades para o compartilhamento de informações e de documentação sobre legislação estadual e dos atos oficiais da administração pública estadual; e''

''VII - executar outras atividades correlatas solicitadas pelo Subchefe Jurídico.''

== Perfil dos usuários ==

São atendidos dois tipos de usuários:
*'''Externos:''' público em geral que solicita pesquisas em legislação estadual e atos oficiais da administração pública estadual.

*'''Internos:''' setores da Subchefia Jurídica e da Secretaria da Casa Civil, que buscam apoio em pesquisa para a elaboração de atos, pesquisas em legislação e atos oficiais, além da solicitação de nominatas e levantamentos temáticos de legislação.

== Serviços ==
A unidade presta serviços informacionais de forma remota e as demandas são recebidas por e-mail (informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br). As solicitações são registradas por ordem de chegada e o atendimento ocorre de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h. Demais informações podem ser consultadas na [https://www.rs.gov.br/carta-de-servicos/servicos?servico=2603 Carta de Serviços].

Os principais serviços oferecidos são:
*'''Atendimento em pesquisa de legislação e atos oficiais:''' realização de buscas em legislação estadual e em atos oficiais da administração pública estadual, conforme a demanda do usuário.

*'''Atendimento e orientação no uso do DOE-e:''' suporte aos usuários na consulta e navegação no [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], auxiliando na localização de informações.

*'''Envio de nominatas atualizadas:''' disponibilização de listas atualizadas de dirigentes, autoridades e membros de órgãos colegiados da administração pública estadual.

*'''Levantamentos temáticos em legislação:''' elaboração de pesquisas estruturadas sobre temas específicos, reunindo atos normativos e informações correlatas.

== Contato ==

Atendimento de segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h.

*'''E-mail:''' informacoes-oficiais@casacivil.rs.gov.br.

== Recursos ==

A unidade dispõe de recursos humanos, tecnológicos, materiais e financeiros para o desenvolvimento de suas atividades.

=== Recursos humanos ===
A equipe é composta por sete bibliotecários, dois auxiliares que prestam apoio técnico, um analista de tecnologia da informação e uma assessora jurídica, além de uma estagiária de Biblioteconomia. A equipe atua de forma híbrida, com alternância entre trabalho presencial e remoto.

=== Recursos tecnológicos===

A unidade conta com computadores compartilhados entre a equipe, além de ferramentas e sistemas utilizados no desenvolvimento das atividades, como editores de texto, planilhas eletrônicas, plataformas colaborativas e o sistema de gerenciamento de acervo [https://www.pergamum.pucpr.br/ Pergamum (versão 10.10.11)].

=== Recursos materiais ===

Incluem mobiliário de escritório, equipamentos de apoio, como impressora, e estruturas destinadas ao armazenamento do acervo físico histórico, como arquivos deslizantes.

=== Recursos financeiros ===

São provenientes do orçamento público estadual, destinados à Secretaria da Casa Civil e à manutenção das atividades do departamento, incluindo ao projeto Portal de Atos.

== Acervo ==

O acervo da unidade é composto por documentos de natureza legislativa e administrativa, abrangendo legislação estadual e federal, atos oficiais e documentação institucional. Apresenta caráter híbrido, reunindo materiais em formato físico e digital.

Destacam-se as seguintes coleções:

*'''Coleção histórica da Legislação Estadual do Rio Grande do Sul:'''
**''Coletâneas de 1835 a 2007;''
**''Coleção de autógrafos;''
**''Coleção do Diário Oficial do Estado de 1935 a 2017;''
**''Coleção de coletâneas temáticas em legislação;''
*'''Documentação institucional do Estado do RS;'''
*'''Coletâneas da Legislação Federal de 1808 a 2016.'''

No âmbito digital, a unidade presta apoio técnico e supervisiona o [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e], porém não realiza a guarda ou preservação da coleção digital, cuja gestão é de responsabilidade da [https://www.procergs.rs.gov.br/inicial PROCERGS]. Sua atuação concentra-se na seleção de atos considerados relevantes para a Casa Civil, bem como na sua representação descritiva e temática.

Essas informações são registradas por meio de metadados, organizados em fichas físicas, digitais e no sistema Pergamum, incluindo dados como tipo de ato, órgão, datas, ementa, descritores, referências e número de acervo. Esse conjunto de informações compõe a base utilizada para recuperação e acesso aos atos, no contexto do projeto Portal de Atos.

= Política de Indexação =

== Público-alvo ==

Esta política destina-se à equipe responsável pelo tratamento da informação, especificamente aos bibliotecários e assistentes responsáveis pelo processamento técnico e inserção de dados no sistema. Também pode servir como um documento orientador para novos integrantes da equipe, garantindo a padronização dos procedimentos.

== Composição do acervo ==

== Seleção e aquisição ==

A seleção dos documentos é realizada a partir da leitura sistemática e diária do [https://www.diariooficial.rs.gov.br/ DOE-e]. Esse processo é conduzido pela bibliotecária-chefe, que identifica e seleciona os atos considerados relevantes para a [https://casacivil.rs.gov.br/inicial Casa Civil] e para os objetivos do DINFO.

=== Critérios de inclusão ===

*Atos com impacto jurídico, administrativo ou institucional relevante;
*Normativas com efeitos amplos ou permanentes (ex.: leis e decretos);
*Documentos relacionados às atividades do Governador e do Secretário-chefe da Casa Civil;
*Atos que possam subsidiar consultas futuras e tomada de decisão.

=== Critérios de exclusão ===

*Atos de caráter rotineiro ou operacional sem relevância informacional significativa;
*Publicações redundantes ou sem valor documental para o acervo;
*Documentos com escopo extremamente específico e sem potencial de recuperação futura.

== Formação do indexador ==

A indexação é realizada por profissionais com formação em Biblioteconomia ou áreas afins, com conhecimento em organização da informação, linguagem documentária e técnicas de indexação, além de familiaridade com a linguagem jurídica e domínio da estrutura administrativa estadual.

== Processo de indexação ==

=== Análise conceitual ===

=== Identificação dos conceitos ===

=== Tradução ===

== Linguagem documentária ==

O DINFO utiliza um vocabulário controlado próprio, desenvolvido com base nos assuntos mais recorrentes nos atos oficiais.

*'''Escolha da linguagem:''' vocabulário controlado interno, com possibilidade de atualização contínua;

*'''Consistência e uniformidade:''' uso padronizado dos termos, evitando variações desnecessárias;

*'''Adequação:''' termos ajustados à realidade jurídica e administrativa do Estado;

*'''Regras de normalização terminológica:'''
**uso de termos autorizados;
**controle de remissivas;
**padronização de siglas e nomes institucionais;
**atualização periódica do vocabulário.

== Níveis de indexação ==

Busca-se equilíbrio entre precisão (recuperação de resultados relevantes) e revocação (abrangência dos resultados), garantindo eficiência na recuperação da informação.

=== Exaustividade ===

Adota-se, como regra geral, alta exaustividade na indexação. No entanto, essa característica varia conforme a tipologia documental:
*'''Leis e decretos:''' alta exaustividade obrigatória, cobrindo todos os assuntos tratados;
*'''Portarias, resoluções e instruções normativas: exaustividade moderada, conforme relevância (foco no assunto principal).

=== Especificidade ===

Segue lógica semelhante à exaustividade, priorizando maior detalhamento para atos normativos de maior impacto, porém busca-se o termo mais preciso disponível no vocabulário.

= Diagnóstico para indexação =

== Nível de especialização ==

Considerando que a cobertura temática do acervo é especializada, tratando principalmente de legislação e atos administrativos, o nível de especialização necessário é alto, demandando conhecimento técnico nas áreas jurídica, legislativa e administrativa, bem como familiaridade com a estrutura dos atos normativos, terminologia específica e organização da administração pública. Além disso, requer domínio de técnicas de indexação e uso de linguagem controlada, a fim de garantir consistência na representação da informação.

== Nível de detalhamento ==

O nível de detalhamento deve ser alto, abrangendo a descrição de diversas características dos atos de forma exaustiva e específica, além dos descritores que serão atribuídos que precisam contemplar o conteúdo do documento.

Os atos são descritos por meio de múltiplos elementos, incluindo dados formais (tipo de ato, órgão, datas), conteúdo (ementa e notas) e representação temática (descritores), além de referências e informações complementares. Esse nível de detalhamento visa contemplar diferentes pontos de acesso, permitindo a recuperação por diversos critérios.

== Impacto esperado ==

Espera-se que a indexação contribua para uma recuperação precisa, consistente e eficiente da informação, atendendo tanto às demandas do público interno quanto externo. O nível de especialização e detalhamento adotado favorece a localização de atos específicos, bem como a realização de levantamentos temáticos e pesquisas complexas.

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-19T23:59:30Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Linguagem documentária */

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-19T23:57:27Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Linguagem documentária */

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-19T23:56:57Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Linguagem documentária */

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-19T23:55:16Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Política de Indexação */

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-19T23:51:00Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Política de Indexação */

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-19T23:39:22Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Seleção e aquisição */

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-19T23:35:02Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Política de Indexação */

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-04-19T23:30:12Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Público-alvo */

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

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Maria Fernanda Pinheiro Fossá:

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-03-30T12:06:13Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Recursos tecnológicos */

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-03-30T11:55:00Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Sobre a Unidade de Informação */

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-03-30T11:54:32Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Sobre a Unidade de Informação */

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-03-30T11:46:07Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Usuários */

Página principal

2026-03-29T21:00:43Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Políticas de 2026/1 */

=Políticas de 2026/1=
* [[Biblioteca CEDAP 2026/1]] - [[Rene Faustino Gabriel Junior]]
*[[Biblioteca Setorial da Educação UFRGS 2026/1]] - [[Ana Cláudia]]
*[[Biblioteca do Ponto de Cultura Bigua - 2026/1]] - [[Ludmila Duarte]]
* [[Biblioteca Borges de Medeiros - 2026/1]] - [[Nicole Bariquello Ramos]]
*[[Biblioteca Pública Municipal Josué Guimarães 2026/1]] - [[Fran Guimarães]]
*[[Biblioteca Pública Municipal Monteiro Lobato - 2026/1]] - [[Pâmela Beatriz Flores Garcia]]
*[[Biblioteca Manoelito de Ornellas - 2026/1]] - [[Bruna Severo Ferri]]
*[[Biblioteca Monteiro Lobato 2026/1]] - [[Maiara Mendes]]
*[[Biblioteca Pública Lucília Minssen 2026/1]] - [[Juliendi M Martins]]
*[[Biblioteca Escolar da Sabedoria e Imaginação - 2026/1]] - [[Tanise Moreira]]
*[[Biblioteca Escolar Carla Timmers Dias - 2026/1]] - [[Maria Alice Lussani]]
*[[Biblioteca Carla Timmers Dias 2026/1]] - [[Maria Alice Lussani]]
*[[ Biblioteca da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1]] - [[Maria Fernanda Pinheiro Fossá]]

=Políticas de 2025/2=
* [[Biblioteca XXX 2025/2]] - [[Rene Faustino Gabriel Junior]]
* [[Biblioteca Clóvis Vergara Marques 2025/2]] - [[Gabrielle Fagundes Almeida]]
* [[Biblioteca Municipal Érico Veríssimo 2025/2]] - [[Gabriel Marques]]
* [[Biblioteca Dom Bosco 2025/2]] - [[Maria Vitória Mesiano]]
* [[Biblioteca Universitária do ICBS-UFRGS - 2025/2]] - [[Lívia Matter]]
* [[Biblioteca Tribunal Regional Federal da 4° Região 2025/2]] - [[Carolayne Barros]]
* [[Biblioteca de Ciências Socias e Humanidades (BIBCSH) - UFRGS 2025/2]] - [[Thaisa Rohten]]
* [[Biblioteca Tribunal Regional Federal da 4° Região 2025/2B]] - [[Miriã do Canto Ramos]]
* [[Biblioteca da Medicina Veterinária da UFRGS - 2025/2]] - [[Sthephanie Doraine Caldeira Pereira]]
* [[Biblioteca Laura Corrêa Oliveira 2025/2]] - [[Matheus Munro Marques]]
* [[Biblioteca do Capitólio - 2025/2]] - [[Manoella Accadrolli Colar Lucena]]
* [[Biblioteca Infantil Pequeno Príncipe-2025/2]]-[[Roseli dos Santos]]
* [[Biblioteca João Bonumá 2025/2]] - [[Rosana Madalena]]
* [[Biblioteca Adroaldo Antônio Duarte - UCERGS 2025/2]] - [[Jeniffer Monique dos Santos de Oliveira]]
* [[Biblioteca BRDE (Agência de Porto Alegre) (2025/2) - Mahina Schultz Alves]]
* [[Biblioteca Pública do Estado do RS (2025/2) - Camilla Barcelos Ferreira]]
* [[Biblioteca Central da UFRGS -2025/2]] - [[Silvia Lima]]
* [[Biblioteca da FAMED/HCPA 2025/2]] - [[Nicole Soares]]
* [[Biblioteca de Geociências da UFRGS 2025/2]] - [[Viviane Beatriz dos Santos Barreda]]
* [[Biblioteca Moacyr Scliar – Colégio Estadual Júlio de Castilhos 2025/2]]- [[Mariane Bernardes]]
* [[Biblioteca Ypê Amarelo 2025/2]] - [[Larissa Machado]]
* [[Biblioteca do Tribunal Regional Federal da 4ª Região - 2025/2]] [[Lucas Borges]]
* [[Biblioteca Pública Municipal Josué Guimarães 2025/2]] [[Letícia Reis]]
* [[Biblioteca CEVS 2025/2]] [[Alice Corrêa Antunes]]
* [[Biblioteca Biblioteca Borges de Medeiros ALRS 2025/2]] [[Thais Tavares]]
* [[Biblioteca Paulo Pinto de Carvalho - FMP 2025/2]] [[Julia Oliveira]]
* [[Biblioteca do Instituto de Psicologia da UFRGS 2025/2]] - [[Ana Carolina Mello Machado]]
* [[Biblioteca digital da USP]] - [[Ludmila Duarte]]

=Políticas de 2025/1=
* [[Biblioteca XXX 2025/1]] - [[Rene Faustino Gabriel Junior]]
* [[Biblioteca Tribunal Regional Federal da 4° Região 2025/1]] - [[Larissa Reis de Avila]]
* [[Biblioteca do Capitólio - 2025/1]] [[Alessandro]]
* [[Biblioteca Municipal Érico Veríssimo 2025/1]] - [[Camilla Moschen]]
* [[Biblioteca Ypê Amarelo 2025/1]] [[Silvia Lima]]
* [[Biblioteca Laura Corrêa Oliveira 2025/1]]- [[Raika Luz Severo]]
* [[Biblioteca Infantil Pequeno Príncipe 2025/1]] [[Giuliana Saboia]]
* [[Biblioteca CEVS 2025/1]]- [[Carolina Lopes Martins Pellens]]
* [[Biblioteca do Tribunal Regional Federal da 4ª Região - 2025/1]] [[Maria Eduarda Teichmann]]
* [[Biblioteca Central da UFRGS - 2025/1 ]] [[Maysa Lima]]
* [[Biblioteca do Unilasalle - 2025/1 ]] [[Amanda Dias Ponticorbo]]
* [[Biblioteca Ipê Amarelo - 2025/1]] [[Bruna Dorneles Ferreira]]
* [[Biblioteca Ministro Carlos Thompson Flores - 2025/1]] - [[Hayannah Selbach Rivas]]
* [[Biblioteca Paulo Lacerda de Azevedo - 2025/1]] - [[Vitória Mueller]]
* [[Biblioteca Universitária do ICBS-UFRGS - 2025/1]] - [[Guilherme de Souza Lemke]]
* [[Espaço Imaginário Marisa Monte - 2025/1]] - [[Gabriela Bochenek]]
* [[Biblioteca Pública do Estado do Rio Grande do Sul- 2025/1]] - [[Andressa Hall dos Santos]]
* [[Biblioteca da FAMED/HCPA 2025/1]] - [[Luana Beatriz da Silva]]
* [[Biblioteca da Medicina Veterinária da UFRGS - 2025/1]] - [[Clarissa Araujo Freitas]]
* [[Biblioteca Dom Bosco 2025/1]] - Júlia Aquino Rosa]]

=Políticas de 2024/2=
* [[Biblioteca XXX]] - [[Rene Faustino Gabriel Junior]]
* [[Biblioteca Municipal Érico Veríssimo]] - [[Pâmela Rosa]]
* [[Biblioteca CEVS]]- [[Camilla Bueno]]
* [[Biblioteca do Delfos]] - [[Leticia Hartmann Viaro]]
* [[Espaço Imaginário Marisa Monte]] - [[Vivienne Stephanou]]
* [[Biblioteca José Luiz Ferreira Prunes 2]] - [[Fernanda Amaral Valin]]
* [[Biblioteca do Instituto de Química Yeda Pinheiro Dick (BIBQUI)]] - [[Alexia Rodrigues]]
* [[Biblioteca Central - UFRGS 2]] - [[Anna Beatriz Pereira Garrido]]
* [[Biblioteca Raul Bopp]] - [[Luciano Favarao]]
* [[Biblioteca Pública de Canoas]] - [[Alice Machado Ferreira]]
* [[Biblioteca Laura Corrêa Oliveira]] - [[Lucas Cunha de Vasconcellos]]
* [[Biblioteca do ICBS-UFRGS]] - [[Elizabeth Arejano de Fraga]]
* [[Biblioteca Dom Bosco]] - [[Jéssica Lencine Von Anht]]
* [[Biblioteca Prof. Antônio Tavares Quintas - FAGRO - UFRGS]] - [[Michelle Gonçalves Matos]]
* [[Biblioteca de Ciências Socias e Humanidades (BIBCSH) - UFRGS]] - [[Maiara Vieira Souza]]
* [[Biblioteca Unilasalle]] - [[Eduarda Portela da Cunha]]

=Políticas de 2024/1=
* [[Biblioteca José Luiz Ferreira Prunes]] ([[Ana Cristina Soares da Costa]])
* [[Biblioteca Adroaldo Antônio Duarte - UCERGS]] ([[Carla Monego Lins Pastl]])
* [[Biblioteca da Procuradoria Geral do Município]] ([[Caroline Fraga Brusda]])
* [[Biblioteca Rosa Chacel do Instituto Cervantes de Porto Alegre]] ([[Cecilia Hernandez Alvarez]])
* [[Biblioteca Paulo Lacerda de Azevedo 2024/1]] ([[Douglas Silveira da Rosa]])
* [[Biblioteca Pública do Estado]] ([[Eunice de Souza Merlo]])
* Biblioteca [[Biblioteca Eng. Agr. Bento Pires Dias, da Emater/RS-Ascar]] ([[Joao Fabio Philomena dos Santos]])
* [[Biblioteca da Medicina Veterinária da UFRGS]] ([[Luana Martins Pimentel]])
* [[Biblioteca TRF4]] ([[Kevin Avanzi Hemerly]])
* [[Biblioteca Ipê Amarelo]] ([[Matheus dos Anjos Ferreira Gomes]])
* Biblioteca [[Biblioteca Lucília Minssen]] ([[Matheus Levandoski da Costa]])
* Biblioteca ([[Myllena Vieira Schwarstzhaupt]])
* Biblioteca ([[Pâmela Marcos da Rosa]])
* [[Biblioteca Central da UFRGS]] ([[Pedro Gabriel Weisheimer Ribeiro]])
* [[Biblioteca do Tribunal Regional Federal da 4ª Região]] ([[Ticiane Pereira Simoni]])
* Professor ([[Rene Faustino Gabriel Junior]])

* Atividade
[[Biblioteca do Capitólio 2023/2]] Ver os items 1 e 2

=Políticas de 2023/2=
*[[Biblioteca Municipal Josué Guimarães- Ramal 1 - Restinga]] ([[Edison Luís Moraes Duarte]])
*[[Biblioteca do Instituto de Psicologia da UFRGS]] ([[Brenda dos Santos Clezar]])
*[[Biblioteca Central Irmão José Otão]] ([[Gabrielly Almeida Vedana]])
*[[Biblioteca da FAMED/HCPA]] ([[Bibiana da Cruz Pacheco Reis]])
*[[Biblioteca Cirandar 2023/2]] ([[Sandra Rebeca Domingos Soares Rodrigues]])
*[[Biblioteca da ULBRA/Guaíba]] ([[Jael Rosânela Peixoto]])
*[[Biblioteca do Capitólio 2023/2]] ([[Gabriela Lopes Demutti de Oliveira]])
*[[Biblioteca Borges de Medeiros ALRS]] ([[Juliane Kaefer]])
*[[Biblioteca Paulo Lacerda de Azevedo]] ([[Thiarles Klaza Ferreira]])
*[[Biblioteca Pública do Estado (BPE)]] ([[Bianca Soares Oliveira]])
*[[Biblioteca do Seminário Batista do RS]] ([[Natália H. Azambuja]])
*[[Biblioteca do Instituto de Ciência e Tecnologia de Alimentos da UFRGS]] ([[Thais Soares da Rocha]])
*[[Biblioteca Pública Municipal João Palma da Silva]] ([[Fernanda Born Machado dos Santos]])
*[[Biblioteca da Faculdade de Ciências Econômicas da UFRGS]] ([[Natieli de Martini Porgisque]])
*[[Biblioteca João Bonumá]]
*[[Biblioteca Ivo Barcelos da Silva]] ([[Sara Bublitz de Oliveira]])

=Políticas de 2023/1=

*[[Biblioteca da Fabico (Rene)]] - Rene Faustino Gabriel Junior

*[[Biblioteca da Fabico (João Baez)]] - João Vithor de Souza Baez

*[[Biblioteca do Capitólio]] - Giovana Duarte Fagundes

*[[Biblioteca da Faculdade de Educação da UFRGS]] - Paula Generosi

*[[Biblioteca BRDE (Agência de Porto Alegre)]] - Mariana Chiminski Fonseca

*[[Biblioteca Cecília Meireles]] - Amanda Guise Minho

*[[Biblioteca Pública Municipal Josué Guimarães]] - Lia Zabala

*[[Biblioteca Infantil Pequeno Principe]] - Alexander Rodrigues

*[[Biblioteca do Instituto de Química Professora Yeda Pinheiro Dick]] - Marcia Cristina Castro Jacques

*[[Biblioteca Clóvis Vergara Marques]] - Júlia Oldra Medeiros

*[[Biblioteca Eng. Agr. Bento Pires Dias, da Emater/RS-Ascar (João Fabio)]] - João Fabio Philomena dos Santos

*[[Biblioteca Cirandar]] - Tatiana Veloso

*[[Biblioteca Moacir Schuchmann (Aline Rossa)]] - Aline Severo Rossa

*[[Biblioteca Professora Carmen de Souza Santos]] - Brenda Lima Dias

*[[Biblioteca Ministro Carlos Thompson Flores]] - Maria Fernanda Petry

*[[Biblioteca Comunitária do Arvoredo]] - Eduardo Henrique Peixoto

*[[Biblioteca da Enfermagem]] - Ares Dall'Agnol Barbosa

*[[Biblioteca Comunitária Dilan Camargo]] - Joana Pereira Bortoluzzi

*[[Biblioteca Fernandes Bastos (Cássia)]] - Cássia Maciel de Carvalho

*[[Biblioteca Pública Municipal Luis Fernando Verissimo]] - Anne Caroline Machado

=== Ajuda ===
* [https://pt.wikipedia.org/wiki/Ajuda:Tutorial/Formata%C3%A7%C3%A3o Manual do Editor]
* [https://pt.wiktionary.org/wiki/Ajuda:Guia_de_edi%C3%A7%C3%A3o/Como_usar_imagens Uso de Imagens]

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-03-29T20:56:34Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Acervo */

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-03-29T20:55:13Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Acervo */

Departamento de Informações Oficiais da Secretaria da Casa Civil do RS - 2026/1

2026-03-29T20:54:36Z

Maria Fernanda Pinheiro Fossá: /* Serviços */